“档案工作很重要，没有一个人说它不重要，但是在现实中档案工作往往被忽视，不少地方档案工作条件极其落后，环境较差，开展工作十分困难。为什么会出现这种状况?”
     2005年11月，笔者采访安徽省档案局局长李学香，李局长首先提出了这个问题。
     对这个问题，李局长自己做答：关键是档案工作没有发挥应有的作用，没有与时俱进，没有与时代同步发展。
    李局长认为，这种状况产生的原因在于档案部门自身。我们进行改革二十多年了，社会主义市场经济体制已经初步建立。但二十几年来，我国档案工作体制却没有多大改变，一直按过去的模式来开展工作，创新乏力，束缚了档案事业的发展。
    李局长将计划经济条件下形成的档案工作体制的特征归结为三点：一是资源分散，二是封闭保守，三是服务功能单一。这三大特征的长期存在使得不少地方的档案事业在其发展过程中存在着这样几个问题：一是档案人员不能充分发挥作用，造成人力浪费。按照目前的体制，档案管理工作不是单位的主业和工作着力点，往往被忽视，档案人员的作用难以发挥。同时，档案人员很不稳定，变动起来非常频繁，业务生疏，达不到要求，只能看摊守业。二是投入分散，难以发挥效益，造成财力浪费。我国是社会主义国家，社会主义制度优越性的一个重要表现就是能够集中精力办大事。但是在目前的体制下，档案机构微小，人力、财力分散，每个单位都只能根据现有的财力办一些日常事务，大事要事办不起来。三是重复建设，造成物力浪费。由于每个单位都建设自己的档案室，都要有房子、设备、人员，而这些房子、设备和人员，要么是不到位，达不到标准，要么是使用起来不饱和，造成了浪费。四是管理非专业化，造成水平低下。不少单位里的档案工作人员不是专业人员，由于人员素质和物质条件的限制，档案管理水平低，档案部门的职能也因此受到削弱。五是档案资源被分割，难以为群众提供“一站式”服务。
    李局长说，从我们现有的规定上来看，市县一级档案馆都是国家综合档案馆。但是，在现实中，不少地方的国家综合档案馆，尤其是县一级的国家综合档案馆名不副实，无异于一个党委部门的综合档案室。综合档案馆不综合的主要原因是在这个档案馆所在的行政区域内，存在着不少各式各样的“档案馆”，接收了相当一部分档案资源。还有一些单位虽然没有成立“档案馆”，但是它们的档案也不愿意向档案馆移交。不但如此，已经建立了“档案馆”的不少单位还试图把已经移交进馆的档案要回去。只顾单位眼前利益，给档案事业的发展带来了无穷后患。
    国家发展靠资源，档案事业发展同样靠资源。一个国家综合档案馆存在的基础是它能为社会各方面提供服务。档案馆没有了档案资源，拿什么向社会提供服务?服务跟不上，体现不出档案馆存在的价值，党委、政府怎么重视档案工作?现在，档案资源分散，灭失现象严重，老百姓查档案都不知道要到哪里去查，我的工作叫别人干了，档案资源得不到最大程度的优化配置，我们这个行业能不萎缩吗?李局长说，这种状况必须改变，不改变，档案工作绝对没有出路。
    要改变现状，必须以体制创新为核心，以资源整合为抓手，通过改革破除计划经济体制下形成的弊端，强化国家综合档案馆在国家档案资源管理中的主体地位。结合安徽省档案工作的实际，李局长提出了四个目标。
    第一个目标是整合档案资源，变资源分散化为资源集约化。为实现这个目标，从2004年5月开始，安徽省档案局在和县进行了整合档案资源、改革档案管理模式的试点。
    和县是历史名城，档案资源丰富，但其管理却十分分散。改革开始的时候，档案馆保存档案只有3万多卷，大部分档案保存在各机关档案室，其中有三个机关的档案室保存档案就有8万卷之多。李局长给和县改革定的目标是，在档案行政管理上要实现由条块分治到档案行政管理部门一家主管的改变，在档案归属与流向上要实现由条块分割到集中统一管理的改变。为实现这个目标，李局长进行了精心的“策划”。
   “策划”的核心是千方百计地使档案部门的事务变成党委、政府的事务。2004年5月，李局长亲到和县，经过商议，在和县成立了以县委常委、常务副县长为组长、各有关单位负责人为成员的档案资源整合领导小组，形成了县委总揽、政府领导、档案部门实施、专业部门支持的工作格局，为改革的顺利进行提供了组织的保证。
    经过一年的试点，和县改革的成果已经显现。档案馆的馆藏是原来的10倍，利用量是原来的21倍。
    2005年11月30日，安徽省委、省政府在和县召开全省档案管理模式改革现场会，推广和县的试点经验。各市县分管档案工作的领导参加了这次会议，但是各市县具体负责档案工作的档案局的领导却没有参加这次会议。档案工作会议没有档案人员参加，这在全国档案工作史上也许是仅见的。对此，李局长考虑得很深远：“这样确定会议人员主要是为了扩大会议的效果。这个会议是省里召开的，会议的精神各个地方都要贯彻。如果市县档案局局长陪着市县领导来了，那么贯彻会议精神的任务可能就要落到市县档案局局长的头上。档案局领导不参加会议，会议精神就只能由市县领导去抓落实，这个力度要比档案局长大多了。至于档案工作的业务问题，以后再开一次会，把各地档案局长请来。”
    第二个目标是变传统管理为现代管理，进一步提高档案管理现代化水平。档案管理现代化，很重要的一个方面是档案管理的信息化。现在档案馆保管的档案大多是纸质档案，为了提高档案管理现代化水平；档案部门把很大一部分精力都用在了纸质档案的数字化上。现在是信息社会，无纸化办公速度在加快，使得各机关中的文件大多是以电子文件方式产生。李局长认为，档案管理必须适应这种新的形势，从现在开始就必须抓好电子文件的管理，决不能让今后的档案工作者也像我们今天这样花这么大的力气进行纸质档案的数字化。
    安徽全省的信息化工作由专门部门统一负责。在系统建设阶段，电子文件管理问题没有得到应有的重视，档案局与有关部门多次联系没有任何结果。最后李局长找了省委秘书长，取得了秘书长的支持。又找了副省长，把档案数字化建设列人数字安徽项目中去，并且档案局局长成了信息化领导小组的成员。
    有了领导的支持，2005年10月19日，安徽省电子文件中心建设开始启动。这个中心成立时，李局长请来不少省委、省政府和有关部门的领导，省委秘书长到会讲话。李局长说，这个中心虽然没有编制，但我们有了“名分”，有了“名分”，就可以名正言顺地开展工作。中心成立时，领导到会讲话，我们造了势，给各个地方做了示范。以后有关部门安排电子文件管理工作时，谁也别想吃掉我们。李局长说，对于电子文件管理，我有了必须采取实实在在的措施，真正地提前介入进去。否则，十几年之后，我们的档案馆就要成为历史档案馆，档案部门就要被边缘化。
    三是变死档案为活信息，为构建和谐安徽和三个文明建设服务。李局长认为，目前档案部门没有号召力，一个重要的原因是档案信息资源开发不够。现在虽然有不少地方档案馆挂上了“爱国主义教育基地”的牌子，但是挂牌之后，并没有采取什么行动，档案馆的大门照样关着。为开发档案信息资源，安徽省档案部门抓住了每一个机会。2004年5月10日，胡锦涛发表了个关于加强未成年人的思想教育工作的讲话。省档案局发出一个通知，要求各 个地方的档案馆积极发挥档案资源在未成年人教育中的作用。在抗日战争胜利60周年前夕，省档案馆举办了一个纪念展，引起了很大的轰动。有人在民间发现了40多册抗战时期日本出版的《支那画报》，日本有人要出高价把这个资料买回去。李局长找到了财政局，专门申请一笔经费，把这个珍贵资料征集进馆。与此同时，省档案馆加快档案开放的步伐，陆续开放了5批档案。馆藏40万卷档案中有22万卷已经开放，开放档案的年份已经到了1975年。
    四是变自我发展为全面协调发展，夯实档案工作发展的基地。来到了档案部门，李局长发现了一个现象，就是档案部门经常关起门来，自成体系，自我封闭，自我比较一年一年地发展了，觉得不错，但是档案工作还是没有引起社会的重视。一个很重要的原因是档案工作没有完全融入社会发展中去。要融人到社会发展中去，档案部门必须抓重大事件、重要领域的档案工作。在这一思想指导下，阻击SARS，严防禽流感，档案部门全面介入，进行档案工作业务的指导把关；重点建设工程的档案，没有档案部门签字，项目不能验收；社区建设，档案部门提前介入，要把档案工作推到基层，推向更广泛的领域。李局长说，只有加快改革，拓宽档案工作发展的路子，发挥档案工作的作用，档案工作才能得到社会的认可，才能赢得领导的重视，档案事业的发展才能有希望。
    采访后记： 
    安徽省改革国家档案管理利用模式的做法得到了中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志的充分肯定。在本次采访结束后的2005年12月12日，王刚同志专门作了重要批示：“整合档案信息资源、创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措。安徽省档案部门认真探索建立国家档案管理利用新模式的做法值得肯定。各级档案部门要从实际出发借鉴这些经验，要坚持以科学发展观统领档案工作全局，解放思想，实事求是，与时俱进，科学整合并合理开发档案信息资源，进一步发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。”
（《中国档案》记者  傅  华）

信息来源：《中国档案》2006年第四期
摘编：重庆市档案局信息技术处