“电子影像档案管理系统上线之前，相关部门的工作人员查资料通常需要花很长时间，甚至经常无法查询，现在要查资料就方便多了，不用到档案馆，直接通过网络进入系统就可以轻松完成”，吉林网通公司企业信息化部主任赵洪波近日对记者说。2005年6月，在IBM、杭州信雅达和吉林网通的共同努力下，吉林网通的电子影像档案管理系统成功上线，这是国内电信运营企业首次采用IT技术管理企业档案。
    非数字化介质档案挑战企业信息管理
    随着近几年通信建设的飞速发展，通信行业形成的各种工程档案越来越多，通信档案的管理任务越来越重。如何做好通信档案的有效管理，保证通信建设的正常实施，更好地适应市场经济发展的需要，已成为通信行业面临的亟待解决的问题。
    长期以来，以纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式存放在企业的档案馆中，这给企业的档案管理带来巨大难题：一方面，实物档案资料的存储异常困难，而且随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物力和财力；另一方面，档案资料的实物形式限制了其流通效率，使得这些档案得不到有效利用。
    IBM大中华区软件集团DB2信息管理软件总经理李红焰女士介绍说，当人们对结构化信息的驾驭能力越来越强时，人们会越来越关注对非结构化的企业内容的开发和利用，这也是企业信息管理面临的一个主要趋势。
    吉林网通公司的直属单位和下属9个地市分公司都有自己的档案室，公司的档案主要有三类：一是公司上级、政府机构、内部各机构及下属单位产生的文档资料；二是公司及下属单位的有价多媒体资料；三是公司业务产生的业务处理工单。
    虽然此前吉林网通的档案信息化建设已有一定基础，但离真正的档案信息化还有很大的差距。
    赵洪波主任说，由于当初吉林网通大部分馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，而且占用大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本也不断增加。吉林网通不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要解决声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。另外，传统的档案管理模式仍主要采用手工管理，管理不够科学、工作效率低，档案资源不能得到充分利用。在手工查询档案信息的检索手续繁杂，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，而且容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源的价值。
    以非数字化介质为载体的档案信息资料已经不适合于信息时代的数字化管理及信息的网络传输。因此，吉林网通公司急需将这些不同介质的原始材料实现数字化的转换和处理，以将企业信息的内在价值释放出来，应用到业务中去。
    系统要解决档案的采集、管理和利用问题
    经过周详的考虑，吉林网通意识到必须构建一套电子影像档案管理系统，以实现对先前积压下来的档案资料的开发和利用。在对业内内容管理解决方案作全面考证后，吉林网通最终选择了IBMDB2的内容管理解决方案，项目的具体实施工作由杭州信雅达系统工程股份有限公司完成。
    针对吉林网通先前存在大量纸质文档资料的现状，结合吉林网通对档案资料的应用需求，IBM提出了有针对性的解决方案，认为这套电子影像档案管理系统必须解决档案采集、档案管理和档案利用三个核心问题：
    档案采集的主要任务是对馆藏档案进行数字化加工，针对纸质档案、多媒体档案进行数字化处理和转换，完成馆藏档案的数字化；档案管理的主要任务是通过建立海量存储备份、灾难恢复系统和系统安全解决方案，制定相应的安全策略，以保障档案资源的原始性、安全性、可靠性和可用性；档案利用通过整合档案资源信息，为公司各部门的数据统计和领导班子的决策提供相应的信息资源支持。
    围绕解决档案的采集、管理和利用三个核心问题，同时系统要满足未来企业信息应用的拓展性，IBM对该项目进行了详细的需求分析。
    适应不同纸质文档的扫描需求??纸质档案的数字化过程中由于纸质档案的数量大，纸质质量不同，对扫描设备的要求较高。一方面要保证扫描的质量，另一方面要保证大批量的快速的数字化录入。
    轻松应对海量的数据存储??档案的数据要求具有海量存储，长期保存和频繁调阅等特点。另外为了保证档案数据的安全性，要求配置档案数据备份系统，使系统能够对海量的档案数据进行快速方便的备份和恢复。
    与应用系统无缝连接??新系统必须采用开放式结构，与OA系统实现无缝衔接。同时在未来的企业电子信息化建设过程中，通过提供开发接口，能方便的与整个企业的电子信息化系统实现档案资源的共享和服务。
    合理授权、保证安全??档案具有保密性且具有凭证和参考作用，档案管理系统实现档案资源对各部门和下属机构的服务，安全尤为重要。档案管理系统的安全性不仅包括应用系统、操作系统、网络系统的安全性。而且更重要的还有如何保证档案本身的安全性。
    简于管理??档案管理要求多途径采集，省公司集中存储数据和影像文件、多媒体文件，统一调用，资源共享，集中维护，以减少下属单位的维护工作量。
    围绕实现三个核心功能，吉林网通的电子影像档案管理系统选用了包括IBMDB2ContentManager内容管理、IBM DB2通用数据库、IBM WebSphere应用服务器以及Websphere Information Integration Omnifind Edition的企业搜索系统等在内的一系列产品。
    吉林网通内容管理水平迅速得以提升
    吉林网通公司企业信息化部主任赵洪波介绍说，吉林网通电子影像档案管理系统上线近10个月以来，项目实施结果如其所愿，该公司对系统的运行和应用效果感到满意。
    目前，通过电子影像档案管理系统，吉林网通已经在全公司范围内建立起了对重要档案数字化加工、采集、提供高质量的保存和管理措施，以实现档案、文件信息的增值，并通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进了企业各类信息高效、经济地传递。
    吉林网通电子影像档案管理系统是一个可扩展的全省网络应用系统，其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程，包括统一平台基础之上的多个分布式的、超大规模的、具有可互操作的异构多媒体资源系统。
    另外，吉林网通还实现了办公自动化系统和档案系统的无缝衔接。档案管理系统的建立使吉林网络与下属地市分公司在公文、单据、多媒体信息的存储和传递上达到“快速传递、集中管理、安全保存、高效检索”的目标，减少了存储空间、降低了存储费用、提高了查询速度和办事效率，实现了全省文档存储数字化、信息利用网络化的设想，电子影像档案管理系统已经成为办公自动化系统中的重要组成部分。
    到目前为止，吉林网通电子影像档案管理系统已经完成了150万影像页的扫描，到今年年底将完成总数450万页的扫描工作。

信息来源：通信世界网
摘编：重庆市档案局信息技术处