山西省档案局出台关于档案业务外包的指导意见
为深入贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和山西省委办公厅、山西省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，支持和规范社会力量参与档案事务，努力推进山西档案事业创新发展，根据档案法律法规和有关规定，现就加强省档案业务外包事宜提出以下指导意见。
一、把握总体目标，明确工作要求
主动适应经济社会的发展，促进档案工作降本增效、提高水平，将档案管理事务性工作引进市场机制，以业务外包方式向社会购买服务，是新形势下做好档案工作的需要。档案业务外包重点把握档案整理、档案数字化加工、档案信息系统建设、档案寄存托管等四类外包业态。档案行政管理部门、档案业务外包委托方及档案业务外包服务方，应本着合理配置、节约资源的原则，各司其职，在建立健全管理组织体系、责任体系和制度体系上协调配合，努力探索档案管理社会化服务的新机制、新途径，稳妥推进档案业务外包健康发展，积极地为山西档案事业的创新发展服务。
二、强化行政监管，促进规范经营
（一）依法履行监督指导职责。档案行政管理部门应全面履行档案法律法规赋予的职责，把加强对档案业务外包的监督作为依法行政的重要任务，纳入工作日程，加强研究部署，并协同监察、工商等部门进行监督检查，有效维护档案业务外包服务市场秩序。档案行政管理部门应加强档案业务外包服务方信用监督，查处各种档案违法违规行为，防止监督缺位和不作为，将行政监督责任落到实处。
（二）着力加强执法检查。将档案业务外包列为档案行政执法检查范围和重要内容，重点检查：涉及国家综合档案馆收集范围的档案业务外包项目安全管理情况；档案业务外包委托方档案管理主体责任落实情况；档案业务外包服务过程中档案安全、服务质量、设施设备和管理措施保障情况等。对档案业务外包和外包服务的监督检查应当严格标准、严格要求，及时发现和研究解决问题，及时消除安全隐患。如有档案安全和服务质量出现重大问题的，要及时通报，限期整改；凡发生档案安全事故的，依法依规严肃追究相关档案业务外包委托方领导和有关人员的责任。
（三）加大支持扶持力度。档案行政管理部门要结合实际为档案业务外包和外包服务发展创造有利条件，提供有效服务。要利用档案媒体、档案网站等各种方式，扩大档案业务外包服务的社会影响。积极开展档案业务培训，提高档案业务外包服务技术和管理水平，为档案业务外包服务方及其从业人员提高从业能力和业务水平提供学习交流机会。加强调查研究，制定完善相关规范标准，改善档案业务外包和外包服务制度环境。该局将逐步研究制订《山西省档案数字化外包和中介服务规范（试行）》《山西省档案寄存托管规范（试行）》等规范文件，为工作提供依据。积极促进科技成果转化，支持鼓励档案业务外包服务方优先运用档案管理新技术、新方法、新经验。要支持档案学会工作，发挥档案学会的组织和纽带作用，帮助和促进档案业务外包服务方开展学术研究、业务交流，不断增强创新服务能力，实现可持续发展。
三、落实主体责任，强化全程监控
（一）落实档案安全主体责任。档案业务外包委托方要按照《档案法》《保密法》等法律法规和有关规定，切实落实档案安全主体责任，坚决防止“一包了之”。严格履行档案安全第一责任人的职责，加强对档案业务外包工作的领导和管理，切实建立、严格实施档案安全领导责任制。要牢固树立风险防范意识，健全档案安全和质量管理制度，明确部门和人员具体职责，加强工作部署和监督检查，及时消除档案业务外包中的各类安全和质量隐患。
档案业务外包委托方应加强市场调研和业务考察，在综合比选的基础上，择优选用档案业务外包服务方。档案业务外包委托方选择档案业务外包服务方时应注意，档案业务外包服务方法人应当是中华人民共和国境内注册的法人，股东及工作人员应为中华人民共和国境内公民（国家另有规定的除外）。档案业务外包服务方的工作人员必须提供本人身份证明，必要时提供政审材料。档案业务外包委托方须对档案业务外包服务方的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
未进行解密处理的涉密档案不应进行档案数字化和档案整理业务外包。列入国家综合档案馆收集范围的档案不应由档案业务外包服务方寄存托管。
（二）加强合同管理。档案业务外包委托方应当与档案业务外包服务方签订书面委托合同，明确委托和服务的内容、期限、数量、质量、价格、保密等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容。要以完善合同条款和严格履约为抓手，落实档案安全和服务质量要求，形成有效约束机制，保障档案业务外包安全、规范、有序。
（三）强化档案业务外包全程监管。要把档案安全和服务质量管理贯穿于档案业务外包和外包服务工作的始终，加强全程跟踪、全程监控。档案业务外包委托方应当研究熟悉相关档案业务外包服务工作流程，掌握重要环节，严格督促档案业务外包服务方加强各项管理，及时跟踪、有效介入档案安全和服务质量管控工作；要加强安全监管基础工作，建立档案业务外包工作台账，及时记录各项督查、监管实施情况，及时发现、定期分析、认真整改存在的问题和不足；要加强对档案业务外包服务项目验收评估工作，发现存有档案安全隐患或者外包服务质量不符合国家和行业标准的，一律不予验收通过，严格督促限期整改。
四、合法诚信经营，保障服务质量
（一）规范经营行为。档案业务外包服务方应当依法经工商等有关部门核准，经营手续合法、完备，具备满足执业需要的条件，应当按照核准的业务范围从事经营活动；遵循自愿、平等、公平、诚实守信原则，恪守商业道德，履行合同约定；坚持规范经营，接受档案行政管理部门和相关部门的指导和监督检查。
（二）保障服务质量。档案业务外包服务方应当强化政治意识、责任意识、安全意识和质量意识，高度重视、切实保障档案安全和服务质量，深刻认识档案工作的性质和特点，要严格按照国家和本省相关法律法规，认真贯彻国家、行业等相关标准规范，自觉提高工作质量和服务标准；建立健全经营服务规章制度，规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核，坚持服务项目实施中安全与质量的自检自测和问题整改，不断完善档案业务外包服务的安全和质量保障机制。提供档案寄存、保管服务的档案业务外包服务方，其库房应当满足《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）规定的有关档案防护要求。
（三）加强能力建设。档案业务外包服务方应当高度重视从业人才队伍建设，积极推进技术创新、专业拓展和设备升级。档案业务外包服务从业人员应当经过档案专业培训，具备档案工作基本知识，有从事档案管理的业务能力。档案业务外包服务方还应配备相应数量的专业技术人员，不断提高从业能力和服务水平。
一、把握总体目标，明确工作要求
主动适应经济社会的发展，促进档案工作降本增效、提高水平，将档案管理事务性工作引进市场机制，以业务外包方式向社会购买服务，是新形势下做好档案工作的需要。档案业务外包重点把握档案整理、档案数字化加工、档案信息系统建设、档案寄存托管等四类外包业态。档案行政管理部门、档案业务外包委托方及档案业务外包服务方，应本着合理配置、节约资源的原则，各司其职，在建立健全管理组织体系、责任体系和制度体系上协调配合，努力探索档案管理社会化服务的新机制、新途径，稳妥推进档案业务外包健康发展，积极地为山西档案事业的创新发展服务。
二、强化行政监管，促进规范经营
（一）依法履行监督指导职责。档案行政管理部门应全面履行档案法律法规赋予的职责，把加强对档案业务外包的监督作为依法行政的重要任务，纳入工作日程，加强研究部署，并协同监察、工商等部门进行监督检查，有效维护档案业务外包服务市场秩序。档案行政管理部门应加强档案业务外包服务方信用监督，查处各种档案违法违规行为，防止监督缺位和不作为，将行政监督责任落到实处。
（二）着力加强执法检查。将档案业务外包列为档案行政执法检查范围和重要内容，重点检查：涉及国家综合档案馆收集范围的档案业务外包项目安全管理情况；档案业务外包委托方档案管理主体责任落实情况；档案业务外包服务过程中档案安全、服务质量、设施设备和管理措施保障情况等。对档案业务外包和外包服务的监督检查应当严格标准、严格要求，及时发现和研究解决问题，及时消除安全隐患。如有档案安全和服务质量出现重大问题的，要及时通报，限期整改；凡发生档案安全事故的，依法依规严肃追究相关档案业务外包委托方领导和有关人员的责任。
（三）加大支持扶持力度。档案行政管理部门要结合实际为档案业务外包和外包服务发展创造有利条件，提供有效服务。要利用档案媒体、档案网站等各种方式，扩大档案业务外包服务的社会影响。积极开展档案业务培训，提高档案业务外包服务技术和管理水平，为档案业务外包服务方及其从业人员提高从业能力和业务水平提供学习交流机会。加强调查研究，制定完善相关规范标准，改善档案业务外包和外包服务制度环境。该局将逐步研究制订《山西省档案数字化外包和中介服务规范（试行）》《山西省档案寄存托管规范（试行）》等规范文件，为工作提供依据。积极促进科技成果转化，支持鼓励档案业务外包服务方优先运用档案管理新技术、新方法、新经验。要支持档案学会工作，发挥档案学会的组织和纽带作用，帮助和促进档案业务外包服务方开展学术研究、业务交流，不断增强创新服务能力，实现可持续发展。
三、落实主体责任，强化全程监控
（一）落实档案安全主体责任。档案业务外包委托方要按照《档案法》《保密法》等法律法规和有关规定，切实落实档案安全主体责任，坚决防止“一包了之”。严格履行档案安全第一责任人的职责，加强对档案业务外包工作的领导和管理，切实建立、严格实施档案安全领导责任制。要牢固树立风险防范意识，健全档案安全和质量管理制度，明确部门和人员具体职责，加强工作部署和监督检查，及时消除档案业务外包中的各类安全和质量隐患。
档案业务外包委托方应加强市场调研和业务考察，在综合比选的基础上，择优选用档案业务外包服务方。档案业务外包委托方选择档案业务外包服务方时应注意，档案业务外包服务方法人应当是中华人民共和国境内注册的法人，股东及工作人员应为中华人民共和国境内公民（国家另有规定的除外）。档案业务外包服务方的工作人员必须提供本人身份证明，必要时提供政审材料。档案业务外包委托方须对档案业务外包服务方的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
未进行解密处理的涉密档案不应进行档案数字化和档案整理业务外包。列入国家综合档案馆收集范围的档案不应由档案业务外包服务方寄存托管。
（二）加强合同管理。档案业务外包委托方应当与档案业务外包服务方签订书面委托合同，明确委托和服务的内容、期限、数量、质量、价格、保密等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容。要以完善合同条款和严格履约为抓手，落实档案安全和服务质量要求，形成有效约束机制，保障档案业务外包安全、规范、有序。
（三）强化档案业务外包全程监管。要把档案安全和服务质量管理贯穿于档案业务外包和外包服务工作的始终，加强全程跟踪、全程监控。档案业务外包委托方应当研究熟悉相关档案业务外包服务工作流程，掌握重要环节，严格督促档案业务外包服务方加强各项管理，及时跟踪、有效介入档案安全和服务质量管控工作；要加强安全监管基础工作，建立档案业务外包工作台账，及时记录各项督查、监管实施情况，及时发现、定期分析、认真整改存在的问题和不足；要加强对档案业务外包服务项目验收评估工作，发现存有档案安全隐患或者外包服务质量不符合国家和行业标准的，一律不予验收通过，严格督促限期整改。
四、合法诚信经营，保障服务质量
（一）规范经营行为。档案业务外包服务方应当依法经工商等有关部门核准，经营手续合法、完备，具备满足执业需要的条件，应当按照核准的业务范围从事经营活动；遵循自愿、平等、公平、诚实守信原则，恪守商业道德，履行合同约定；坚持规范经营，接受档案行政管理部门和相关部门的指导和监督检查。
（二）保障服务质量。档案业务外包服务方应当强化政治意识、责任意识、安全意识和质量意识，高度重视、切实保障档案安全和服务质量，深刻认识档案工作的性质和特点，要严格按照国家和本省相关法律法规，认真贯彻国家、行业等相关标准规范，自觉提高工作质量和服务标准；建立健全经营服务规章制度，规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核，坚持服务项目实施中安全与质量的自检自测和问题整改，不断完善档案业务外包服务的安全和质量保障机制。提供档案寄存、保管服务的档案业务外包服务方，其库房应当满足《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）规定的有关档案防护要求。
（三）加强能力建设。档案业务外包服务方应当高度重视从业人才队伍建设，积极推进技术创新、专业拓展和设备升级。档案业务外包服务从业人员应当经过档案专业培训，具备档案工作基本知识，有从事档案管理的业务能力。档案业务外包服务方还应配备相应数量的专业技术人员，不断提高从业能力和服务水平。
