电子公文归档管理工作经验交流会现场

     随着城市信息化建设以及电子政务的不断推进，各机关电子公文大量涌现，加强归档管理日显重要，对提高机关信息化管理科学水平，促进机关基础管理工作，推动新形势下档案工作发展具有十分重要意义。近几年来，全市的电子公文归档管理工作发展很快，2006年市档案局选择18家市级机关开展了试点工作，经过各方努力，此项工作已取得阶段性进展，取得了很好的经验。
     2007年12月24日，上海市档案局召开电子公文归档管理工作经验交流会, 传达贯彻中央领导同志和国家档案局关于加强电子文件管理的工作要求和有关精神，总结交流本市机关电子公文归档管理工作的试点经验，部署进一步推行电子公文归档管理工作的任务和要求。会上中共上海市委统战部、上海市教育委员会、上海市审计局、上海市监狱管理局4个单位作了交流发言，上海市港口局、上海市总工会2个单位作了书面交流。上海市档案局副局长仓大放作题为“总结经验，再接再厉----全面推进电子公文归档管理工作的深入发展”讲话，他全面回顾了上海电子公文归档管理工作情况，总结了全市工作经验，就进一步扩展试点，全面开展机关电子公文归档管理工作提出了具体要求。上海市市级机关、部分区县机关、各试点单位、区县档案局馆有关人员140余人参加了会议。会议由上海市档案局副局长朱金铃主持，市档案局副巡视员吴林康参加了会议。

附：

总结经验，再接再厉  全面推进电子公文归档管理工作的深入发展----在上海市电子公文归档管理工作经验交流会上的讲话（摘要）
上海市档案局副局长仓大放

同志们:
     今天，我们在这里召开电子公文归档管理工作经验交流会，主要是总结交流全市机关电子公文归档管理及其试点工作经验，传达贯彻中央领导同志和国家档案局关于加强电子文件管理的工作要求和有关精神，部署下一阶段工作任务，进一步推动本市电子公文归档管理工作的纵深发展，提高上海档案信息化水平，为上海改革开放和现代化建设提供一流的档案信息服务。
     下面我讲三个问题：
     一、本市电子公文归档管理工作基本情况
     在国家档案局的关心、指导下，在市委、市政府的高度重视、支持下，近几年来，市和区县档案局不断加强对电子公文归档管理工作的组织、规划、指导和标准化建设，采取各种有效措施努力推动工作持续发展；越来越多的机关单位将电子公文归档管理纳入重要日程，精心组织，加强规范，努力实践，取得了显著成效。
     电子公文在现行文件中所占比例逐年提高，目前，近5成机关的现行文件中，电子公文所占比例超过50%。已有近30家市级机关全面推行了电子公文归档管理工作，其中市委宣传部、市委统战部、市总工会、市教委、市监狱局、市审计局、团市委等18个单位作为首批试点机关深入开展了电子公文归档管理，其中有些单位在加强电子公文自身管理的同时，还按要求开展了归档电子公文移交市档案馆的试点工作。
     区、县电子公文管理工作也取得长足发展，长宁、静安、虹口、浦东、青浦、宝山等区已积极推行电子公文归档与电子档案移交接收进馆工作；闸北、杨浦、奉贤、嘉定、金山等区档案局馆正在研究解决档案管理系统与区政务网络办公系统的衔接问题，积极准备推行基于统一政务网络平台的电子公文归档与电子档案移交进馆工作。
     本市电子公文归档管理工作已经取得了阶段性成果。
     二、主要经验和做法
     1、领导重视，措施有力。
     市委、市政府高度重视电子公文归档管理工作。经市委、市政府领导同意，市委办公厅和市政府办公厅于2005年9月联合发出《关于深入贯彻〈上海市档案条例〉推动档案事业进一步发展的若干意见》（沪委办[2005]26号），对电子公文归档管理工作作出部署，强调电子公文是新形势下新兴的档案资源，必须从法治的高度明确要求将电子公文、电子档案纳入依法管理的范围，确保电子公文完整归档和安全管理。
     各级机关的电子公文归档管理工作，也是在领导的重视、支持下开展起来的，他们有的成立了电子公文归档工作领导小组；有的将电子公文归档工作纳入机关电子政务建设总体规划；有的加强制度建设，着力于从财力、技术、制度上提供保障；有的加强监督检查，着力提高电子公文归档管理的规范化、有效化。
     区县领导也高度重视电子公文管理工作。长宁区政府将电子公文归档和电子档案管理纳入区政务网建设的总体规划之中，按照统一规划、统一建设、统一平台、统一管理的要求，实现了机关的电子文档一体化管理；青浦区将电子公文归档管理系统建设列为区信息化重点建设项目，纳入电子政务网络平台整体建设。
     2、深入探索，加强指导。
     多年来，我们坚持以档案信息化建设为重点，加强电子文件管理方面的科技研究，先后完成了一批重点科研项目的研究。大量研究成果的推广应用，为电子公文归档管理工作的深入开展提供了技术和智力支持。为了结合实际深入探索工作方法和经验，以点带面推进机关电子公文归档管理工作的有序开展，市档案局于2006年选择18个市级机关开展电子公文归档管理的试点工作。为广泛深入地推动全市电子公文归档管理工作发展奠定了基础。
     在深入探索研究的同时，市和区县档案局注重对工作的组织部署和指导服务，积极引导电子公文归档管理工作的顺利开展。市档案局先后制发《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)》和《关于在本市市级机关、人民团体推行电子公文归档管理的通知》，并于去年和今年组织五期专题培训。今年以来，市档案局还组织力量深入试点机关和市、区有关单位，与一线工作的同志深入研究探讨实际问题，加强现场服务和具体指导。虹口区档案局制定电子公文归档管理办法，开展专题培训，有效组织和指导区级机关开展电子公文移交进馆工作；普陀区、静安区档案局指导研发和组织推广电子公文归档管理应用系统，有力促进了本地区工作的整体发展。
     3、规范工作，完善机制。
     市档案局在组织推进此项工作过程中，十分注重规范化建设，认真贯彻国家和行业有关标准，结合上海实际，研究明确本市工作的统一要求，并于2006年颁布试行了《上海市电子公文归档管理实施指南》，从工作原则、业务要求、技术措施等方面对工作提出统一而具体的规定，有效指导机关单位按统一标准开展工作。
     加强组织保障和技术运行机制建设，是做好电子文件归档管理工作的重要一环，也是很多单位的一条重要经验。长宁区建立区政府领导统一部署、档案局与信息化管理部门齐抓共管的强有力的组织推进机制，保障电子公文管理系统与区政务办公系统同步规划建设，实现了电子公文归档管理工作在全区机关的整体推进；市委统战部和市审计局加强领导统筹，形成了档案部门与信息技术部门既各司其职又配合协作的组织机制，；市监狱局等单位从健全技术保障机制入手，综合运用信息安全技术，提高了电子公文的真实性、完整性和有效性。
     以上是我们初步总结的一些经验，各单位在工作实践中都有很多好的做法，要认真总结、相互学习、加强交流，将好的经验和做法加以及时推广，努力促进全市电子公文归档管理工作的发展。
     三、对今后工作的几点意见
     本市电子公文归档管理工作取得了一定成绩，但也存在不足和问题。从总体看，发展很不平衡，在一些机关此项工作还是空白，电子公文归档管理应用系统还存在“信息孤岛”现象，规范化、标准化水平需要提高；有些机关单位在电子政务建设中，对档案信息化关注不够，电子文件管理工作被游离之外；等等。这些都有待我们认真研究解决。
     下面，我就如何进一步加强全市电子公文归档管理，做好下一步工作，谈几点意见。
     1、提高认识，真抓实干。
     与电子政务建设发展相适应，机关电子公文的数量不断增加，作用日显重要。加强电子公文归档管理，保障电子政务建设，已是档案部门的一项紧迫任务。对此，中央领导同志和国家档案局高度重视。今年1月，时任中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任的王刚同志对电子文件管理工作专门作出重要批示，指出：“随着信息化的深入发展，电子计算机在党和政府工作中得到广泛应用，电子文件长久保存、集中管理和有效利用正成为国家档案工作的重要组成部分”，他要求档案部门“深入研究、全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务”。今年4月，国家档案局召开全国电子文件中心建设经验交流会，要求各地档案部门认真学习王刚同志的批示精神，将认真做好电子文件的管理工作，确保电子文件的长久保存、集中管理和有效利用，作为一项责无旁贷的任务，创新思路，大胆探索，加强实践，实施项目带动战略、标准化战略和科技进步战略，正确处理电子文件管理与档案保护及档案基础业务建设的关系，实现电子文件管理与档案信息开发利用相结合，发挥电子文件作用与档案网站建设相结合，带动档案信息化建设水平整体跃升，促进档案事业整体发展。全市各级档案部门要认真学习领会王刚同志的批示和国家档案局会议精神，深刻认识加强电子公文归档管理对促进新形势下档案事业新发展的重大意义，自觉增强工作的责任感、使命感和紧迫感。市和区县档案局要把此项工作作为行政管理和业务建设的重点任务，特别是要按照市委办公厅、市政府办公厅的要求，将电子公文归档管理工作纳入法治化轨道，将对工作的指导服务与行政执法监督结合起来，扎扎实实地把工作做好。各机关单位的档案部门要把电子公文归档管理作为机关档案工作业务建设的重要内容，积极争取机关领导与有关部门的重视和支持，及时了解本单位电子公文的形成和管理现状，根据实际深入研究电子公文归档管理的办法与措施，特别要结合国家档案局8号令的实施，认真研究电子公文归档管理的工作特点、业务要求与方法措施，真正把工作落到实处。
     2、加强组织，整体推进。
     本市电子公文归档管理工作发展的不平衡性，是比较突出的问题，究其原因，有思想认识方面的问题，有管理方面的问题，有技术能力方面的问题，有经费投入方面的问题，等等，但关键的，是要充分调动各种积极因素，进一步加强工作部署，加大组织发动力度，齐心协力地促使工作的整体推进和全面发展。
     首先，档案行政管理部门要进一步加强统筹组织、监督指导，要加强深入调研，了解掌握各类机关单位电子政务和信息化建设的进程及其对电子文件管理与档案信息化工作的需要，认真研究制定和组织实施地区电子公文归档管理计划方案；深入开展试点工作，在实践中摸索总结和及时推广先进经验做法，以点带面地促进工作向广度深度发展；要将电子公文归档管理有机溶入机关档案业务建设范围，建立并强化有力的工作推动机制。为此，市档案局将在认真总结18个试点单位工作基础上，组织先进经验推广活动，并进一步扩大试点范围，加强分类指导；组织试点单位和有关软件公司专业技术人员开展电子公文归档管理系统开发、研制的专题研修和系统软件推广活动，做好指导服务工作；开展电子公文管理与贯彻8号令的相关专题研究，着力拓展市级机关电子公文归档管理工作，力争2到3年内，市级机关基本做到全覆盖。各区县档案局要进一步发挥组织协调作用，积极争取信息化管理部门重视和支持，将机关电子公文、电子档案管理工作纳入本地区电子政务与信息化建设总体框架，统筹规划、同步建设、协调发展；通过加强调研、开展试点、开发技术等各种工作活动，为机关提供有效指导和服务，努力促进本地区电子公文归档管理工作的全面发展。
     其次，各级机关单位档案部门是实施电子公文归档管理的直接职能机构，对工作起着关键性作用。要努力促成电子公文管理与机关电子政务建设、办公自动化工作紧密结合，防止档案与信息化工作“两张皮”的现象，确保两项工作同步并进；要克服畏难思想，加强深入调研，了解本单位电子公文管理实际，跟踪相关技术发展趋势，加强与信息技术部门协作配合，组织推进工作的顺利开展。
     3、严格要求，确保质量。
     电子公文是一种数字化形态的文件，具有特殊的属性，归档管理工作无论是业务上还是技术上都必须遵循特定的要求，必须慎之又慎、严之又严，以确保工作质量。
     要大力加强电子公文归档管理的标准化建设。市档案局将组织对国际国内电子公文管理相关标准的专题研究，结合试点工作抓紧修订《上海市电子公文归档管理实施指南》（征求意见稿），于明年正式颁布实施，同时，研究制订《上海市电子公文归档管理技术规范》、《电子档案移交档案馆实施办法》等一系列标准、规范和配套制度，用3年时间基本建成电子公文归档管理的标准和规范体系；明年将按照国家及行业标准和《实施指南》，组织对机关电子公文归档管理工作的专项检查指导活动，切实提高工作的采标率和规范化水平；市档案局还将组织编撰《上海市电子公文归档管理实用手册》，加强对工作的规范化指导服务工作。
     要按照趋利避害的原则，积极稳妥地推进工作。既要针对机关信息化建设的特点，加强电子公文归档，又要继续实行纸质文件存档管理；既要适应电子公文当前管理需要，又要着眼今后长远发展的要求；既要运用信息化技术扩大电子文件的利用，又要确保安全保密；既要满足机关电子公文建档的自身需要，又要考虑与文件移交进馆管理的衔接；既要加快工作实施步伐，又要确保工作质量，做到万无一失，科学地组织开展电子公文归档管理工作。
     要根据机关的不同特点，区分情况，分别对待，加强工作的针对性。对已采用办公自动化系统的机关，要严格按照规范要求，采取相应的管理和技术措施，重点建立和完善电子公文归档管理功能，在做好电子公文在线保存的同时还应注重归档电子公文的离线保管，确保电子公文归档前后的真实性、完整性、有效性，和在保存、利用中的安全性；对办公自动化系统与档案管理系统分头建设的机关，应着力加强文、档系统的应用整合，保持文档数据的平滑对接；对仅有档案管理系统的机关，主要任务是将各部门计算机中形成的具有公文规范格式的电子公文完整、及时地收集起来保存起来；对尚未采用或已停用办公自动化系统、档案管理系统的机关，要抓紧开发适用的软硬件系统，早日实施电子公文归档管理。首先，重点解决本单位在平时工作中形成的电子公文及时、完整、安全归档，确保电子公文归档前后的真实性、完整性和有效性。
     要严格按照标准要求，切实提高电子公文归档各个环节管理的规范化程度。电子公文的形成、处理环节，要收集其重要修改过程和办理情况的电子版本记录，包括机读电子公文所必要的元数据、专用的软硬件设备记录及其说明材料等；电子公文的办结环节，应慎重审核归档与不归档范围，并注意补充与电子公文归档相关的元数据；电子公文的归档环节，应将其重要修改稿、元数据以及电子版的公文处理单、发文稿、抄告单、领导批示等，与电子公文定稿一并收集归档；电子公文的整理环节，应重点检测其内容的真实性、完整性和有效性，检验电子公文归档的交接手续；在电子公文的保管环节，应注重对归档电子公文的安全有效备份，不断检测、记录归档电子公文与软硬件设备的兼容状况，作好各项迁移登记；在电子公文的利用环节，应明确电子公文的利用范围和利用权限，确保电子公文的安全。
     同志们，电子公文归档管理工作意义重大，事关党政机关工作正常运行和档案事业发展大局。让我们以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻落实科学发展观，我们要切实按照王刚同志重要批示精神和国家档案局有关要求，统一思想，齐心协力，把电子公文归档管理工作推向一个新的阶段，促进档案工作进一步为各级领导机关服务、为上海建设发展服务，为构建和谐社会服务。