重 庆 市 档 案 局 文 件

渝档发[2007]32号

重庆市档案局关于贯彻
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的补充通知

各区县（自治县）档案局：
    2007年1月，我局以渝档发〔2007〕4号转发了国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），对《规定》的贯彻提出了明确要求。现结合我市档案工作实际，提出如下补充意见，请一并认真贯彻执行。
    一、把握《规定》要求，明确编制范围
    《规定》要求辖区接收范围内各立档单位必须编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，内容仅限于文书档案，其他门类档案的归档范围和保管期限表按国家现有规定执行。各区县（自治县）档案局应按照这一要求认真开展指导工作。
    二、体现职能特色，提高编制水平
    （一）各立档单位编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应结合单位实际，突出职能特色，并充分征求内设机构和直属单位意见。
    （二）各立档单位可参照《规定》的结构编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，也可仅制定文书档案保管期限表。制定文书档案保管期限表应根据实际情况对《规定》所附《文书档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》）相关内容进行删减、完善和补充。
    1、各立档单位应准确把握各条款适用范围。《保管期限表》第1款仅适用于区（县）委办公室、区（县）人大办公室、区（县）政协办公室、区（县）团委、区（县）妇联、区（县）总工会；《保管期限表》第2款适用于区（县）委办公室、区（县）人大办公室、区（县）政府办公室、区（县）政协办公室、区（县）纪委、区（县）团委、区（县）妇联、区（县）总工会。民主党派、文联、科协等有代表大会及常设机构的参照执行。以上两款不适用于上述以外的单位。此外，第8.7款也不适用于无行政执法职能的立档单位。
    2、各立档单位应根据机关工作查考需要添加必要内容。第一，添加会议文件：一是上级召开的工作会或重要业务会，包括主要会议材料，保管期限为30年，本单位提交的经验交流材料，保管期限为30年；二是以区（县）委或政府名义召开的本单位业务工作会，其归档内容和保管期限与《保管期限表》第4款等同；三是区（县）委、政府召开的会议对本单位重大问题或重要业务工作作出决策的文件材料，保管期限为永久，其他需贯彻执行、具有查考价值的，保管期限为10年；四是平级机关召开的会议需要贯彻执行的文件材料，保管期限为10年。第二、其他需添加的内容：8.1款后需加一款“制发的关于一般业务要求的文件”，保管期限为10年；8.2.2后需加一款“请示无批复、批示的”，保管期限为10年；8.3.2后需加一款“无批复但有处理意见的”，保管期限为10年；8.8.4后加一款“内设机构工作总结”，保管期限为30年。
    3、各立档单位应适当调整《保管期限表》部分条款架构及保管期限。第一、8.5款中，联合行文不应区分主办还是协办，而应视文件主要针对那个部门的业务，因此应修改为“机关联合行文的文件材料 ，重要业务问题的，保管期限为永久，一般业务问题的，保管期限为30年”；第二，9.4款中系指面上的表彰，应增加一款专门针对机关内部表彰的内容，保管期限为30年。
    三、结合实际情况，履行审查职责
    《规定》赋予了档案行政管理部门对接收范围内的党政机关和人民团体所制定的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行审查的职责，各区县（自治县）档案局应根据《规定》的要求并结合本地区实际，认真进行审查。与市级主管部门为领导关系的立档单位，如其市级主管部门未制定本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，则应要求该立档单位制定本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表并按规定报批。其市级主管部门将统一制定有本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，则不再要求该立档单位制定和报批。如市检察系统、市公安系统等。
    四、整理归档文件时应注意的问题。
    （一）关于保管期限的填写：归档章和档案卷盒上的“保管期限”一栏应按所划分的期限填写“永久”、“30年”、“10年”。
    （二）关于室编件号：同一年度内永久、30年、10年各编一个顺序号。
    （三）关于档案的装订：保管期限为永久的文件材料应用线装订；保管期限为10年和30年的文件材料，可保留原装订方式。
    各区县（自治县）有关部门在贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中有什么问题，请及时与我局联系，以便提出统一的贯彻意见。

二00七年六月七日