第四章  管理和利用
 第十条  市、区县社会保险局应按标准设立社会养老保险业务档案专用库房，加强库房管理。档案库房按防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘、防鼠、防高温等要求，配备防盗门（窗）、档案柜、湿度计、除湿机、空调、吸尘器、灭火器等设备。
档案工作人员每工作日应坚持库房温湿度测记，及时采取措施，使库房温度保持在14?24℃，湿度保持在45?60％之间。
库房内档案柜架的排列、编号应符合要求，并张贴库藏档案存放示意图及档案柜架存放指引标识。
第十一条  市、区县社会保险局应根据工作需要配备复印机、扫描仪、刻录机、磁带机、计算机、打印机等设备，采用功能齐全、性能稳定、安全可靠的档案管理软件，有计划地开展社会养老保险业务档案著录和数字化工作，逐步实现社会养老保险业务档案管理现代化。
第十二条  市、区县社会保险局信息系统与社会养老保险业务档案管理软件之间应具备数据交换接口，逐步实现业务工作与档案管理的数据共享。
第十三条  市、区县社会保险局应建立社会养老保险业务档案全宗卷，内容包括全宗介绍、组织机构沿革、分类方案或整理说明、交接凭证、鉴定报告、销毁清册及检查记录等。
第十四条  市、区县社会保险局依法为参保单位和参保个人提供社会养老保险业务档案信息查询服务。
第十五条  市、区县社会保险局业务档案查阅，应严格实行审批和登记制度。未经批准，任何人不得借阅。
第十六条  社会养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第五章  鉴定、销毁和移交
第十七条  市、区县社会保险局应对保管期满的社会养老保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应由本级社会保险局相关负责人、业务工作人员和业务档案管理人员，以及同级人力资源和社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定。
第十八条  市、区县社会保险局对经过鉴定可以销毁的社会养老保险业务档案，编制销毁清册，报同级人力资源和社会保障行政部门备案，经本局主要负责人批准后方可销毁；有继续保存价值的业务档案，应当重新确定其保管期限。
未经鉴定和批准，不得销毁任何业务档案。
本级社会保险局应派两人以上监督销毁业务档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十九条  市、区县社会保险局应按照有关规定，将永久和长期保存的业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第六章  法律责任
第二十条  市、区县社会保险局有下列情形之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；  
（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三） 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四） 违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（五） 违反国家和重庆市档案管理法律法规的其他行为。

第七章  附则
第二十一条   本办法由重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局负责解释。
第二十二条   本办法自颁布之日起施行。

附件1：
重庆市社会养老保险
业务档案归档范围及保管期限

一、养老保险管理类
（一）参保单位登记材料（保管期限为永久）。主要包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时提供的相关证件、填报的登记表单及其他相关资料。 
（二）参保人员登记材料（保管期限为100年）。主要包括用人单位为本单位职工办理新参保，以及城镇个体工商户、灵活就业人员、城乡居民等以个人身份首次参保，养老保险关系变动、基本信息变更等填报的登记表单及其他相关资料。
（三）养老保险个人账户管理材料（保管期限为100年），主要包含个人账户对账、个人账户修改等相关资料。
（四）养老保险登记证管理材料（保管期限为10年），主要包括养老保险经办机构向参保单位核发养老保险登记证、对核发的养老保险登记证换证、对遗失养老保险登记证的单位补证时的登记表单及其他相关资料。
（五）社会保险卡（证、手册）管理材料（保管期限为50年），主要为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及其他相关资料。
（六）社会保险待遇领取资格验证材料（保管期限为10年），主要包括对享受养老保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料。
（七）退休人员社会化管理服务材料（保管期限为50年），主要包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料。
（八）异地安置登记材料（保管期限为50年），主要包括异地安置应享受养老保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受养老保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料。
二、养老保险费征缴类
（一）养老保险费征缴核定材料（保管期限为100年），主要包括缴费基数核定以及中断缴费、恢复缴费、补缴费、退费等业务申报的表单及其他相关资料。
（二）养老保险基金征缴明细表和汇总表（保管期限为50年）。
（三）养老保险基金征缴年度汇总表（保管期限为永久）。
（四）催缴材料（保管期限为10年），主要包括养老保险费补缴通知书、补缴协议等相关资料。
（五）缴费证明材料（保管期限为10年）,主要包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及其他相关资料。
三、养老保险待遇类
（一）养老保险待遇核定材料（保管期限为50年），主要包括对已办理离退休手续的参保人员领取基本养老金、调整养老金；对离退休人员供养直系亲属核定丧葬费、救济金、个人账户余额；对养老保险待遇进行更正；对养老保险待遇进行补（减）支付等业务按照国家和地方有关政策规定，根据申报单位或个人是供的审核凭证，对相关待遇项目进行即时审核形成的业务表单及相关审核材料。
（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料（保险期限为50年）
（三）劳动能力鉴定材料（保管期限为50年）,主要包含劳动能力鉴定确认结论通知书等相关材料。
（四）养老保险支付明细和汇总表（保管期限为30年）。
（五）养老保险基金支付年度汇总表（保管期限为永久）。
四、养老保险业务统计报表类
（一）各项养老保险年度统计报表（保管期限为永久）。
（二）养老保险数据和分析报告等资料（保管期限为30年）。
（三）养老保险业务月／季统计报表（保管期限为10年）。
（四）养老保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
五、养老保险稽核监管类
（一）养老保险稽核材料（保管期限为30年），主要包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料。
（二）养老保险监察材料（保管期限为30年），主要指人力资源社会保障行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料。
（三）养老保险经办机构内部控制材料（保管期限为30年），主要包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料。
（四）养老保险大案、要案、特殊案件的稽核材料（保管期限为永久）。
六、信息系统建设类
（一）业务认证验收材料（保管期限为永久），主要包括养老保险信息系统建设有关业务认证。
（二）信息系统需求材料（保管期限为30年），主要包括养老保险业务需求材料。

一、装订
以件为单位用线或不锈钢装订，中文竖写材料右方装订，以右下整齐为宜；中文横写及外文材料左方装订，以左下整齐为宜。
装订时一般以每份文件为一件；报表、审批表等一册为一件；每次业务办理过程中形成的互相关联的所有文字材料作一件，其中涉及个人且能够按人头区分的文字材料，以人头为单位作一件；另以人头为单位装袋的，每袋为一件。归档文字材料如有皱折、破损、参差不齐等情形的，应复制或修复后装订。
二、排列
对同年度同一保管期限的文件材料，按照文件形成时间先后顺序进行排列。以业务办理完毕时间为文件形成时间。
三、编号
在归档文字材料首面上端空白处或加同等规格白纸后加盖归档章（见图一），并按排列顺序逐件编号，以人头为单位装袋的，在每袋封面上端空白处加盖归档章。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、类别、件号：
全宗号：同级国家综合档案馆给社会保险局编制的代号；
年度：以4位阿拉伯数字标注文件所属年度；
保管期限：按确定的保管期限填写“永久”、 “100年”、“50年”、 “30年”、“10年”；
类别；填写“养老保险管理类”、“养老保险费征缴类”、“养老保险待遇类”、“养老保险业务统计报表类”、“养老保险稽核监管类”、“信息系统建设类”；
件号：同年度同一保管期限的归档文件，按文件形成时间从“1”开始排列编制的顺序号。
四、编目
归档文件应依件号顺序编逐件制案归档文件目录（见图二）。目录设置件号、责任者、接件号、题名、参保者代码、日期、页数、备注。
件号：填写该归档文件材料编制的顺序号；
责任者：填写该归档文件的办理者或审批者；
接件号：填写业务系统办理该项业务时生成的编号；
题名：填写办理业务时对该业务的规范称呼，并用“（）”
标注申办该项业务的当事全称或规范简称；
参保者代码：以单位集体参保的，填写质量监督机构给定的单位组织机构代码；以个人参保的，填写参保者本人身份证号码；
日期：填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注，如20100606；
页数：填写该归档文件页数，文件中有图文的页面为一页；
备注：填写该文件需说明的情况。
五、装盒
按归档文件材料顺序号装盒（见图三）；同类别档案中不同年度、不同保管期限的文字材料不能装入同一盒中。