重 庆 市 档 案 局 文 件

渝档发〔2008〕33号

重庆市档案局关于转发《国家档案局办公室
关于征求〈电子文件管理条例(征求意见稿)〉修改意见的通知》的通知

各区县档案局：
    现将国家档案局组织起草的《电子文件管理条例(征求意见稿)》转发给你们，请提出修改意见，并于7月2日前将修改意见以电子邮件形式反馈给我局信息技术处。
    联系人：王筱  马黎
    电  话：(023)65310973
    邮  箱：infodaj@cq.gov.cn

二OO八年六月十一日

国 家 档 案 局

档办[2008]85号

国家档案局办公室关于征求《电子文件管理条例(征求意见稿)》
修改意见的通知

各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
    现将我局组织起草的《电子文件管理条例(征求意见稿)》印发给你们，请提出修改意见，并于7月4日前将修改意见以书面形式或电子邮件反馈给我局技术部。
    联系人：郭玉东  冯剑波
    电  话：(010)63093015、66183434(传)
    邮  箱：xTc3015@163．eom

国家档案局
二OO八年六月四日

电子文件管理条例
(征求意见稿)

第一章  总  则
第一条  为了规范电子文件管理，维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子文件的长期保存和利用，制定本条例。
第二条  本条例所称电子文件，是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成，依赖于计算机等电子设备生成、交换或者存储的具有规范结构格式和法定效用的各种记录。
第三条  本条例所称电子文件管理，是指在电子文件形成、办理、交换、归档、保管、利用等过程中实施的行为。
第四条  电子文件是国家机构和社会组织的重要资产，是国家信息资源的重要组成部分。加强电子文件管理，有利于提高工作绩效，促进信息资源开发利用，保存国家历史记忆，推动各项事业发展。
第五条  电子文件管理应当遵循电子环境下文件形成和产生效用的特点和规律，与办公、业务活动同步，实行集中统一管理和全程控制。
第六条  电子文件管理应当按照国家有关信息安全、保密等法律法规的要求，采取有效技术手段和管理措施，保证电子文件信息和载体的安全。
第七条  电子文件不得仅因其为电子形式而否定其法定效力。

第二章   机构与职责
第八条  各级人民政府应当加强对电子文件管理工作的组织领导。
    国家档案行政管理部门主管全国电子文件管理工作，负责对全国电子文件管理工作进行统筹规划，组织协调，统一规范，监督指导。
    县级以上地方各级档案行政管理部门主管本行政区域内的电子文件管理工作，对本行政区域内国家机关和社会组织的电子文件管理工作实行监督和指导。
    国家和地方各行政主管部门应当加强对本行业、本地区所属单位电子文件管理工作的监督与指导。
    国家和地方各信息化行政管理部门负责电子文件管理信息平台的建设、运行和维护，为电子文件管理提供必要的技术服务和技术保障。
第九条  国家机构和社会组织应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，对电子文件的管理职责进行明确划分，建立管理制度，落实保障措施。
第十条  国家机构、社会组织和个人都有维护电子文件真实、完整、有效的义务，享有依法利用电子文件的权利。

第三章  电子文件的形成与办理
第十一条  国家机构和社会组织应当按照国家法律法规和技术标准的要求，结合本单位文件处理与业务活动实际，建立规范有序的电子文件管理工作流程。
第十二条  国家机构和社会组织在建设办公、业务等管理信息系统时，应当按照电子文件管理需求和工作流程，设置电子文件管理功能。
第十三条  电子文件管理系统应当具备以下基本功能：
(一)能够对电子文件形成和产生效用的全过程实施有效控制；
(二)能够保存电子文件内容、结构、背景及管理过程信息；
(三)能够对电子文件管理工作流程中的各流转环节实行身份识别和权限控制；
(四)能够保证电子文件的内容和相关信息在系统进行维护、升级等操作前后的一致性。
第十四条  电子文件的形成和办理，应当符合规范体式和办文程序。形成的电子文件应采用开放、标准的文件格式，确保在不同的技术环境中读取，并具有直观、稳定、一致的显现效果。
第十五条  电子文件效力的确认，可以但不限于采用电子签名。采用电子签名时，应当指明电子签名验证途径与方法，并将电子签名验证数据与电子文件一并保存。
第十六奈  电子文件交换时，发送方应当同时发送自身及其相关节点信息，接收方应当保存发送方、接收方及其相关节点信息。

第四章  电子文件的保管与利用
第十七条  国家机构和社会组织形成的具有保存价值的电子文件，应当及时归档，由本单位档案部门实行集中统一管理。任何人不得拒绝归档。
第十八条  电子文件归档应当达到以下要求：
(一)电子文件形成单位应当根据国家有关规定，制订电子文件归档范围和保管期限表；
(二)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档自文件办结之日起不超过一年；
(三)电子文件的结构、背景和管理过程信息应当与内容信息同时归档；
(四)归档电子文件应当经过整理、鉴定和检测；
(五)加密电子文件一般应当解密后归档，确需以加密方式保存的，应当将其解密方法说明、解密工具同时归档。第十九条  集中管理电子文件的机构或部门，应当具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。
第二十条  电子文件管理机构或部门应采取以下措施，规范管理，确保安全：
(一)电子文件保管应当进行备份，重要电子文件应当实施异地备份；
(二)电子文件迁移时，应当确保迁移前后电子文件内容及相关信息的一致性；
(三)应当定期对电子文件的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题及时处理。
第二十一条  国家机构、社会组织应当加强电子文件的鉴定工作，采取有效措施促进信息资源共享；属于政府信息公开范畴的电子文件应当依法向社会公开。
第二十二条  归档电子文件的销毁应当履行审批手续；涉密电子文件的销毁应当同时遵守保密工作相关法律法规。
第二十三条  国家机构和公共社会组织形成的、具有永久保存价值的电子文件，在形成单位保存一定期限后，应当向相关国家档案馆移交。移交时间自电子文件办结之日超不超过五年。

第五章   法律责任
第二十四条  有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期整改；情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
(一)不按规定形成、办理电子文件的；
(二)电子文件管理存在严重安全隐患的：
(三)不按规定移交或接收电子文件的；
(四)损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；
(五)擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的：
(六)擅自出卖电子文件的；
(七)机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员玩忽职守，造成电子文件损失的。
    有前款第四项、第五项、第六项、第七项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；给国家和有关部门造成损失的，责令赔偿损失。
第二十五条  机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员，有第二十四条所列违法行为，损害他人合法利益的，依法承担相应的民事责任。

第六章   附则
第二十六条本条例所称电子文件主要包括以下四种
(一)办公信息系统生成、交换或存储的电子公文；
(二)业务信息系统生成、交换或存储的数据电文；
(三)邮件系统产生、发送、接收的电子邮件；
(四)电子设备采集的图像、音频、视频等形式的电子数据。
    国家机构、社会组织以及个人在非公务活动中生成、交换或存储的电子文件不适用本条例。
第二十七条本条例中下列用语的含义：
(一)真实性，是指电子文件由当事人或当值设备第一时间形成，符合形成者的意图，所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际；
(二)完整性，是指电子文件的内容、结构、背景和管理过程信息完整，未被非法改动；
(三)有效性，是指电子文件可被查找、显现和理解；
(四)开放、标准的文件格式，是指文件格式有公开发表的相应标准和技术规范，或者有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式；
(五)迁移，是指信息格式或载体发生变化时，将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第二十八条  国家档案行政管理部门可以依据本条例制定相应的电子文件管理办法、技术标准和实施细则。
第二十九条   本条例自  年月  日起施行。

主题词：条例  电子文件  通知