各有关单位：
    现将国家档案局《机关档案工作条例（征求意见稿）》转发给你们，请认真组织讨论，于2007年12月21日前将修改意见反馈到重庆市档案局档案馆（室）业务指导处。
    联系人：周泽芬。
    联系电话：63899392、63899391（传真）。
    电子邮箱：gscdaj@cq.gov.cn。

重庆市档案局
二○○七年十二月十二日

机 关 档 案 工 作 条 例
（征求意见稿）

第一章 总  则

第一条  为加强各级党政机关和人民团体（以下统称机关）档案工作，提高机关档案科学管理水平，为国家积累档案资源，为社会主义和谐社会建设提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制订本条例。
第二条 本条例中机关档案部门是指本机关负责档案工作的专门机构或综合机构。
第三条 机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
     机关档案是国家档案资源建设的主要来源之一，是国家档案资源的重要组成部分。
第四条 各机关应加强对档案工作的领导，把档案工作列入机关发展规划和工作计划，建立健全档案工作机构，确定必要的人员编制，统筹安排开展档案工作所需经费，积极运用先进的技术和设备，推进档案管理现代化，使档案工作与机关整体工作同步发展。
第五条 各机关档案部门必须集中统一管理本机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的全部档案。
第六条 机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，各机关和人员都有确保档案实体和档案信息安全的义务。

第二章 组织管理

第七条 机关应设立专门的档案工作机构或指定负责档案工作的综合机构；按照国家有关规定，符合条件的机关可以设立部门档案馆。机关档案部门受本机关办公厅（室）领导。
第八条 机关档案部门依法履行以下职责：
（一） 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本机关的档案工作规章制度；
（二） 指导和监督本机关各工作部门及所属单位文件材料、资料的形成、积累和归档工作；
（三） 负责本机关档案信息化工作，促进档案管理现代化；做好本机关政府信息公开工作，积极提供本机关政府公开信息；
（四） 积极提供档案利用，为机关各项工作服务；
（五） 按国家规定，定期向有关档案馆移交档案。
第九条 各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
     对驻在地方的实行垂直管理单位的档案工作，实行以专业主管机关为主、地方档案行政管理机关为辅的管理体制。
第十条 中央和国家机关的档案部门，在国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、都督和指导下，可根据本系统、本行业、本专业的管理体制，对本系统、本行业、本专业的档案工作进行必要的监督和指导；经国家档案行政管理部门同意，可制定本系统、本行业、本专业的专业档案管理办法、制度、业务标准和技术规范。
第十一条  各机关应为档案部门配备政治可靠、忠于职守、具有大专（含）以上文化程度和一定档案业务专业知识、掌握现代化设备操作技能的人员，并保持相对稳定。
第十二条  机关档案人员的配备，以库藏档案五千卷或档案排架长度75延长米设档案专职人员1人为基数，每超过五千卷或75延长米，增设1人。
第十三条  机关档案人员长期接触有毒有害物质，各机关应定期为档案人员进行健康检查，一般一年一次。

第三章    档案的接收

第十四条  凡机关在其工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。由文书部门或业务部门负责收集齐全并进行整理，定期向机关档案部门归档；与纸质或其他载体形式的文件相对应的电子文件应当一并归档，任何人不得据为已有或拒绝归档。
第十五条  机关档案部门接收的档案，应符合下列要求：
（一） 应归档的文件材料齐全完整
（二） 应归档文件材料分类清楚
（三） 归档的文件材料排列有序。文件材料的归档应遵循文件之间的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。
第十六条  实现无纸质化办公的机关，对具有永久保存价值的文本或图形形成的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
第十七条  机关应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
第十八条  机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并按规定办理相关手续。

第四章   档案的管理和提供利用

第十九条   机关应按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，并保持长期稳定，避免随意变动。
第二十条  一个机关在其工作活动过程中形成的全部档案，应在文书或业务部门整理的基础上，按照本机关档案分类方案进行分类、整理编目和保管。
第二十一条  机关档案部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十二条  机关档案部门应根据国家有关规定，编制本机关或本专业系统的《档案保管期限表》，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第二十三条  机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，存放2年后，经机关领导人批准后销毁。
第二十四条  机关销毁档案，应至少指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第二十五条  机关应根据需要，采用先进技术与设备，逐步实现档案管理的现代化。机关要把档案信息化建设纳入本机关信息化建设，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。要采取有效措施，确保档案信息系统安全和信息内容安全。
第二十六条  机关应当加强档案基础设施建设，积极改善档案保管条件，配置足够的适宜安全保存档案的专门库房和装具。档案库房、档案人员办公室、阅览室必须分开。未采取特殊处理措施，机关档案库房不宜建在地下室。
第二十七条  机关的档案库房应该坚固，并配备防火、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防水（潮）、防有害气体等设施设备，利于档案的保管和保护。要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其他技术处理。
第二十八条  机关档案部门应根据工作需要，编制必要的检索工具，并采取档案编研、陈列展览等多种形式，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案利用效果。
第二十九条  机关档案部门应建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。实现网上查阅档案的机关应当采取有效的安全防护措施。
     机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用。机关在行使社会管理职能过程中形式的与公民、法人和其他社会组织的人身权益、财产权益直接相关的档案，应当允许当事人查阅利用。
     机关已向社会公开的政府信息，应依法对公民、法人和其他组织提供档案信息查阅；未向社会公开的档案信息，对外提供利用需经本机关批准。
第三十条  档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续，涉秘档案工作人员的调离须按国家有关保密法规执行。

第三十六条  机关可根据本条例规定的原则，结合本机关（或本系统、专业）的具体情况，制定具体实施办法。
第三十七条  企业、事业单位的档案工作可参照本条例执行。
第三十八条  本条例自发布之日起施行。