重 庆 市 档 案 局 文 件

渝档发[2008]28号

重庆市档案局关于转发《国家档案局关于抗震救灾中
档案抢救保护工作的指导意见的通知》的通知

各区县（自治县）档案局：
    现将《国家档案局关于抗震救灾中档案抢救保护工作的指导意见的通知》（档电[2008]15号）转发给你们，请结合本地区实际按要求做好抗震救灾中档案抢救保护工作，在执行中有什么情况及时向我们反馈。

二00八年五月二十一日

国家档案局关于印发《关于抗震救灾中档案抢救
保护工作的指导意见》的通知

四川省、重庆市、甘肃省、陕西省、湖北省档案局、馆
    为使受灾后的档案得以及时抢救，力求把档案损失降到最低程度，现将《国家档案局关于抗震救灾中档案抢救保护工作的指导意见》印发给你们，请予参考。

国家档案局
二00八年五月二十日

关于抗震救灾中档案抢救保护工作的指导意见

    5月12日，四川省汶川县发生了8.0级强烈地震，一些档案馆建筑遭到严重损害。在党中央、国务院的坚强领导下，抗震救灾工作正在有力、有效地进行，工作特别紧迫，责任特别重大，任务特别艰巨。为尽快恢复灾后档案工作秩序，做好震后各级国家档案馆的重建工作，结合受灾地区上报的有关情况，我们提出以下意见，供参考。
    一、震后救灾应急工作
    第一，要对档案部门受损情况进行全面清查。首先要对档案人员伤亡情况、档案损毁情况、档案馆馆舍受损情况（特别是档案馆库房受损情况）及馆内设施、设备受损情况等进行认真核查。其次，各级国家档案馆应在条件允许的情况下，尽快对档案馆建筑和档案材料受损情况进行拍照，为灾后重建、抢救和防灾减灾教育提供素材，留存资料。
    第二，要对受损档案进行安全监管。据了解，目前灾区许多档案处于极度危险的状态，有的泥石流掩埋，有的被水浸泡，有的被雨淋湿，如不及时采取措施，后果不堪设想。各级国家档案馆要在确保人员安全的前提下，尽快将这些档案转移到安全地带，派专人进行看管，努力把灾害造成的损失降到最低。必要时可请求武警官兵和公安干警协助。
    第三，要及时拟写灾情报告。包括人员伤亡情况，建筑设备损毁情况，档案损毁情况，参与抗震救灾工作情况，采取有效措施转移、抢救档案情况以及为抗震救灾提供档案服务情况等，并及时向上级档案行政管理部门和有关部门报告。
    第四，要尽快制定灾后重建计划。灾区各级档案部门，要在摸清具体损失的前提下，尽快制定灾后档案抢救和档案馆建筑及相关设施设备恢复重建计划，重点确定需要抢救修复档案的种类、数量，需要加固、修缮、重建的档案馆库的具体情况，并且按照轻重缓急的原则，提出总体目标和阶段安排，以及所需的经费投入。计划制定完成后，尽快上报有关部门。
    第五，要多方筹措救灾经费。积极向抗震救灾有关部门汇报受灾情况，力争将受损档案馆建设列入本地区灾后重建的总体规划之中，同时积极争取各级党委、政府及上级档案行政管理部门的支持，多方筹集资金，加快档案馆建设步伐，尽快恢复档案工作秩序，为本地区抗震救灾，恢复生产重建家园服务。
    二、震后档案抢救重建工作
    第一，要着手做好受损档案的抢救修复工作。一是水淹档案的处置。地震灾后档案受损主要表现为档案被雨水淋湿或浸泡，要及时采取科学的抢救方法和技术措施对水淹档案进行处理，减少字迹扩散、纸张变烂、档案生霉情况的发生。应优先处置重要、珍贵及载体质量差的档案。二是档案除尘工作。档案库房受损后，产生大量的灰尘，要尽快进行除尘工作，防止对档案造成进一步的损坏和虫霉现象和发生。三是档案消毒处理。受损档案在重新进入库房前，一定要进行消毒处理。
    第二，要抓紧组织档案馆库加固或重建。一是受损档案馆库的加固。受损不太严重的档案馆库，尽快安排专业人员进行评估，制订加固方案，确保档案工作人员和档案的安全。二是坍塌档案馆库的重建。要按照政府的统一部署，把档案馆建设列入政府重建计划，尽快恢复档案保管条件。
    第三，要进行受损档案信息系统等设施设备的恢复与更新。首先，对遭受损坏的电子档案数据和信息系统要尽快进行抢救和系统恢复。电子档案数据要及时进行检查、核对，造成损坏的，启用备份数据进行恢复。备份数据同时受损的，请数据恢复专业人员进行抢救，非专业人员不得随意操作。其次，对受损的消防、温湿度控制、电路、计算机及其网络设施等设备要尽快安排专业人员进行检测和维修，同时注意防止火灾等次生灾害的发生。
    三、地震灾后完善工作
    第一，要进一步建立和完善应急预案。没有制定应急预案的档案馆，要加紧制定应急预案。制定了应急预案的档案馆，要不断完善和改进应急预案。应急预案不仅要有科学性、针对性，而且要有可操作性，简便易行。要建立日常应对各种自然灾害的应急工作组织，确保应急工作的组织保障。建立应急反应工作机制，确保应急工作及时展开。制定各种应急措施，确保应急工作科学进行。制定应急善后处理机制，有效防止次生灾害的发生。要分析本地区可能发生的各种自然灾害，制定不同的应急策略和措施。应急预案要通过模拟演练、演习加以完善和改进，使应急预案真正转变为应对各种自然灾害切实可行的具体操作行为。
    第二，要开展档案馆抗震能力的再评估。从此次地震灾害破坏情况来看，灾区档案馆普遍受损严重。在档案馆的修缮、加固和重建过程中，要对加固、重建前后的抗震能力进行评估，严格遵循《档案馆建筑设计规范》确定的档案馆抗震等级标准进行要求和设计。处在地震频发地区的档案部门，要把抗震能力，作为新建档案馆建筑至关重要的指标，切实贯彻到所有工程的设计、施工中去，将地震灾害可能对档案馆建筑造成的破坏降到最低程度。
    第三，要加强防灾减灾和应急反应教育培训。大力开展防灾减灾和应急教育培训，提高防灾减灾和应急意识，增强防灾减灾和应急本领。要普及防灾减灾和应急知识，树立防灾减灾和应急理念，保持在大灾面前的良好心态。要把防灾减灾和应急工作作为一项日常性、经常性工作来抓，建立日常模拟防灾减灾和应急工作的演练、演习，提高应对各种自然灾害的实战能力。要立足平时，克服松懈怠慢情绪，把加强防灾减灾和应急工作落到实处，真正做到防患于未然。
    附件：1.地震掩埋档案应急处置的简要程序和方法
          2.地震受损档案的抢救方法

附件1
地震掩埋档案应急处置的简要程序和方法

    地震掩埋受损档案应急抢救处置工作可参考以下程序和方法。
    一、挖掘和清点。确定库房所处位置，争取尽快将档案挖掘抢救出来。在档案柜中的档案尽量整体移出，减少对档案的损害和散失。现场对档案数量进行认真请点，做好记录。
    二、装箱转运。准备好箱包等装具，将抢救出的档案装箱，指派专人押运转运到安全地区。注意在装箱过程中，要尽量将被水浸湿的档案与未被浸湿的档案分开，分别装箱。
    三、冷冻备处理。抓紧与转运目的地有关部门或国家档案馆取得联系，查询当地是否有冷库、冷库是否有适合存储场地。只要有条件，浸湿档案尽量送到冷库中冷冻存放，防止霉变和粘连，待条件具备后进行后续处理。
    四、未被水浸湿的档案，转运至目的地后，可直接移送当地国家档案馆暂时存放和进行应急抢救处理。
    五、未浸湿的干燥档案，应先清理尘土，然后采用臭氧消毒等方法进行消毒处理。整理、清点，更换受损卷皮卷盒，登记造册，入库暂存。
    六、被水浸湿的档案，如无法冷库存放，可送至档案馆进行处理。除去表面泥土，放入真空干燥机中进行干燥。选择真空干燥机时，尽量不要选用带微波加热功能的机型，以防使用不当造成对档案的其他损害。
    七、受潮浸湿档案不宜放在阳光下直接暴晒，避免晒干过程中发生档案纸张粘连和字迹扩散。
    八、经干燥处理后的档案，顺序进行消毒、整理、更换卷皮/卷盒、登记、装柜，妥善存储。
    九、条件具备时，请专业档案保护人员对档案受损及紧急处理情况进行评估和开展进一步有专业性抢救修复。

附件2
地震受损档案的抢救方法

    受灾后的档案需要得到迅速而正确的抢救,抢救方法应根据当时具备的物资、设备等条件，合理选用适当的抢救方法，以防止档案继续受损。
    一、对水浸纸质档案的抢救
    水浸纸质档案如不及时抢救，会使纸张机械强度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成档案“砖”。抢救办法如下：
    （一）准备工作
    1．加强领导和组织工作，组成专门小组，有条不紊的进行档案的抢救工作；
    2．准备好被抢救档案的放置场所，将水淹档案尽快转移到安全地带，迅速改善受损档案的存放环境和条件；
    3．有条件的情况下安装和开启大功率抽水泵，以便及时清除库房内积水；
    4．有条件的情况下配备大功率去湿机，便于通风和排除水汽，为水淹档案创造良好的减湿干燥环境；
    5，如无条件、无设备，需准备多层木质架子，以便增加摆放档案的空间；准备塑料筐（袋）等包装材料，将水淹档案放置在有支撑作用的筐（袋）内；
    6．准备塑料盆、软毛刷、小毛笔等，用于处理水淹档案的去污、去泥沙；
    7．准备吸水材料（纸质吸水材料如：宣纸、滤纸；高分子吸收树脂）用于去除明水；
    8．准备其它物资如：便携式照明灯、防水布、标签笔、安全帽、口罩、胶皮鞋等。
    （二）去除污泥
    由于地震导致建筑物倒塌裂缝，雨水顺着裂缝从外界侵入库房，档案上往往带有泥沙、泥浆、污物等，需用软毛刷蘸以洁净的清水清除。
    具体操作方法如下：
    1．对有泥沙处要小心清除，避免纸张起毛，起皱；
    2．对染有明显污染物的档案如油污等，需单独处理并分开放置，避免污染相邻档案；
    3．清除过程中，小心搬动档案，避免二次损害；
    4．将去污处理后的档案展平放置于塑料筐（袋）内，待进一步减湿干燥处理，如遇受淹档案数量大，可采取冷冻保存，抑制霉菌等微生物生长繁殖，然后分批减温干燥；
    5．对于单页档案的去污可放在玻璃板上，用毛笔蘸清水小心清除。待完成后，借助玻璃板将档案慢慢移动至平坦干燥处，可避免损伤纸张。
    注意事项：首先将被水浸的档案转移到安全地带，防止再次受损。尤其在震后供电中断又缺少必要的设备情况下，避免抢救过程中发生人为损坏；避免次生灾害对档案的损害。
    （三）减湿干燥（有去湿设备）
    去湿机干燥法：该技术的原理是为水浸档案创造一个持
    续低温的环境并适当增加环境温度，使档案中的水分迅速蒸发以达到去湿干燥的目的。这种方法要求房间密闭条件好，配备大功率的去湿机或多台小型去湿机。
    操作方法：首先用吸水材料去除明水。然后在木架上，铺上吸水纸，将档案展平放置，也可以根据情况，在档案内夹入吸水纸用于吸收纸质档案中的水分并及时更换（一次夹入吸水纸的总厚度不能超过纸质档案厚度的1/3,避免档案变形）。然后开启去湿机除湿，当被淹档案纸张含水量降至约为14%（手感稍潮）时，将案卷按一定厚度叠放，于其上施加一定压力，在平展状态下被干燥至正常含水量（6%－8%）。
    这种方法的优点是：速度快，操作方便，室内温度、湿度条件可控，档案不易起皱、变形，非常适用于珍贵档案文献的抢救，是目前应用较多的一种方法。
    注意事项：在减湿干燥过程中，根据情况定时翻动纸张，使干燥速度均匀；夹页不能太多，以防水淹档案纸张变形；如从冷库取出的水淹档案需经过一个过渡过程（即“化冻”过程；在4－6℃条件下放置10小时左右，避免温差瞬间变化过大），然后再进行减湿干燥。
    （四）自然晾干法（无去湿设备）
    操作方法：准备软毛刷、排笔、毛毡、吸水纸等材料，将档案用吸水材料去除明水，放在通风条件好的房间内展平放置，采用吸水纸反复去潮，尽量去除明水，在自然晾干过程中，每天坚持翻动两次以上。还可在档案中加入吸水纸，并及时更换，也可用电风扇增强通风去湿效果。对于单页档案或较薄的档案文件最好是将其放在干净的吸水纸上，勤换吸水纸以加快干燥速度，快干时也需要压平处理，使之平展。
    对水浸录音录像带的减湿干燥处理方法：采用滤纸等材料去除水分，置于阴凉通风处阴干，借助吹风机、电扇等加速干燥。
    （五）除尘处理
    使用小型吸尘器去除灰尘的方法：
    1．在工作台上铺上纸或塑料薄膜，档案平展放置于上方；
    2．用吸尘器、毛笔等对档案表面的灰尘进行处理。
    注意事项：对吸尘器的集尘袋及时进行清理，避免二次污染。
    二、对有害生物的预防
    （一）霉菌的预防
    水淹后档案由于含水量过高，容易生霉。因此灾后处理要严密监视档案的现状，及时采取措施，防患于未然。
    检查霉菌的方法：配备放大镜（5倍），检查菌斑，如发现菌丝，要进行隔离。避免交叉感染。
    处理方法：
    1．可在档案处理场所周围喷洒新洁而灭，浓度为2%－5%，以喷雾方法用于档案库房及装具的消毒灭菌处理。并严格按照使用说明书操作；
    2．对已经生霉的纸质档案、录音录像带等档案，先尽快与其他档案隔离避免交叉感染，然后用医用脱脂棉球蘸取75%的酒精轻轻擦拭。
    注意事项：
    1．擦拭过程中脱脂棉球适当拧干不要含过多液体；
    2．使用过的酒精棉球要妥善处理。
    （二）档案害虫的预防
    检查方法：采用震动法配备5倍放大镜进行检查，如发现虫皮等，要采取隔离措施，并进一步观察处理。
    处理方法：
    1．馆库外周围喷洒拟除虫菊酯类杀虫剂，可以杀灭毛衣鱼、蟑螂等害虫，阻止害虫进入库房；
    2．库区办公室、洗手间、库内四角门后，可施放灭蟑灭蚁毒饵、诱捕器。