重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局关于印发《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的通知
重庆市人力资源和社会保障局 文件
重庆市档案局
渝人社发〔2013〕135号
重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局
关于印发《重庆市社会保险业务档案
管理办法（试行）》的通知
各区县（自治县）人力资源和社会保障局、档案局，北部新区社会保障局、档案馆：
为贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》(人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号)，加快我市社会保险业务档案管理规范化进程，更好地为参保对象和社会保险事业服务，我们研究制定了《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》，现印发你们，请认真遵照执行。
重庆市人力资源和社会保障局
重庆市档案局
2013年5月20日
重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局3号令），加强和规范我市社会保险业务档案管理、维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，以“记录一生、保障一生、服务一生”为宗旨，结合我市社保业务档案工作实际，制定本暂行办法。
第二条 本办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构（以下简称社保经办机构），在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文件、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 本办法适用于我市各级社保经办机构对社保业务档案的管理。
第二章 组织机构和职责
第四条 重庆市人力资源和社会保障行政部门负责全市社保业务档案工作的组织领导。
重庆市社会保险局具体负责指导市局各处室（中心）和各区县（自治县）社保经办机构做好社保业务档案的管理工作，并接受重庆市档案行政管理部门的监督和指导。
各区县（自治县）人力资源和社会保障行政部门负责本行政区域内社保档案工作的组织领导。
各区县（自治县）社保经办机构是社保业务档案管理的主体，负责对所经办的社保业务档案进行管理，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
业务下沉到街道、乡镇社保所的，区县社保经办机构应负责对其档案管理进行监督和指导，确保档案的完整与安全。
第五条 各级社保经办机构应根据档案工作的要求建立健全社保业务档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、保密等管理工作制度并认真贯彻实施。
各级社保经办机构应明确分管领导和责任部门，配备相对稳定满足工作需要的专职档案工作人员，经办机构各内设科室应确定1名兼职档案工作人员，负责管理本科室社保业务文件材料。
第三章 归档整理
第六条 按照社保业务档案形成的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用按“件”整理的方法，具体整理按照《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》（见附件1）办理；社保基金收款和支付凭证、账簿、报表材料按照重庆市档案局、重庆市财政局《关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号）的要求进行整理；社保电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定整理。
第七条 社保业务经办人员应及时将办结的社保业务文件材料按“件”用不锈钢订书钉或棉线进行装订，按接件号顺序编制好移交清单，定期向本科室兼职档案工作人员移交，各业务科室定期移交机关档案室归档。交接时应按照工作流程、业务类型清点数量，查看整理质量，对不符合归档要求的要限期整改再行移交签收。
第八条 归档社保文件材料的基本要求：
1．应归档的文件材料齐全完整；
2．按件装订；
3．内容、字迹、印章和日期清晰，审批手续齐全；
4．用纸和书写材料符合档案保护要求。以A4纸幅为准，大于A4的要折叠，小于A4的要托裱；无圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不符合档案保护要求书写的文件材料。
第九条 各级社保经办机构应按照年度—类别的分类方法进行分类。
第十条 社保业务档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为10年、30年、50年、100年，各种社保业务档案具体的保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限表》（见附件2）执行。
社保业务档案使用重庆市社会保险局统一规范要求的档案装具和印章。
第四章 保管利用
第十一条 各级社保经办机构应建立机关档案室，配备档案专用库房，对社保业务档案实行集中统一保管。档案库房要符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防磁、防尘、防高温等“九防”要求，配备防盗门（窗）、档案柜（密集架）、温湿度计、除湿机、空调、吸尘器、灭火器等设施设备，做好档案安全检查记录。
库内档案按照分类大纲的顺序排列，柜内档案按照从上到下从左到右的顺序排列，档案柜（密集架）按照从左到右顺序编制柜（列）号，并绘制档案存放示意图及档案柜存放索引，方便查找利用。
第十二条 各级社保经办机构应根据档案工作需要配备复印机、扫描仪、刻录机、计算机、打印机等现代化办公设备及档案管理软件，有计划地开展社保业务档案数字化处理工作，逐步实现档案管理现代化。
第十三条 各级社保经办机构应建立档案全宗卷（卷内应有全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限表、档案录入规则、单位简称表、档案交接凭证、鉴定报告、销毁清册等），档案统计台帐（包括档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等）。
第十四条 各级社保经办机构依法为参保单位和参保个人、社保业务经办人员提供档案信息查询服务。
第十五条 查阅档案要严格实行审批和登记制度。对内查阅需经分管领导同意，对外查阅需严格审查身份证件和利用目的，填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。
第五章 鉴定销毁和移交
第十六条 各级社保经办机构应对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责。鉴定小组由社保经办机构相关负责人、业务工作人员和档案管理人员组成。鉴定工作结束后应撰写鉴定报告，报分管领导审批，报上级主管部门备案。
第十七条 各级社保经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁清册，报分管领导审查，经本单位主要负责人批准,并报同级人力资源和社会保障行政部门、档案管理部门审核同意后销毁。经过鉴定有保存价值的档案，应当重新确定保管期限并整理归档。
销毁档案应由2人以上监销，并在保密局指定地点销毁。监销人员要在销毁清册上签名并注明销毁时间和地点。销毁清册和鉴定报告放入全宗卷永久保存。
未经鉴定和批准，任何单位和个人不得擅自销毁档案。不得作为废纸变卖。
第十八条 各级社保经办机构应当按照档案管理有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。
第六章 法律责任
第十九条 社保经办机构有下列情形之一的，限期改正并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；造成档案损失的，依法追究法律责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四）违规提供、抄录、复印档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（五）违反国家档案法律、法规的其他行为。
第七章 附则
第二十条 本办法由重庆市社会保险局负责解释。
第二十一条 本办法自印发之日起施行。重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局《关于贯彻重庆市医疗保险经办机构档案管理暂行办法有关问题的补充通知》（渝人社发〔2010〕82号）、《关于印发〈重庆市工伤保险业务档案管理办法（试行）〉的通知》（渝人社发〔2010〕251号）、《关于印发〈重庆市社会养老保险业务档案管理试行办法〉的通知》（渝人社发〔2011〕11号）同时废止。
重庆市人力资源和社会保障局办公室 2013年6月19日印发
