渝 档 发〔 2013〕35号

重庆市档案局

关于转发杨冬权局长《在全国建设项目档案管理示范工程经验交流会上的讲话》的通知

各区县(自治县)档案局、有关企事业单位：

6月14日，国家档案局在京召开全国建设项目档案管理示范工程经验交流工作会，会议交流和总结了建设项目档案示范工程经验，并为91个建设项目颁发“全国建设项目档案管理示范工程”（第一批）证书。我市轨道交通二号线、国道主干线上海至成都公路重庆梁平至长寿段高速公路两个项目荣获“全国建设项目档案管理示范工程”称号。国家档案局局长杨冬权在会上作了重要讲话，对今后一个时期的建设项目档案工作进行了部署安排，并就如何深入开展创建全国建设项目档案管理示范工程活动提出了新的要求。现将杨冬权局长在全国建设项目档案管理示范工程经验交流会上的讲话转发给你们，请按照杨冬权局长的讲话精神，学习荣获“全国建设项目档案管理示范工程”称号的建设单位管理经验，结合本地区、本单位实际，扎实做好建设项目档案工作，为我市经济建设大局服好务。

重庆市档案局

                           2013年7月16日

在全国建设项目档案管理示范工程

经验交流会上的讲话

2013年6月14日

杨冬权

同志们：

这次全国建设项目档案管理示范工程经营交流会的主题是：总结近几年建设项目档案工作并交流经验，探索科学化、规范化管理的有效途径，部署建设项目档案工作深化发展的任务。

自2006年国家档案局与国家发展改革委联合制定《重大建设项目档案验收办法》以来，各级档案部门紧紧围绕我国经济建设大局，按照国家档案局的总体部署，结合实际，创新思路，完善机制，建设项目档案工作有序开展，涌现出一批“建精品工程，创一流档案”的建设项目。

为更好地宣传和推广建设项目档案管理先进经验，去年，国家档案局提出了创建全国建设项目档案管理示范工程活动，各级档案行政管理部门、各项目主管部门和有关建设项目单位积极响应，认真组织推荐和踊跃申报，最后确定了91个建设项目为第一批全国建设项目档案管理示范工程。在此，我代表国家档案局向获得建设项目档案管理示范工程称号的单位表示热烈的祝贺！向长期关心和支持建设项目档案工作的各级领导表示衷心的感谢！向辛勤工作在建设项目档案工作一线的基层档案工作者表示诚挚的敬意！

下面，我讲三个问题。

一、全国建设项目档案工作基本情况

（一）法规体系不断完善。自《重大建设项目档案验收办法》发布以来，国家档案局与有关主管部门先后制定了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》、《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》、《南水北调工程征地移民档案管理办法》和《水利水电工程移民档案管理办法》等一系列建设项目档案管理规章。国家档案局组织修订了国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，推动制定了《煤炭建设项目档案管理规范》，正在修订《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》。各地把对建设项目档案工作的监管纳入了地方档案条例，各地区、各系统已基本完成建设项目档案管理办法、验收办法实施细则和项目档案登记办法的制定，一些地区和行业系统结合各自建设项目类型和特点，制定了有针对性的项目档案管理规范。这些规章和标准规范的制定有力地推动和规范了建设项目档案工作发展。

（二）指导服务力度加大。近年来，各级档案部门围绕中心工作，加强对建设项目档案工作监督、指导和服务。国家档案局对长江三峡工程和南水北调工程档案工作进行直接指导，集中精力开展重点服务。今年，根据国务院总体安排，开始组织实施长江三峡工程档案专项验收工作。2008年为贯彻落实中央提出的加强对新增中央投资项目管理的要求，我们发出《关于加强新增中央投资项目档案管理的通知》，要求所有项目应无一遗漏地规范建档。为深入贯彻落实中央西部大开发战略和中央新疆工作座谈会精神，我们于2010年发出《关于加强新疆建设项目档案工作的意见》；2011年组织召开西部大开发建设项目档案工作推进会，对西部大开发建设项目和援建项目档案管理工作做出了部署；20 1 2年又召开西部大开发建设项目档案工作宣贯会，对西部地区档案业务指导骨干进行宣讲培训。

各地、各部门围绕各自的重点任务积极开展工作，为项目建设提供优质指导服务。在西部大开发，促进中部崛起，振兴东北老工业基地，珠江三角洲、长江三角洲、天津滨海新区、福建省海峡西岸经济区建设，长江三峡工程、南水北调工程、国家高速公路网建设、国家能源基地建设、汶川地震和玉树地震灾后重建，以及北京奥运会、上海世博会、广州亚运会等一系列战略任务和重大项目中，档案部门都积极参与。一些省市档案局抽调业务骨干派驻项目建设指挥部；一些地方和系统在网上开通项目档案登记，组建项目档案协作组，有的还建立QQ群，利用网络解答问题，进行业务指导；一些企业集团整合内部档案专家资源，委派经验丰富的专家对在建项目档案管理进行诊断把脉。这些做法受到建设项目单位的普遍欢迎。天津市档案局非常重视项目档案工作，主动热情为全市建设项目提供服务，开展服务的形式多样，效果显著，广受好评。据了解，他们收到的锦旗就有几十面，业务指导处的墙上都挂满了。

（三）监督管理全面强化。按照《国务院投资体制改革决定》中关于加强投资监管的要求，各级档案部门加强了对建设项目档案工作的监督管理，监管效能不断提高。国家档案局组织实施建设项目档案工作巡回检查，目前已完成对12个省（自治区、直辖市）区域内建设项目档案工作的检查。国防科工局与国家档案局联合对国防科技工业固定资产投资项目档案工作进行监督检查。各地档案部门也采取多种方式加强对建设项目档案工作的监督管理：一是加大建设项目档案行政执法监督检查力度，档案行政管理部门与人大、政府法制办、发展改革委、重点工程办等部门联合开展对重大建设项目档案工作执法检查；二是开展专项督查工作，对灾后重建项目、对口援建项目、煤炭建设项目档案工作进行了专项督查；三是认真组织建设项目档案验收工作，建立专家队伍，规范验收程序，严格验收标准，不合格的项目坚决不通过验收，对验收中发现的问题限期整改。

（四）边建边收边管边用。近几年随着社会档案意识的提高，项目档案工作越来越受到项目建设单位和参建各方的重视，项目档案工作作为项目建设的重要组成部分，基本做到与项目建设同部署、同实施、同检查、同验收。项目档案的收集也由原来的工程竣工阶段的集中收集变为按阶段、分部分项及时归档。项目档案不仅在项目运行维护、改建扩建、审计稽察等过程中发挥着不可替代的作用，而且在建设过程中也发挥了重要作用，为项目建设提供服务。例如，在三峡移民工程实施过程中，形成了浩繁的移民档案，大数有100多万卷，形象地说，如果把移民档案一卷卷摞起来，比珠穆朗玛峰还高。这些档案都是由档案工作者收集、整理、汇集起来的，在保障移民权益、促进库区经济发展、加强社会管理、维护社会稳定方面发挥了不可替代的重要作用。从1 997年至2012年底，重庆市累计接待查阅利用三峡移民档案达50万人次，查阅群体中80%以上是基层的移民群众。为扶持库区移民，重庆市规定该市范围内的高等院校对移民子女参加高考，可以享受加5分的待遇。所以每年高考时，查阅移民档案的人特别多，有时出现人满为患的情况，不得不限量发号维持秩序。

（五）薄弱领域得到改善。一是，建设项目档案工作地区发展不平衡的状况得到改善。随着西部地区经济建设的发展，投资主管部门和项目主管部门越来越重视建设项目档案工作，建设单位和参建单位档案意识不断增强，做好建设项目档案工作的自觉性和主动性明显提高，与东部发达地区项目档案管理水平的差距逐步缩小。二是，煤炭行业建设项目档案管理水平明显落后于他能源行业项目的情况有所改善。2009年国家档案局召开了煤炭建设项目档案工作座谈会，提出力争用三年左右时间扭转落后局面，并提出了有针对性的措施。几年来通过各方共同努力，煤炭建设项目档案管理水平稳步提升。三是，移民档案管理不够规范的的情况受到高度关注。长期以来工程移民工作难度大、头绪多，移民档案管理相对薄弱。在总结长江三峡工程等水利水电工程移民档案工作经验教训的基础上，国家档案局与水利部、国家能源局联合制定了《水利水电工程移民档案管理办法》，对移民档案工作作出了全面的规定，进一步规范和促进移民档案工作。

目前，建设项目档案工作处于快速发展时期，仍然存在一些共性问题亟需解决：一是，一些档案部门没有充分履行监督指导职责，对项目建设情况不掌握，工作处于被动状态，监督不力，服务不到位，业务指导人员力量薄弱、业务素质有待提高，甚至存在着不去指导、不会指导的现象；二是，一些项目建设单位和参建单位管理理念落后，把档案工作作为项目的尾工，在项目完工后才去找档案，忽视前端控制和过程管理，存在验收前临时突击收集、整理的现象，档案管理与项目建设管理脱节，管理制度和业务规范不健全，工作措施不到位，档案人员不熟悉项目档案业务，档案的完整性、准确性、系统性受到影响；三是，一些档案部门在档案验收工作中，存在验收组人员专业知识结构不合理、验收过程过于简化、查验不细把关不严等不规范的现象，影响了档案验收评价意见的全面性和准确性。

二、进一步做好建设项目档案工作的几点意见

（一）深化认识，全面部署。建设项目档案真实记录和反映了项目建设全过程，是与实体工程建设相匹配、相生相伴的组成部分，是广大工程建设者的劳动结晶，它既是项目建设、运行、维护、改造必不可少的可靠依据，也是实施项目监管的重要依据。做好项目档案工作对国家、社会、企业、员工都具有重要意义。建设项目档案工作是我们服务国家经济建设和社会发展这个大局的前沿领域，各级档案部门要始终牢记：为项目建设服务，就是为党和国家中心工作服务的具体体现，充分认识加强建设项目档案工作的重要性和必要性，增强做好建设项目档案工作的责任感和使命感，充分发挥项目档案工作在为项目科学决策、建设管理、效益发挥、权益保障、运行维护、改建扩建和投资监管等方面的凭据作用。

各级档案部门要将重大基础设施建设、涉及产业结构调整和民生工程等方面的建设项目档案工作作为工作重点，紧密结合实际，认真研究建设项目档案工作的新情况、新问题，进一步探索建设项目档案工作中的新思路、新办法，完善建设项目档案工作管理体制，周密部署，切实采取有效措施，加强建设项目档案管理，深入推进新形势下建设项目档案工作。

 （二）配合监管，形成合力。档案工作是项目建设管理的组成部分和基础工作。规范档案管理，给投资主管部门、项目主管部门以及质量监督、审计、稽察、纪检监察等部门开展各种监管活动和社会监督提供了有效支撑，完整、真实的档案为项目的建设质量与合规合法性提供了凭证依据。各监管部门需要档案部门对项目监管工作的配合，所以档案部门要借此契机与相关部门合力推动建设项目档案工作。

各级档案行政管理部门应主动与投资主管部门、项目主管部门加强联系，建立和完善建设项目档案工作的协调机制，及时了解每年项目的相关情况和动态，努力创建齐抓共管、各司其职、合力推动的档案工作管理机制，互相配合，形成合力，共同推进建设项目档案工作。项目建设单位和参建单位档案部门要加强与各职能部门的沟通协调，跟踪了解项目进展情况，及时掌握项目档案形成状况，借助专业技术人员力量对档案的完整性、准确性和系统性情况进行把关，形成互相配合、优势互补的档案管理模式。

（三）把握过程，全程服务。认真履行监督指导职责，对建设项目档案管理建立登记制度、进行检查指导、组织或参与项目档案验收，是各级档案部门履行监管职责的重要内容，要按照有关规定，认真组织实施，切实抓好落实。档案行政管理部门和项目主管单位档案部门要紧紧抓住以下环节，对项目实施全程监督、指导和服务：一是要抓好项目档案登记工作。根据项目档案登记情况及时掌握项目及档案工作开展情况，及时介入，做好安排部署；二是加强监管与提供服务相结合，对项目档案工作进行全程跟踪。督促检查项目建立和开展档案工作，及时进行现场指导，推动建设单位建立健全档案管理规章制度和工作体系，帮助专兼职档案人员学习和理解有关标准规范，掌握业务技能；三是认真做好项目档案验收工作，严肃认真、客观公正地开展验收。验收组的组成、验收程序、验收内容及标准，要严格按照《重大建设项目档案验收办法》和有关规定进行。验收工作中要坚持标准，不走过场。验收组成员要精通档案业务、熟悉项目建设，必要时可以邀请有关专业技术人员参加验收。对一些周期长、情况复杂的项目要进行阶段性检查和组织预验收。验收时要坚持原则，发现问题要敢于提出整改意见，并限期整改，进行复查，确保验收质量。

（四）突出管理，实现融合。在项目建设期，档案工作与项目建设管理脱节、滞后是建设项目档案工作的大忌。档案人员不能只埋头于具体的档案整理工作，把档案管理等同为档案整理，忽视文件材料产生、流转、积累和归档的管理过程，出现被动接收、坐等移交的局面。必须采取一系列行之有效的管控措施，预先制定档案收集办法和归档范围，做到随形成，随收集，应收尽收，确保档案的完整性、准确性、系统性。项目档案部门要全程参与项目建设过程，在关键环节实施节点控制和同步管理，使档案管理与项目管理紧密结合。通过强化过程管理，实现档案工作与项目建设的深度介入和全面融合，是实现建设项目档案工作目标的必由之路。

广大项目建设单位应该充分认识到，档案工作是项目建设过程中的基础性工作，在一定意义上讲，抓档案管理就是抓项目管理；保档案工作质量就是保项目建设质量；抓档案管理的规范化可以促进项目建设管理的规范化，从而提升项目建设管理水平。一流的工程离不开一流的档案管理。要充分发挥档案管理支撑项目管理的重要作用，不断更新管理理念、创新管理模式、强化管理措施、提升管理质量，使档案工作融入项目管理，更好地参与和服务项目建设。

（五）与时俱进，扩大归档。随着社会经济发展、科技进步和管理创新，建设项目档案出现了许多新内容、新载体，建设项目档案工作也遇到了新课题、新挑战。各级档案部门要与时俱进，从实际出发，深入研究建设项目档案工作新情况，特别是要研究预测项目在当前和今后对档案的潜在利用需求，扩大收集归档范围，强化收集归档工作，推动建设项目档案工作向广度和深度拓展。

信息化建设项目作为一种新型的建设项目，与以往那些以土建和设备安装为主要建设内容的项目不同，它在实施过程中所产生的项目文件材料，主要由设计需求、标准规范、软件开发、系统调试、系统集成等方面的文件材料和相关软件源程序、系统安装盘等构成，这些都需要收集归档，才能满足日后运行维护的需要。各相关单位必须明确把这些列入收集归档范围并及时归档。

随着信息技术的广泛应用，在项目建设管理过程中，各业务系统中产生了大量有保存价值的原生电子文件，也需要与纸质文件材料一样，采取相关管理措施和技术手段，及时、规范地收集归档，转化为电子档案长久保存。这是项目档案工作面临的一项新任务，也是今后档案信息化建设应重点解决的问题，值得下功夫认真研究。受国家电子文件部际联席会议办公室委托，国家档案局正在组织起草《国家重大建设项目电子文件管理办法》，为规范重大建设项目电子文件管理，维护项目电子文件和电子档案的真实、完整、安全和长久可用提供管理原则和基本方法。各相关单位一定要切实重视电子文件的归档，把项目建设中形成的属于归档范围的电子文件，象纸质文件一样，及时加以收集归档。

工程建设过程日新月异，影像材料在项目建设中起到了重要的形象记录作用。档案部门要更加突出地重视音像档案，全面研究对音像档案的潜在需求，与有关部门共同研究归档范围，制定拍  摄计划，提出拍摄要求，从而丰富音像档案的归档内容。要更加注重通过镜头全方位记录项目的重要事件、主要活动和人物、建设进程、质量状态、关键工艺环节、隐蔽工程等形象信息，满足记录历程、新闻报道、企业文化、质量见证、责任追溯、技术研判、科学决策等多元需求，充分发挥音像档案的独特作用。6月1 1日，我应邀到酒泉发射基地现场观看了“神舟十号”发射，据了解，在组装飞船的每一个部件时都进行了拍照和录像，因为飞船上天以后，就像建设项目的隐蔽工程一样，有情况、有问题时，地面技术人员分析查找原因都离不开这些照片和录像。所以我们讲，今后建设项目档案必须要有更多的音像档案，同时，工程建设的音像档案还不能只有奠基、竣工、开会、视察等仪式性场面，还要有关键部位、关键程序、关键工艺的真实记载，并把它们完整归档。

（六）重视利用，边建边用。建设项目档案源于工程，服务于工程。建设项目档案工作今后一定要更加重视利用。首先，要克服重建轻用、为建而建、为完成任务或应付验收而建立项目档案的思想，形成建立项目档案是为了满足当前和今后各方面利用的认识和自觉；其次，要根据当前和今后所必然会有和可能会有的利用需要而确定归档和收集的范围，也就是以利用为中心来进行收集归档；第三，要在项目档案开始收集之后，就积极主动地向各方面提供这些档案进行利用，用这些档案来解决各种实际问题，实实在在地体现其价值、发挥其作用，从而把档案利用提前到项目建设的过程中，贯穿于项目建设的全过程，最大限度地发挥档案效益，从而提高人们对档案的重视程度，为建设项目档案工作营造更加有利的社会氛围。

（七）充实力量，培养队伍。建设项目档案工作有自身的规律并具有专业性强、技术含量高的特点，要求从事业务指导和项目一线的档案人员，既要精通档案管理，又要熟悉工程项目的建设管理。同时，由于项目一线专兼职档案人员人手少、新手多、流动性强，要建立能胜任工作的档案队伍，就必须充实力量并强化业务培训。目前，总体上档案人员数量和业务素质还满足不了项目建设需要。强化队伍建设是提高工作水平的关键。从事建设项目档案工作的人员，应有较高的综合素质、较强的业务能力和一定的工作经验。各级档案部门要加强对项目档案人员的配备和培养，把那些善于学习、知识面广、沟通协调能力强、熟悉项目建设的同志，充实到业务指导队伍和项目档案工作一线中并保持相对稳定，通过强化培训、考察交流和“传帮带”等多种方式，使他们掌握项目建设规律和特点，熟悉项目档案工作要领，切实培养一批既懂项目建设管理、又懂档案管理的复合型人才；要组织编写一些建设项目档案工作手册，或拍摄一些如何实际操作的录像教材，供不同项目的相关人员使用，便于项目档案工作的实际应用。

三、深入开展创建全国建设项目档案管理示范工程活动

建设项目点多面广、类型复杂，开展创建全国建设项目档案管理示范工程活动，是确立一种引导建设项目创先争优的激励机制，是通过培育典型、提炼经验、以点带面促进建设项目档案工作全面发展的有效抓手。各级档案行政管理部门和有关主管部门要重视这项工作，继续深入推进创建活动，使更多的建设项目参与进来，同时要投入更多的精力给予指导和培养，更好地发挥其带动工作的导向作用。获得示范工程称号的项目要珍惜荣誉，总结经验，在本地区、本行业、本系统乃至全国范围充分发挥示范引领作用。各建设项目要以示范工程为目标，善于学习借鉴，取长补短，吸收好经验，借鉴好做法，推动自身项目档案工作健康发展。

在示范工程创建过程中，我们不仅要广泛推动，积极参与，努力争先，还要通过加强宣传和交流使示范工程的先进经验成为广大建设项目的共同财富，大力推广他们“全员、全方位、全过程”实施项目档案管理的经验，大力推广他们勤勉务实，勇于创新，立足为项目建设服务的经验。这次会议各示范工程都提交了经验材料，我们安排了几个示范工程建设单位的代表进行大会发言介绍经验，为大家提供一个交流学习的平台。各级档案部门也要采取多种方式宣传推广示范工程的先进经验，引导项目建设单位积极向示范工程学习，推动建设项目档案工作创新发展，全面提高建设项目档案管理水平，为项目建设和管理提供优质服务和有力保障。

全国建设项目档案管理示范工程创建活动，要坚持数量少、质量高、代表性强的推选原则。数量少才能优中选优确保精品，才能真正具有权威性；质量高就是要从项目建设一开始就要做好工作，进行全程培育，实现高起点、高水平；代表性强，就是要选取那些档案工作水平一流，同时在某些方面有创新、有特色、有代表性的建设项目。

全国建设项目档案管理示范工程每两年公布一批，去年各地、各部门所属的建设项目申报十分踊跃。明年将开展示范工程第二批申报工作，希望各地档案行政管理部门和有关中央主管部门、中央企业，将代表本地区、本行业、本系统建设项目档案工作最高水平的项目推选出来，使示范工程具有典型性、代表性，真正起到典型示范作用。

同志们，建设项目档案不仅事关当前的项目建设和将来的项目运行和维护，而且事关项目建设各单位、各人员的责任、业绩和相互关系、未来定位以及项目建设与自然环境的关系等，因此，建设项目档案与党的十八大提出的小康社会建设“五位一体”总布局息息相关。让我们在十八大精神指引下，为全面建成小康社会，建设强大中国、和谐中国、美丽中国而谱写建设项目档案工作发展的新篇章！