重庆市第一次全国水利普查领导小组办公室 重庆市水利局 重庆市档案局关于切实做好第一次全国水利普查档案管理及验收工作的通知
重庆市第一次全国水利普查领导小组办公室
重庆市水利局 文件
重庆市档案局
渝水普办发〔 2012〕27号
重庆市第一次全国水利普查领导小组办公室
重庆市水利局
重庆市档案局
关于切实做好第一次全国水利普查
档案管理及验收工作的通知
各区县（自治县）水利（水务）局、档案局、水利普查办公室，万盛经开区水务局、档案局、水利普查办公室，北部新区社会发展局，市水利普查办各技术支撑单位：
为切实做好我市第一次全国水利普查档案收集、整理、归档和验收工作，根据水利部、国家档案局《关于印发〈第一次全国水利普查档案验收办法〉的通知》（水办〔2012〕249号）和国务院水利普查办《关于抓紧做好第一次全国水利普查档案验收工作的通知》（国水普办〔2012〕36号）要求，现将有关事宜通知如下：
一、抓紧做好普查档案归档工作
水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的重要成果，是国家档案资源的重要组成部分。各区县（自治县）、万盛经开区水利普查办和市水利普查办各技术支撑单位要指定专人，严格按照水利部、国家档案局《关于印发〈第一次全国水利普查档案管理办法〉的通知》（水办〔2011〕161号）的要求，抓紧做好水利普查档案的收集、整理和归档工作。各区县（自治县）、万盛经开区水行政主管部门和档案行政管理部门要主动提供档案业务指导与技术支持，加强对水利普查档案工作的监督、检查，确保水利普查档案的完整、准确、系统与安全。
二、及时开展普查档案验收工作
水利普查档案验收是水利普查档案管理的重要内容，也是普查工作验收的前提条件。根据水利部、国家档案局《关于印发〈第一次全国水利普查档案验收办法〉的通知》（水办〔2012〕249号）和国务院水利普查办《关于抓紧做好第一次全国水利普查档案验收工作的通知》（国水普办〔2012〕36号）的要求，各单位要及时做好普查档案验收工作。
（一）市级普查档案的验收
市水利普查办各技术支撑单位要按有关要求及时收集、整理有关普查档案，整理完毕后交市水利普查办综合组，统一接受长江委水利普查办会同市水利局、市档案局的验收。
（二）区县普查档案的验收
1．区县普查档案自检。各区县（自治县）、万盛经开区水利普查办完成普查档案收集、整理后，要认真组织自检，并填写《重庆市一次全国水利普查档案自检表》（详见附件1）。
2．提出档案验收申请。各区县（自治县）、万盛经开区水利普查办在自检符合《第一次全国水利普查档案验收办法》规定的验收条件的基础上，书面向本区县水利（水务）局、档案局提出验收申请，并填写《重庆市第一次全国水利普查档案验收申请表》（详见附件2），同时附《重庆市第一次全国水利普查档案自检表》。
3．普查档案验收。区县（自治县）、万盛经开区水利（水务）局、档案局收到本区县水利普查办档案验收申请后，要及时组织验收组对本区县水利普查档案进行验收，并于2012年10月底前将本区县普查档案专项验收意见报送市水利普查办并抄送市水利局、市档案局。
4．市级抽查验收。市级部门收到区县普查档案专项验收意见后，市水利普查办会同市水利局、市档案局于2012年11月前组织抽查验收组对部分区县普查档案验收情况进行抽查。
三、普查档案验收有关要求
（一）严格验收标准
各区县（自治县）、万盛经开区水利（水务）局、档案局要认真执行《第一次全国水利普查档案验收办法》，严格普查档案验收标准与程序，严禁弄虚作假，走过场。对档案验收过程中发现的问题，要督促区县水利普查机构限期进行整改。
（二）加强保密管理
档案安全保密是档案工作的头等大事，各区县水利普查办要切实加强安全保密责任意识，严格落实档案安全保管与保密的各项措施，确保水利普查档案安全万无一失。
（三）及时归档移交
各区县（自治县）、万盛经开区水利普查办在水利普查档案验收后，要及时移交本区县水利（水务）局档案部门。
联系人：汪林，联系电话：89079018。
附件：1. 重庆市第一次全国水利普查档案整理归档自检表
2. 重庆市第一次全国水利普查档案验收申请表
重庆市第一次全国水利普查领导小组办公室
重庆市水利局 重庆市档案局
二○一二年八月九日
附件1
重庆市第一次全国水利普查档案整理归档自检表
自检单位： ××区县水利普查办公室（盖章）
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序号 |
验收项目 |
验收内容 |
自检备查材料 |
评分标准 |
标准分值 |
自检 得分 |
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1 |
档案管理体系（20分） |
档案管理规章制度建立执行情况、人员配备、经费保障和设备设施配备等方面，档案管理人员认真履行对水利普查档案负总责的职责 |
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详见以下各分项内容 |
20分 |
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1.1 |
组织机构 （5分） |
1．明确有档案工作的分管领导 |
有关文件或岗位职责 |
达不到要求的不得分 |
2分 |
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2．明确专职档案管理人员 |
人员岗位职责 |
无专职档案管理人员，扣2分； |
2分 |
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3．建立了由档案管理人员负责，各相关专项组成的档案管理体系，并明确了相关责任人 |
各水利普查专项的档案卷宗 |
达不到要求的扣0.5--1分 |
1分 |
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1.2 |
制度建立 （4分） |
制定了档案接收、保管、利用、安全等内部工作制度 |
相关制度等 |
1．无相关制度的不得分； |
4分 |
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2．档案内部管理制度不全或有明显缺、漏项的，扣1～2分； |
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1.3 |
经费保障 （6分） |
已将档案工作所需的各项业务经费，列入水利普查经费总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要 |
有关凭证性材料 |
1．虽未列有专项经费，却能较好地解决档案业务工作所需经费，不扣分； |
6分 |
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2．因经费原因已影响到档案工作的正常开展，或已造成一定后果的，扣3～6分 |
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序号 |
验收项目 |
验收内容 |
自检备查材料 |
评分标准 |
标准分值 |
自检 得分 |
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1.4 |
设备设施 （5分） |
1．有符合安全保管条件的档案柜 |
实地检查 |
无专用档案柜的不得分；存在一定差距的,扣0.2～0.8分 |
2分 |
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2．档案装具符合标准要求并能满足工作需要 |
实地检查 |
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3分 |
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2 |
收集、整理、移交归档 （80分） |
归档文件材料的内容已达到完整、准确、系统；形式已满足字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸折叠规范、签字手续完备；整理质量符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》，归档手续、时间与档案移交符合要求 |
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详见以下各分项内容 |
80分 |
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2.1
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收集工作 （43分）
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1．水利普查管理文件材料 |
归档目录和档案实体 |
按“归档范围与保管期限表”的内容进行检查存在缺项的，所缺项不得分；各项内存在不完整现象的，每发现一处，扣0. 2～0.5分；重要阶段、重大事件和事故，必须要有完整的声像材料，无声像材料的，相关项不得分；重要声像材料不齐全的，扣0.5～1分 |
3分 |
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2．水利工程基本情况普查相关资料（见备注2） |
3分 |
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3． 经济社会用水情况普查相关资料（见备注3） |
3分 |
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4．河湖开发治理保护普查相关资料（见备注3） |
3分 |
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5．水土保持情况普查相关资料（见备注4） |
3分 |
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6．水利行业能力建设普查相关资料（见备注2） |
3分 |
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7．灌区专项普查相关资料（见备注3） |
3分 |
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8．地下水取水井专项普查相关资料（见备注5） |
3分 |
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9．声像材料 |
4分 |
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10．电子文件材料 |
电子档案数据与相关文件材料 |
无电子文件材料归档的,不得分;缺少重要电子文件材料的，扣0.5～1分 |
4分 |
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序号 |
验收项目 |
验收内容 |
自检备查材料 |
评分标准 |
标准分值 |
自检 得分 |
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2.1
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收集工作 （43分）
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11．相关图纸档案编制规范，能清晰、准确地反映实际情况。反映同一问题的不同文件材料内容的一致性。涉密图纸及电子档交接签字手续完备、保存环境 |
检查图纸，涉密内容检查交接签字手续、保密环境 |
图纸如有模糊不清、不准确（应改未改或改动不完整），审核签字手续不全、没按规定存放等现象，每发现一处，扣0.5～2分 |
4分 |
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12．归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核签字手续完备，书写材料符合规范要求 |
检查卷内已归档的文件材料 |
归档材料存在字迹不清、破损、污渍、缺少审核签字等不能准确反映其具体内容的，每发现一处，扣1分 |
7分 |
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2.2 |
整理工作 （31分） |
1．分类科学。依据科技档案分类方案，归类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确。 |
分类方案与案卷分类情况 |
没有按档案分类方案的，不得分；分类方法存在一定问题的，扣0.5～1分 |
4分 |
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2．组卷合理。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用。 |
检查案卷组织情况 |
未按要求进行组卷的，不得分；存在一定问题的，扣0.5～2分 |
4分 |
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3．排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中；反映同一主题或专题的案卷相对集中排列。 |
检查案卷与卷内文件的排列情况 |
案卷无序排列的，不得分；排列中存在不规范现象的，酌扣0.5～3分 |
4分 |
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4.页号编制符合要求。按卷装订的案卷，案卷内文件的页号从1开始编流水号，不整卷装订的案卷，以件单位从1开始编流水号。 |
检查案卷与卷内文件 |
页号制不规范，发现一处扣0.2分 |
3分 |
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序号 |
验收项目 |
验收内容 |
自检备查材料 |
评分标准 |
标准分值 |
自检 得分 |
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2.2 |
整理工作 （31分） |
5．卷内目录著录清楚、准确；页码编写准确、规范 |
检查卷内目录 |
案卷内无卷内目录的，不得分；卷内目录编制存在一定问题的，扣0.5～2分 |
2分 |
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6．备考表填写规范；案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了签字手续 |
检查备考表 |
案卷内无备考表的，不得分；备考表中存在一定问题的，扣0.5～1分 |
2分 |
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7．案卷封面书面整齐、美观，题名简明、准确；案卷目录编制规范，著录内容详实 |
检查案卷标题与案卷目录的编制情况 |
书写不整齐、美观，无案卷目录的，不得分；案卷目录编制存在一定问题的，扣0.5～2分 |
5分 |
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8．案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容、图纸折叠符合要求，对不符合要求的归档材料采取了必要的修复、复制等补救措施 |
检查案卷文件材料 |
有不符合要求的，每发现一处，扣0.5分 |
3分 |
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9．散装的图纸可不装订，应在每张图纸右下方加盖档号章；并填写。 |
检查案卷 |
案卷装订存在一定问题，或未装订文件缺少档号的，每发现一处，扣0.5分 |
2分 |
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10．声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容 |
检查实体档案整编情况 |
归档材料存在标注不符合要求的，扣0.5～1分 |
2分 |
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2.3 |
归档与移交 （6分） |
1． 归档。各级水利普查办公室按要求将其经办的应归档的文件材料进行整理、归档 |
各类档案归档情况目录 |
按年度或阶段归档情况；如有延误或未归档现象的，酌扣0.5～1分 |
3分 |
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2．移交。各专项组应按各专项内容已向本级水普查办公室移交了相关档案，并认真履行了交接手续 |
移交目录 |
普查办尚未接收各专项组移交档案的，不得分；存在档案移交不全或缺少移交手续的，扣0.5～2分 |
3分 |
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备注：1．满分为100分。自检结果分为3个等级：总分达到或超过90分的为优良；达到70—90分的为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。
2．水利工程、水利行业能力普查相关资料应包括基础数据（即清查初始名录、清查名录）、清查表、普查表、汇总表、普查（清查）复核（审核）文件材料、普查成果验收文件材料。
3．经济社会用水、河湖开发治理保护、灌区专项普查相关材料应包括基础数据（即清查初始名录、清查名录）、动态指标原始记录表（台账表）、清查表、普查表、汇总表、普查（清查）复核（审核）文件材料、普查成果验收文件材料。
4．水土保持情况普查相关资料应包括土壤侵蚀野外调查表、普查表、汇总表、调查复核（审核）文件材料、野外调查工作底图、成果验收文件材料等，水土保持措施普查基础资料（含有关部门统计资料）、普查表、调查复核（审核）文件材料、成果验收文件材料。
5．地下水取水井专项普查相关资料应包括动态指标原始记录表（台账表）、清查表、普查表、汇总表、普查（清查）复核（审核）文件材料、普查成果验收文件材料。
附件2
重庆市第一次全国水利普查档案验收申请表
申请单位（盖章）：××区县水利普查办公室
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一、符合申请验收具备的条件 |
是（ ） |
否( ) |
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1．水利普查上报已结束 |
是（ ） |
否（ ） |
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2．已完成普查全过程应归档文件材料的收集、整理与归档工作 |
是（ ） |
否（ ） |
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3．已按要求进行自检 |
是（ ） |
否（ ） |
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二、档案验收申请的主要内容
1．本单位水利普查工作概况：
2．水利普查档案管理情况：
3．普查档案应归档文件材料的收集、整理、归档、保管和质量情况:
4．本单位对普查档案的自检工作开展情况：
5．对自检中的问题整改情况：
6．对普查档案完整性、准确性、系统性的自我评价：
| ||
填表说明：
1．在相应的括弧后打“√”；
2．分项内容可加页。
主题词：水利 普查 档案 验收 通知
重庆市第一次全国水利普查领导小组办公室 2012年8月9日印
（共印95份）
