重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理实施细则（征求意见稿）》的通知
重 庆 市 档 案 局 文 件
渝档函〔2009〕11号
重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理实施细则（征求意见稿）》的通知
各区县（自治县）档案局、各有关单位：
为进一步提高机关档案工作管理水平，促进档案工作规范化、制度化、科学化建设，现结合我市实际，我局在2001年印发的《归档文件整理实施细则》（渝档发[2001]18号文）的基础上草拟了《重庆市归档文件整理实施细则（征求意见稿）》，现印发给你们，请认真组织讨论，并于本月22日之前将意见反馈市档案局馆（室）业务指导处。
联系人：左 莉
联系电话：63899392
E-mail：gscdaj@cq.gov.cn
二○○九年五月十一日
重庆市归档文件整理实施细则
（征求意见稿）
一、适用范围
本细则适用于全市各级机关、团体、行政事业单位和其他社会组织。
中央国家机关在渝单位、金融保险单位参照执行。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、整理方法
1、装订
归档文件以件为单位进行装订，一般以每份文件作为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。
文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。保管期限为永久和30年的档案应用线装订，或经同级档案行政管理部门认可的其他装订方式。保管期限为10年的档案可保持原装订方式。
2、分类
各单位归档文件一般采用“保管期限??年度“的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
在分年度时，按文件形成年度分。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。
3、排列
归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。自制文件在每份文件首页上端的空白位置加盖归档章，收文在文件收文处理单上端空白加盖归档章，并填上相关内容。归档章设置全宗号、保管期限、年度、件号（含室编件号、馆编件号）等项目。（见图A）
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限：归档文件的保管期限。
年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。
件号：文件排列的顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号。室编件号，同一年度同一保管期限的应从“1”开始编制；馆编件号按进馆要求编制。
5、编目
归档文件应按照室编件号顺序，逐件编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（见图B）
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
文号：文件的发文字号。
题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090101。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、保管期限、年度等项目（见图C）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
6、装盒
将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒的封面含六个项目：全宗名称、全宗号、保管期限、年度、室编起止件号、馆编起止件号，档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）（见图D），档案盒应采用无酸纸制作。
档案盒盒脊设置全宗号、保管期限、年度、起止件号、盒号等项目（见图E），盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm等，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“?”号连接；盒号即档案盒排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆的要求编制。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图F）。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期。
7、按《实施细则》进行归档文件整理的检索标识项目为“全宗号??保管期限??年度??件号”。
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全宗号 |
保管期限 |
年 度 |
室编件号 |
馆编件号 |
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65mm×18mm(长×宽)
图A 归档章式样
归档文件目录
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件号 |
责任者 |
文号 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
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图B 归档文件目录式样
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归 档 文 件 目 录
全宗名称
保管期限
年 度
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310mm×220mm(长×宽)
图D 档案盒封面式样
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全 宗 号
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保 管 期 限
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年 度
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起止件号
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室 |
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馆 | |
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盒 号
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310mm×20、30、40mm(长×宽)
图E 档案盒脊式样
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备 考 表
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297mm×210mm(长×宽)
图F 备考表式样
