各区县（自治县）档案局、市级各部门：

    为更好地贯彻财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号文），加强会计档案的管理，结合重庆市实际，我局对1999年印发的《重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局〈会计档案管理办法〉的补充通知》（渝档发[1999]56号）进行了修订，草拟了《重庆市机关会计档案整理实施细则》，现印发给你们，请认真组织讨论，并于本月17日前将意见反馈市档案局馆（室）业务指导处。

    联系人：左  莉

    联系电话：63899392

    E-mail：gscdaj@cq.gov.cn

 

 

 

         二0一0年三月九日

重庆市机关会计档案整理实施细则

（征求意见稿）

    一、适用范围

    本细则适用于全市各级机关、团体、行政事业单位和其他社会组织。

    中央国家机关在渝单位、金融保险单位参照执行。

    二、归档范围

    会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单。

    本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。

    三、整理原则

    按照会计文件材料形成的规律及其本身所固有的特点，保持各类会计核算材料之间的历史联系，区别不同保管期限和会计核算类型，便于保管和利用。

    四、整理方法

    1、会计凭证的整理

    （1）排列

    会计凭证同一年度按记账分类、逐月按凭证号顺序排列。

    （2）编号

     按照会计凭证的排列顺序，在每册会计凭证封面上编制案卷号，一般跨年度拉通编制，也可分年度编制。

    （3）装盒

    按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内，一盒可装一卷或数卷，并填写会计档案凭证盒封面（封面格式如图A）、盒脊（盒脊格式如图B）相应项目。

    会计档案凭证盒封面设置全宗名称、凭证名称、凭证起止号、起止日期、全宗号、目录号、案卷号等项目。

    全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。

    凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”“转账会计凭证”等。

    凭证起止号：填写本盒内会计凭证的起号和止号。

    起止日期：填写本盒内会计凭证的起止年月日。

    全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

    目录号：全宗内案卷所属目录的编号。

    案卷号：填写本盒内会计凭证案卷号,如果盒内装有两卷以上会计凭证,则填写起止案卷号，起号和止号之间用“?”号连接。

    盒脊设置全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目。

    年度：填写本盒会计凭证所属年度，如“2009”。

    月份：填写本盒会计凭证所属月份，如“5”。

    保管期限：填写本盒会计凭证的保管期限，如“15年”。

    全宗号、目录号、案卷号按凭证盒封面填写。

    （4）编目

    会计凭证按案卷号逐卷编目，会计凭证案卷目录（如图H）设置案卷号、题名、时间、凭证起止号、保管期限、备注等项目。

    案卷号：填写编定的案卷号。

    题名：填写本卷会计凭证的名称，如“收款会计凭证”“基建会计凭证”等。

    时间：填写本卷会计凭证的起止时间，分别用8位阿拉伯数字标注，如图：

         

    凭证起止号：填写本卷会计凭证的起号和止号。

    保管期限：填写本卷会计凭证的保管期限。

    备注：填写其他需要说明的事项。

    2、会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理

    （1）装订

    会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷，用线或不锈钢钉进行装订，订本会计账簿保持原装订方式。

    （2）封面要求

    会计账簿、财务报告及其他类会计档案，装订时应加封面（封面格式如图C），封面设置题名、类别、保管期限、案卷号等项目。

    题名：一般由单位名称、会计年度、会计材料名称构成，如：重庆市档案局2009年现金日记账。

    类别：填写本卷所属类别，如“会计账簿类”。

    保管期限：填写本卷的保管期限。

    案卷号：填写编定的案卷号。

    订本会计账簿及已有封面且能揭示本卷会计内容的，可在封面右上角空白处加盖会计档案归档章（归档章格式如图D），会计档案归档章设置类别、保管期限、案卷号三个项目。

    （3）排列

    永久保管的财务报告按年度顺序依次排列；定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列，同一年度内按保管期限从高至低排列；也可按保管期限分别排列。

    （4）编号

    包括编写页号和案卷号。

    页号，除订本会计账簿外，其余会计档案均应编制页号，每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号，页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。

    案卷号，按照会计档案排列顺序 ，跨年度逐卷编制案卷号。

    （5）装盒

    按排列顺序依次装入会计档案盒，一盒可装一卷或数卷，每盒内末放置一张备考表，并填写会计档案盒封面、盒脊、备考表相应项目.

     会计档案盒封面(封面格式如图E)设置全宗名称、全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限等项目；会计档案盒盒脊（盒脊格式如图F）设置全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限等项目。

    全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。

    全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

    目录号：全宗内案卷所属目录的编号。

    年度：填写本盒内会计档案所属年度，如“2009”

    案卷号：填写本盒内所装案卷的案卷号,如果盒内装有两卷以上的会计档案,则案卷号填起止案卷号，封面起号和止号之间用“?”号连接；盒脊起号和止号之间用“/”号连接，左上角填写盒内第一案卷的案卷号，右下角填写盒内最后一案卷的案卷号。

    保管期限：填写本盒内会计档案的保管期限。

    备考表（格式如图G）设置盒内情况说明、整理人、检查人、日期等项目。

    盒内情况说明：填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    整理人:负责本案卷整理的人员。

    检查人:负责本案卷质量审核的人员。

    日期：填写本盒内案卷整理完成的时间。

    （6）编目

    会计档案应逐卷编目，案卷目录（如图I）设置案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等项目。

    五、单一会计类型的立档单位，会计档案按上述要求整理，有两种以上会计类型或财会部门的立档单位，对每一会计类型或财会部门的会计档案都各自按照单一会计类型的立档单位会计档案要求整理。

    六、本通知中未涉及到的会计档案管理的其他问题，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定执行。

    七、本通知自印发之日起开始执行。1999年重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的补充通知（渝档发[1999]56号）同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

275 mm×155 mm（长×宽）

图A    会计档案凭证盒封面格式

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

155 mm×40 mm（长×宽）

         图B   会计档案凭证盒脊格式

 

 

 

题   名
类   别
保管期限		案卷号

图C  会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式

 

 

 

 

 

 

 

75 mm×25 mm（长×宽）

图D  会计档案归档章格式

             

 

310mm×220、260mm(长×宽)

             图E  会计档案盒封面格式

 

 

310mm×20、30、40mm(长×宽)

图F   会计档案盒盒脊格式

 

 

297mm×210mm(长×宽)

图G   会计档案备考表