2016年2月29日，国家档案局印发了《关于简化优化档案公共服务流程清理各种证明的通知》；3月18日，重庆市档案局印发《关于在部分档案局（馆）开展“异地查档、跨馆服务”试点工作的通知》；4月6日，渝中区、大渡口区、江北区、沙坪坝区、九龙坡区、北碚区、渝北区、巴南区、长寿区和南岸区等10个档案局（馆）签订《重庆市民生方案利用便民服务公约》，这也意味着重庆市“异地查档、跨馆服务”工作正式拉开帷幕。南岸区档案馆从强化三个建设入手，推进此项工作开展。

一、强化档案资源建设

    资源建设是异地查档的基础，档案数字化则是异地查档的前提。由于此次“异地查档，跨馆服务”工作前期仅提供婚姻档案查询服务，南岸区档案馆从资源建设入手，加强婚姻档案的建档指导和接收进馆。

1.抓源头，多措并举丰富馆藏资源。南岸区档案馆主动加强与区民政局联系，一是扎实推进婚姻档案基础业务规范化指导，积极开展婚姻档案接收进馆工作，保证上年度婚姻档案实体及时进馆，扩大馆藏档案资源；二是在民政局开展档案管理培训，提升档案人员的档案意识和业务水平，促进档案的规范化管理。

2.抓管理，确保数字化副本与纸质档案同步进馆。从2011年开始，南岸区档案馆要求所有进馆档案必须实体与数字化副本同步移交，没有数字化副本的均不办理档案实体交接手续。2014年，制定《档案移交进馆建议文据》与传统的《档案交接文据》配套使用，解决了过去在同步进馆过程中出现的数字档案与实体档案不匹配，数字化质量不合格等问题。目前，2014年以前的婚姻档案实体与数字化副本已全部进馆。

3.抓建设，实现馆藏婚姻档案全部数字化。南岸区档案馆加大馆藏档案信息化力度，从2004年开始分批对馆藏档案进行数字化，原有馆藏婚姻档案已全部数字化，加上2011年开始与实体同步进馆的数字化副本，实现婚姻档案数字化7953卷，80666件，共计1155114页，为异地查档工作的开展做好了资源准备。目前，已对婚姻档案数字化副本进行整理、校验，并导入专门服务器中，通过了馆内测试，确保数据正确性，其案卷目录也已在市档案局备案。

二、强化数字档案馆建设

信息化是当今世界经济社会发展的大趋势，如何利用信息网络技术创新档案服务，更好的满足民众实际需要；如何深化档案利用体系建设，优化档案公共服务效能，也是南岸区档案馆一直思考的问题。这些问题都同时指向一个方向——数字档案馆建设，而这也是我馆近年工作的重点。合理有效地利用财政资金，完成全部婚姻档案数字化工作，并提前配置好硬、软件设备，是此次“异地查档、跨馆服务”工作提前完成的关键所在。

1.完善硬件配置，确保安全无间断运行。2012年，南岸区档案馆投入70余万购买硬软件设备，建设数字档案馆机房；2015年，又投入100余万对数字档案馆设施设备进行优化升级。目前，南岸区档案馆专门配置2台服务器和2台磁盘阵列柜，组成双机双柜作为搭建“异地查档、跨馆服务”的政务外网服务器。婚姻数据分别存入2套磁盘阵列柜中，保证数据有备份；2台服务器同时运行，当主服务器发生故障时，备用服务器自动切换为主服务器，实现不间断服务；同时，配备业务防火墙，保证数据安全。另外，还购置专用空调1台，完善服务器运行条件，保证了服务器24小时运行。

2.升级软件系统，提升档案管理功能。2011年,南岸区档案馆采购“文档一体化系统”作为档案查询专用软件；2015年2月，投入10余万元将其升级为“南岸区数字档案馆”系统，实现通过局域网、政务外网查询的功能；2016年4月再次优化系统，增加了在打印输出的档案原文上自动生成标明档号、档案所在管、查阅管、查阅时间、经办人等附属信息的功能，满足“异地查档、跨馆服务”软件需求。

3.搭建网络平台，优化异地共享服务。2016年4月，通过与南岸区电子政务中心联系，确定异地查档服务器静态IP地址，以供其他档案馆访问所用。5月，根据市局为每个成员单位统一分配的用户名和初始密码在查询系统中为其分别创建分配用户名和初始密码，设置只能查询、打印的权限。

三、强化专业人才建设

人才是第一资源，是开展“异地查档、跨馆服务”工作的保障，专业人才的匮乏是也是南岸区档案馆开展此项工作的短板。为此，南岸区档案馆通过加强人才专业培养、引入社会服务等方式，弥补人才的不足。

1. 培养内部技术人员。区档案馆每年派工作人员参加国家档案局、市档案局、档案学会举办的各类培训，包括岗位培训以及数字化质量控制、档案保管保护等专业培训，提升了馆内人员专业技能，基本能满足数字档案馆日常运维工作。

2. 引入外部社会人才。异地查档工作涉及到信息技术、计算机软件等专业领域，但目前南岸区档案馆的人员结构和技术能力都无法满足要求，于是南岸区档案馆另辟蹊径，采用购买社会服务的方式，与专业的档案服务公司签订协议，负责软件运行维护。同时，定期对服务器中的数据进行维护，确保数据安全，弥补了专业人才欠缺的短板。

3. 提升查询服务质量。通过制定午间查档等便民制度，以及在行政服务中心设立查询点等方式，更好地服务群众，方便群众一站式查档。同时，加强查档人员的日常管理，采用明察暗访等方式，督促其提高服务质量，增强服务意识。

    “异地查档、跨馆服务”是数字档案馆运用互联网思维服务群众的开始，今后，可以借鉴其他地区先进经验，发挥自身优势，积极建设数字档案馆，争取更好地服务群众。