图片，简单说就是通过各种器材制作的画面，是档案特殊载体形式之一；而编纂材料是根据档案、资料等编写的反映事物内容的材料，包括志书、年鉴、其它编研资料等。
    一、图片在编纂材料中的作用。图片在编纂材料中具有重要的作用，它形象、直观地反映编纂材料的内容，给人以直观的信息、美的享受，与文字材料相互作用。如果光有图片，没有必要的文字说明，就不能准确反映事物；而只有文字，没有与之相配的图片，事物就不能生动、形象地反映，也就显得呆板。图文并茂，相互补充，相得益彰，才能准确地揭示事物的客观规律，充分发挥编纂材料的价值。
    二、图片的种类。在编纂材料中插入的图片，按类别分为照片、地图、统计图、手工绘图等；按颜色分有彩色图片、黑白图片等。照片，包括政治、经济、文化、自然、社会等各方面的照片，它具有形象、直观、真实性，能将事物瞬间的发展记录下来，准确地反映事物的内容；同时，具有调节编纂材料的版面和空白作用，美化页面，给人一种心旷神怡的感觉，在编纂材料中，主要插入的图片就是照片。地图，即行政区划图（含交通图、旅游图、地形图等），它能直观地反映一个区域的地貌。统计图，根据编纂材料的内容，绘制的各种形状的图形、表格等，给人一种形象、直观的感觉，如财税数据、工农业生产值统计表等。手工绘图就是根据材料内容，按照一定的比例和要求，手工绘制成的图形。彩色的图片在编纂材料中，一般以专辑形式安排编辑，如志书、年鉴中的新闻图片、各种成就展的图片等；黑白的图片主要是根随正文内容编辑，配合文字材料说明事物的内容特征。
    三、选择图片的要求。编纂材料中插入的图片，在选择时要注意几点要求：一是所选的图片应具有科学性、艺术性、思想性，要有创新、优美、特色的特点；二是在选择图片时，要有一个总的插图规划，所选图片，要与文字内容相符合；三是图片要反映编纂材料的内容，突出主题，层次井然，条理清楚，使读者一看就能明白其所反映的内容；四是插入的图片要有提示，尤其是照片，要说明照片的出处、反映的内容、时间、地点、摄影者或提供者等；五是手工绘图应力求规范，要按照一定比例制作，不能粗制滥造。
    四、插图的原则。编纂材料质量的高低，主要取决于文字材料的内容，但图片也具有不可忽视的影响。在有图片的材料，读者首先是先看图，然后才阅读文字材料。一部好的编纂材料，除了内容丰富、用词准确、语言朴实的文字内容之外，还必须要有以之相配的图片，即通常所说的图文关系。如果在编纂材料中，有好的图片，第一眼就会给人留下深刻的印象。但是，图片插入过多、或插入的图片不能反映事物的内容，这又给编纂材料的好坏带来负面的影响。因此，插入图片时，要把握几个原则，一是要挑选形式精美、内容丰富的图片。二是插入图片要适度，根据不同形式和内容确定图片的数量。例如，以图片为主的材料或章节，就可多插入图片，如画册、志书、年鉴要闻专辑中的图片等；而以文字说明为主的材料，就应少插入图片，不能喧宾夺主。插图的比例，一般大约每3000-5000字左右插入一张图片为宜，即每3-5页中应插入一张与内容相配的图片。三是插入图片时，一般要采用小幅图的形式插入，不能过分放大而挤掉文字的内容。