全宗卷是为全宗建立的档案，是档案的档案，旨在记录和反映某个全宗或相关全宗甚或馆藏室藏所有全宗档案及其管理过程的历史和现状。作为档案馆而言，我们要实现馆藏档案全宗管理全覆盖、构建以全宗为第一层级基本单元的馆藏档案管理体系，其根基底座就是建立完善全宗卷。

国家档案局2012年出台行业标准《全宗卷规范》（DA/T12-2012代替DA/T12-1994）以来，已有十多年时间，对于指导规范全宗卷的建立、整理和动态管理起到了积极作用。但在实际操作过程中，仍有一些问题值得关注、研究和需进一步加以明确。

首先，关于全宗卷文件材料的收集问题。

任何档案的建立完善，材料收集齐全完整是基础的基础、核心的核心。档案整理得再规范再漂亮，如果里面包含的材料七零八落、不齐不全，历史记录断线缺面、不成体系，那也只能是“金玉其外”、徒有其表。

《全宗卷规范》（DA/T12-2012）中关于“全宗卷的内容构成”所罗列的8个类，应该涵盖或囊括我们针对馆藏档案（不论是单个全宗、还是多个全宗甚或是整个馆藏）开展工作所形成的文件材料或相关记录性材料。也就是说，以上相关材料都应归入相应的全宗卷或综合全宗卷。这其中，要把握好四点：

一是只有涉及到本馆馆藏档案的相关文件材料才归入相应全宗卷。例如，中央档案馆的档案展览在某省市档案馆落地展出，那么，围绕此项工作形成的相关文件材料不涉及本馆馆藏档案，就无需纳入全宗卷“档案利用类”进行收集整理。

二是要处理好档案馆自身全宗归档与馆藏全宗卷归档之间的关系。例如，一些涉及到馆藏档案的相关业务工作的请示、报告、批复等，需要纳入档案馆自身全宗的年度归档，同时，也应复制一份归入相应的全宗卷，以力求全宗卷内容能够全面反映全宗或馆藏档案及其管理的历史面貌。

三是要特别注重综合全宗卷文件材料的收集整理。我们务必要意识到，纳入综合全宗卷整理的文件材料不是没有，而是很多。例如有关馆藏档案管理制度，有关馆藏档案开放鉴定、安全检查、抢救修复、统计分析、数字化加工等等，往往都不是涉及单个全宗的事，有的甚至是涉及整个馆藏，相关文件材料就应该“应收尽收”并归入综合全宗卷进行整理。

四是我们档案馆同志自身要有档案意识、全宗意识，要注重形成和收集齐全涉及馆藏档案和全宗管理的相关业务工作文件材料或相关记录性材料，不能“灯下黑”。特别是针对档案数字化前期处理、档案收集进馆、档案销毁、档案搬迁移库倒架等涉及馆藏档案家底管理的所有调整变化情况，都要及时形成相关记录性材料，并及时跟进补充进相应全宗卷中，以确保全宗卷记录全面详实，更好发挥全宗卷作为馆藏档案或全宗管理第一手材料的追踪溯源或“按图索骥”的管理效用。

其二，关于全宗卷的整理问题。

一是关于全宗卷内文件材料编号。我们在实操中可以将全宗卷内文件材料编号即“全宗号一类号一件号”采用刻制加盖类似归档章的方式处置，以使得编号更加明晰、严谨和规范。

二是关于不同类目文件材料按形成时间顺序排列问题。一方面，要求我们对于工作中形成的需要归入全宗卷的文件材料须及时归入全宗卷，以免造成排列顺序上的时间错位。另一方面，我们也不要犯机械主义错误，已经整理到位的全宗卷，没有必要因为后续归入一两件文件材料的时间顺序问题就推倒重新整理。

三是关于材料名称相同、新旧版本不同的问题。例如全宗介绍、档案目录等，在形成时须标注编制时间。这是在前期处理时须认真对待的一个很重要的问题。如果没有标注编制时间，就不知道谁是最新版本，在后续账目管理、核查实体等工作中就会无所适从。针对未标注编制时间这种情况，我们应尽可能从当时的交接文据或移交手续上去查找时间线索。

四是关于盒号的编制问题。在实操中，存在全宗卷的卷盒总流水号与各类目卷盒累增排序之间的矛盾，这是目前《全宗卷规范》（DA/T12-2012）在内容设计上的一个缺漏。解决方案如下：一是在全宗卷卷盒脊背“盒号”栏编定全宗卷卷盒总流水号，当相关类目的卷盒需要增加盒号时，将后续卷盒内的文件材料依序往后挪移，多出卷盒续编总流水号；二是在全宗卷卷盒脊背最下方空白处，用铅笔标注类号及其所辖盒号，例如“2-3”即档案收集类第3盒，以方便查阅利用。当类目卷盒增加、盒内材料挪移变化时，铅笔标注的类号及其所辖盒号应随之调整更新。

五是关于“活全宗”与“死全宗”全宗卷整理方式应有所不同的问题。考虑到“死全宗”档案不再增长、相应的全宗卷材料增加不多不快，在装盒上可以不采取分类装盒的方式，即按照相应整理方法将各类文件材料整理到位后依照1-8类编号顺序装入全宗卷盒即可，一盒装不完就装两盒，在卷盒脊背只编卷盒总流水号，不编类号及其所辖盒号。