国家档案局2000年推出档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），2015年再次发布《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（代替DA/T22-2000），并通知“自2016年6月1日起实施”。经过20多年的推行，全国各级各类机关、团体、企事业单位对现行文书档案的整理基本上均已确立按件整理的模式，并已累积形成海量的按件整理档案。近些年来，各级国家档案馆接收按件整理档案数量不断加大，馆藏按件整理档案数量占比也大幅增长，有的省级档案馆馆藏按件整理档案多达数百万件。

在这个过程中，按件整理档案接收量或馆藏量较大的档案馆，愈来愈感受到按件整理档案给工作带来的巨大压力和负担，有的甚至是难以承受之重或无法逾越的障碍。主要表现有：

一是进馆档案接收入库的清点工作量猛增。按件整理档案的清点相较于按卷整理档案来说，其工作量呈20倍左右的增长。而进馆档案数量清点是各级档案馆必须把好的入口第一关，是无论如何也不能躲闪的责任底线，既不能实施外包，又不能纯粹依托移交单位或整理公司的清点结果，必须由档案馆自己的人一手一脚、亲力亲为、逐件清点。有的档案馆刚刚建成投用新馆，面临长期积压到期应进馆档案大批量进馆的繁重任务，其中按件整理的档案一年内进馆量甚至多达130多万件，按1人1天清点6000件计算，安排5个人全程负责清点工作也需要40多天时间，其工作量之巨大可想而知。

二是档案进馆后的后续管理将面临越来越大的压力。主要面临两种情况：一种情况是，当库房管理人员调岗或离任时如何顺利完成交接清点的问题。假设某库房管理人员管理40万件档案，调岗时须与新接手人员办理交接清点，则需要耗费66天时间，这在实际操作中几乎是不可能达成的事儿。另一种情况是，对馆藏库存定期清点或盘点如何顺利实施到位的问题。假设某馆馆藏按件整理档案400万件（尚不考虑按卷整理的档案），安排5个人全程负责清点，也需要132天时间。按1年250个工作日计，这5个人不干其他事、专搞清点工作也要耗去大半年时间，如此耗时费力，真可谓是难以承受之重。

档案人都知道，国家档案馆的第一功能定位是永久保管档案的基地，而做到馆藏档案数量无差错、无遗漏则应是永久保管档案的前提和基础。这也是档案人践行“为党管档、为国守史、为民服务”政治责任和历史使命的底线要求。但是，如果最起码的入库清点、交接清点、定期清点都很难实施到位，又谈何责任与使命呢？

回想当年推出《归档文件整理规则》的初衷，核心有三：一是按卷整理档案导致涉密件与非涉密件、开放件与控制件组合一起、装订成卷，在提供利用时存在安全隐患；二是组卷装订后不便于提供复印、扫描和实施数字化；三是单件管理可减少检索层次，提高利用效率。如今，在档案数字化条件下，这些问题似乎都已迎刃而解，也就是说，即使是按卷整理的档案，在数字化条件下也能实现点对点的单件提供利用，而且更加高效快捷。既然如此，那么《归档文件整理规则》和档案按件整理模式还有存在的必要吗？档案按卷整理模式又是不是可以全面恢复了呢？还是在按件整理基础上作出新的调整和应对，以摆脱进馆档案和馆藏档案清点上的困境？

对此，粗略提出三个处置方向，供大家思考。

一是《归档文件整理规则》推出时，国家档案局并没有明确废除或禁止档案按卷整理模式，二者应该是并行的，也是可以转换的，鉴于此，在对档案开展整理并同步实施数字化时，是可以采取按卷整理模式的，只需在整理步骤上嵌入数字化环节，即在组卷后、装订前实施数字化，数字化完成后再予装订。但若只是对档案开展整理而不实施数字化，那还是最好采取按件整理模式，以便后期数字化加工处理。

二是适用《归档文件整理规则》进行按件整理的档案，可考虑在数字化完成后再对每盒档案进行固化整理，以便后期档案清点和安全管理。具体办法是：将每一盒内的归档文件附上封面、盒内文件目录以及备考表一并装订成册，然后装入档案盒内；备考表上由立档单位整理人员或者检查人员标注此盒共有多少件文件并签字确认；进馆时以盒为单位进行清点接收，进馆后以盒为保管单位进行管理（包括清点、统计等）。

三是对已完成数字化的按件整理的档案不作再次固化整理，而是直接以盒为单位进行整体透明塑封，进馆时以盒为单位进行清点接收，进馆后以盒为保管单位进行管理（包括清点、统计等）。平时利用原则上只提供档案数字化副本，确须使用档案原件时可拆除塑封，在利用完毕并归盒后再予塑封。

以上只是提出几个大致的处置方向，还有待进一步细化完善和推演论证，也不一定科学可行。但是，档案按件整理衍生问题已然存在并将日趋凸显，长此以往必将给各级国家档案馆的基础管理工作带来沉重负担和安全压力，因此，还望各级档案主管部门予以高度关切和重视，尽快拿出切实可行的解决办法。