为学习欧洲档案馆建设和管理经验，推进市档案馆新馆和中西部地区县级综合档案馆建设项目建设，市档案局首次组团，于2012年3月26日至4月6日，对英、法、德、卢森堡等国的法国国家档案馆和枫丹白露分馆、法国国家图书馆、卢浮宫博物馆、蓬皮杜国际艺术中心、图卢兹市档案馆和图书馆；德国国家档案馆法兰克富分馆、法兰克富市档案馆和图书馆；卢森堡国家档案馆、城市历史博物馆；英国国家档案馆、伦敦大都会档案馆、大英图书馆、大英博物馆，国立维多利亚与艾伯特博物馆、自然历史博物馆等18个馆舍以及英国沃尔瑟姆特区议会组织机构档案工作进行了考察，对欧洲有代表性的档案馆的建设和管理近况有了一定的认识。
‎        一、法国国家档案馆建设和管理近况
‎        该馆是世界上第一个具有近现代意义的综合国家档案馆，馆长由法国档案局长担任，由四个部、六个处和三个分馆组成。四个部分分别是古代档案部（保存1790年以前的档案），近代档案部（保存1790年至二战之前的档案），现代档案部（保存二战以来的档案），科学、文化、技术活动部；六个处分别是历史研究与资料处、照片与缩微胶卷处、信息处、书刊档案及地名处、培训处及出版处；三个分馆分别是海外档案中心、枫丹白露现代档案城和埃斯佩朗缩微胶片保管中心。该馆从1808年起，一直设在巴黎市中心的苏比兹宫内，古老建筑给档案馆营造了凝重的历史感，散发出浓厚的历史文化气息。该馆内部设施完善，地下室库房空气的温湿度都能达到理想标准，且无任何异味；40%的面积用于档案利用，60%的面积用于存放档案，设有展览厅、会议厅、视听室、阅览室、办公室、技术修复室等，每位利用者约有5平方米的利用空间。法国法律规定，2000人以下的小城镇的档案由政府统一保存，法国九十多个省及三万个市镇都设有档案馆，保管地方政府和市民档案。新当选的市长与离任市长要进行档案工作交接、履行签字手续。省档案部门与市档案部门之间没有行政关系，只是业务检查指导和监督关系。省档案馆成立了档案协会，市档案馆馆长是会员，每年交一定费用，协会常开展研讨活动和档案编研工作，出版相关书籍。法国专业档案馆分布在法国的其他一些城市。如职业世界（由法文翻译过来的）的档案，存放在法国北部一个叫巫贝的城市；以前殖民地国家的档案存放在法国东南部靠马赛爱克市。1981年法国增加一个区划叫大区（相当于中国的省），每个大区有大区议会，增设了一些大区档案馆。如图卢兹档案馆就是一个大区档案馆，包括25个城市的档案。法国大学和科研机构设有档案馆，许多以企业、财团、家族及个人名义设立的私人性质的档案馆，馆藏内容丰富，不乏许多珍贵的历史档案。
‎        二、法国图卢兹市档案馆建设和管理近况
‎        该馆成立于1205年，现位于离市中心10公里左右的一个小山坡上，于1996年搬迁至此。总面积5000多平方米，由废弃的水库（城市供水的大型蓄水池）改建而成，分为上下两部分。水库上部分为办公区和公众区，约1500平方米；水库下部分为档案库房区，约3500平方米，安装有自动的报警防火系统。该馆按法国国家规定，每个库房面积不超过200平方米、都安装有防火门，用于隔绝火源，确保一个库房发生火灾以后不会殃及其他库房。水库在改建成档案馆时，保留、利用了原蓄水池建筑构造的一些优势，使整个库房区域在不使用空调系统的情况下，也能较好地控制库房温度。该馆现有馆藏档案分为20多个门类，排架长度约8至8.5公里，5年开展一次档案接收进馆工作，每年平均接收档案长度约250米，现库容量趋于饱和，准备择址再建新馆。该馆现有工作人员34人，负责对各方面材料的收集、分类、整理、保管、提供利用、处理公共关系等。现任档案馆馆长波尔德是法国档案界著名专家学者，58岁，原为法国国家档案馆的部门负责人，档案工作经验丰富，是本人提出申请（书面陈述自己适合馆长一职的理由和愿望），交中央委员会和大区议会讨论，再通过评议委员会考核合格后任命的。该馆对辖区内政府机关、社会机构的档案工作履行监督检查指导的职责，对发现档案工作存在问题的单位，可以要求整改，或以报告形式直接向国家档案馆、中央政府等上级机构进行反映；对到期未能移交档案的单位可与其商量确定移交时间；档案免费向公众提供查阅咨询服务；档案工作经费主要由市财政拨款；档案的数字化加工实行外包。该馆在档案利用、编研方面颇具特色。每年都举办一次与图卢兹城市文化历史有关的专题展览，来反映图卢兹两千年来的城市发展变化；出版档案刊物和书籍、并利用保存的各种海报、版画、明信片、微缩胶片、光盘、DVD等视听资料，制作动画片和电影短片。该馆“城市规划历史”数据库详细记载了主城辖区7000多幢房屋的位置、外貌、建筑时间、设计师、维修情况、所用建材等内容，利用所保存的古老的地图和土地册、建筑许可证、老照片、明信片，采用多媒体技术逐步还原几百年前的城市原貌，对城市的主要建筑按一定的比例做成模型,这些都免费向公众提供使用，让市民了解居住环境的变迁，城市的演变，为政府部门对城市规划建设、古建筑的保护、城市的管理和发展提供可靠依据，此项工作在全世界都较为先进。
‎        三、英国国家档案馆建设和管理近况
‎        该馆位于克拉肯威尔北安普顿路40号，是一座红白相间的5层楼建筑，整体呈U字形，档案馆建筑占地13英亩，原档案馆大楼开放于1977年，总面积3.3万平方米，扩建后的新建筑开放于1995年，总面积3.2万平方米。档案馆建筑包括仓库2.87万平方米、办公区8602平方米、地下室和公共区2.08万平方米、特别存储区及实验室7038平方米。公共阅览室、商店、餐厅位于建筑中，各种会议设施都设在扩建后的大楼中。两部分建筑使用彼此分离的空调系统，大楼内的温湿度通过建筑物监视系统来控制，仓库湿度保持在50%左右，温度为摄氏16度。该馆参加了英国政府预警系统，预防恐怖主义袭击。馆藏档案主要分为17个类别，主要来源于伦敦地方政府、协会、企业、慈善团体、家庭与不动产、医院、教区、犹太人机构的文件夹、照片等。该馆重视公民个人档案的收集，教会要向档案馆移交个人出生、受洗、死亡档案，医院要移交病历档案，学校要移交学籍档案。该馆开展的档案寄存业务很有特色，珍贵档案可长期寄存在档案馆，双方签订协议，存期不受限制，并且不收取任何费用，但如果要取走，则要收取相应的保管费。这种做法最大限度地实现了档案资源共享，也积极促成寄存者向档案馆捐赠档案。该馆在技术保护方面很有特色，档案修复部像个大车间，补洞机、压平机、压膜机等设备一应俱全。在库房管理方面，装具既有铁制的档案架，也有高密度板制作的档案柜，量体裁衣、各按所需，非常实用。一些超大不易卷放的如地图、图纸等就直接平放在档案柜中，避免长期折叠导致档案的破损。该馆制作了纸质装具的专用设备，档案盒一律采用无酸材质，根据需要设计不同规格，可以方便地打开，多数档案平放在盒内，防止纸张变形。该馆的档案数字化主要分为市政府、社团档案，寄存档案，馆藏档案。数字化的档案多以文本形式为主，还有声像档案。目前正在对现有缩微胶片进行数字化，建成了一个包括7.7千万人信息的个人档案数据库，最近已实现该数据库的目录上网，两年后将实现个人档案数据在线利用。利用大厅有多台缩微阅读机和计算机，各种书签、明信片、宣传品免费提供给利用者。利用档案既有收费项目，也有免费项目，利用者直接来馆查阅免费，利用网络远程查档，或委托档案馆查阅、复制的则适当收取一定费用。查阅档案原件的利用者要进行身份注册，该馆为利用者建立了查档信息卡，有效期为三年，主要是为了掌握利用情况，保证档案的安全。利用部门每两年进行一次档案利用调研，有100多个机构协助调查工作，通过信件、电话和邮件反馈信息。该馆楼道、利用大厅、接待室、办公室随处可见与城市有关的历史照片和宣传品，浓郁的历史厚重感和档案文化气息俯拾皆是。
‎        四、伦敦市档案馆建设和管理近况
‎        该馆是由政府的4个独立机构合并而成，1997年又与伦敦市法团文件部合并，成为现在的伦敦市档案馆，由国家档案局直接监督和指导。该馆于1982年搬迁到现在的地方，由一个印刷厂改建而成，建筑面积15000平方米。馆藏档案资料有10万格架（以每列密集架的格数计算），排架长度达72公里，最早的史料可追溯到1067年。馆藏档案内容不仅有政府的文件，还有很多商业档案，甚至商业电影片。保存有300万张照片、20万张地图资料。该馆有员工112人，还有30名左右志愿者。库房安装有手动密集架18500列，高度5米。库房基本不使用空调机，利用空间高，设置专门的通风口，安装有冬天通热水、夏天通冷水的水管，在装修时采用一些特殊的墙面材料等措施控制温湿度，既环保又节能。在库房内也安装有防火喷淋管道和烟感防火系统，如果发生火灾，可以立即启动喷淋系统，淋湿的档案有专门的公司利用冻干粉进行处理，不会损坏档案。该馆大部分的档案已进行数字化处理，在电脑上可以直接查阅。档案馆每周对公众开放40小时，很多人前来借阅资料，利用率最高的主要是家庭方面的档案。该馆每年接待到馆利用者达3万多人次，网上利用1800万次。档案馆还利用馆藏档案拍摄电影，用多媒体为公众提供服务。
‎        五、所考察地档案馆建设和管理的特点
‎        一是图书馆、博物馆基本都修建在闹市区，高大、宏伟、显眼、张扬，参观学习的人特别多。档案馆一般建在较僻静的地方，多为旧房屋、废弃的厂房或水库改建，简朴、美观、节能、实用。二是档案事业发展起步早，收集的文件资料时间久远；收集的档案资料种类繁多，内容丰富。三是组织机构单一、人员精干，如图卢兹档案馆，馆长只配备一个助手，聘用的都是些熟悉业务的人员。三是责任明确，如图卢兹市新当选的市长在交接工作时，必须与原任市长在交接清单上签字。四是配备的设施设备齐全，如图卢兹档案馆配有制作动漫电影的机器，根据古老的地图册制作一些古老建筑物的动漫电影短片，免费提供给公众观赏。五是免费为公众提供优质服务，只凭有效身份证就可查阅档案。如伦敦市档案馆设置有餐厅、咖啡厅、小卖部、休息室、为残疾人准备有专门的桌椅，在门口还设置有停车场、紧急集合区、紧急疏散区，有专人负责为查档者引导和讲解。利用区域专门设有老年人查阅区，配有眼镜、助听器、笔和纸，为查档者提供了方便、快捷、安全的服务。六是广泛开展交流与合作。档案馆长都是世界档案学会的会员，定期或不定期的开展活动，开展合作项目。七是有经费保障。伦敦市档案馆112名工作人员，每年工作经费400万英镑（相当于4000万人民币），由市财政拨款。
‎        六、启示
‎        （一）档案馆馆舍建设简洁实用，是绿色环保的形象工程。档案馆外观设计简洁、室内装修简朴、设施简易而功能完备实用。馆址位于周边环境比较幽静的地区，多为群落式建筑。馆舍周围风景优美，绿树成荫。英国国家档案馆新馆旁边有座美丽的小公园，有柳树成荫、鸟语花香的池塘，实际也是一个消防水池，有专门的管道与库房相连，以备不测。馆库管理节能环保，伦敦市档案馆对档案馆舍包括公共房间、员工宿舍、传统保护和数字化工作室和档案储存区，制定了一套多管齐下的能源管理措施，馆舍装修利用一些特殊的材料控制温湿度。
‎        （二）档案馆馆区功能分布合理，是以人为本的服务窗口。接待区域占整个建筑面积30——40%，接待室、检索室、阅览室和展览厅等场所充分考虑利用者需要和利益，配备了餐厅、咖啡厅、小卖部等服务设施，配备了紧急避难场所和出口。英国国家档案馆有专为残疾利用者准备的轮椅，伦敦市档案馆的利用服务部门为利用者免费提供纸、笔及相关宣传资料。处处充满人情味，体现对公众的尊重，以人为本、为公众服务的理念贯穿始终。       
‎        （三）档案馆馆藏档案内容丰富，是贴近民生的重要保证。注重对历史的传承，各类档案的收集。伦敦市档案馆查档利用大厅的“上座率”之所以能够达到八成，每年来馆查档利用能够突破3万人次，网上查阅档案1800万人次以上，且75%以上的利用者为普通公民，关键在于档案馆有老百姓感兴趣、能查询、可利用的资料。
‎        （四）档案馆档案文化职能凸显，是教育民众的重要课堂。法国国家档案馆专门设立了中学生教育处，把历史课开设到档案馆，让学生边看档案实物边上历史课，增添学生学习的兴趣。法国图卢兹档案馆利用已发掘和修复的地图册，免费为学生提供学习场地，让学生根据地图册自己动手制作城市模型，增强学生的感性认识。档案馆充分利用馆藏档案，利用开办展览、出版刊物、媒体宣传、上网公布、职业培训等方式，充分凸显档案文化职能，最大限度的发挥档案的教育功能。
‎        （五）档案馆档案人员治学严谨，是爱岗敬业的道德模范。图卢兹市档案馆工作人员工作积极性高，责任心强。该馆考古部只有一人，整天到各地寻找发掘古建筑的信息，然后进行分类整理、归档，尽心竭力的做好工作；该馆介绍情况的各部门业务人员谈起自己从事的工作如数家珍。
‎        七、建议
‎        （一）充分认识自己的优劣势，合理规划、适度超前，打造更加绿色、环保、节能、亲民、实用的档案馆。我国是发展中国家，与欧洲发达国家相比，还有很大差距，中西部档案事业的发展与欧洲发达国家相比至少落后20年以上，经济实力相差很大。因此，我们的档案馆建设要有自己的特色，不能追求豪华、气派，要体现环保、绿色、节能，实用的理念；外观设计简洁、室内装修简朴、设施简易而功能完备实用。要认真论证国家档案局9号令对馆舍建设的影响，确定档案接收的范围，掌握档案的数量，根据档案工作的发展趋势修建库容量合理的新馆，以避免像法国图卢兹市档案馆那样，搬至现址才17年，库容即将饱和，又要择址新建。
‎        （二）充分开发利用馆藏档案资源，为社会和公众提供全方位的服务。注重对各类档案的收集，开放、利用，加强档案资源建设，特别是民生档案，丰富老百姓感兴趣、能查询、可利用的资料内容，将涉及到老百姓利益的民生档案尽量数字化处理，提供网上服务。实现档案馆服务功能的公众化、社会化，简化利用手续、优化利用过程。
‎        （三）注重人员培训，提高业务素质，培养对档案工作的感情，调动和发挥员工的积极性，确保档案队伍的稳定。要每年组织1——2个团组，开展国外的档案体制、机制、业务管理、人员培训等考察，争取与新加坡、香港建立培训基地，加强与台湾的合作等。

重庆市档案局欧洲考察团
‎团  长 市档案局（馆）局（馆）长况由志
‎成  员 市档案局（馆）收集整理处处长何红彦
‎万州区档案局（馆）局（馆）长张光平
‎九龙坡区档案局（馆）局（馆）长张文华（执笔）