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重庆市档案局(馆)关于档案移交进馆及相关业务问题解答
日期:2018年07月18日   单位:重庆市档案局(馆)   作者:   点击:


    

编者按:
    按规定向国家综合档案馆移交档案是机关、企事业单位的法定职责。此项工作关系党和国家档案资源建设,关系党和国家利益安全,关系国家、民族、地区、城市历史文脉的永续传承,非常重要。档案移交进馆及相关业务事项涉及的范围广、时间跨度长、业务规范标准多,在工作推进中难免会遇到不少具体问题。特别是近些年来,随着相关规范性文件的出台,档案移交进馆工作的覆盖面由机关向国有企事业单位拓展,工作内容又新增了进馆档案数字化、进馆档案定密文件解密审查等事项,更增添了档案移交进馆及相关业务的复杂性和难度。为确保此项工作的顺利推进,近年来,我局(馆)相关业务处室对纳入市档案馆进馆范围的单位加强了业务指导服务和督促工作,取得了一定成效。同时,在工作中也发现和收集了不少涉及工作流程和具体业务方面的问题。对其中一些业务规范标准未予明确的问题、新旧规范标准之间衔接不到位的问题、不同规范标准之间冲突矛盾的问题,我局(馆)相关业务处室多次召开业务协调会进行商议,对部分重要问题提交局(馆)长办公会进行研究,于近日正式形成《重庆市档案局(馆)关于档案移交进馆及相关业务问题解答》,现予公布,请纳入市档案馆进馆范围的单位掌握执行。各区县可结合区县实际参照执行。

    一、长期积压的文书档案材料的整理标准如何掌握和执行?
    答:对机关团体、企事业单位长期积压未整理的或整理不规范需要重新整理的文书档案材料,可统一按市档案局2016年印发的《重庆市归档文件整理规则》(渝档发〔2016〕7号文)标准执行,不硬性要求按不同阶段标准执行。机关团体已经按不同阶段标准整理到位的档案经检查合格后可予进馆;应按卷整理的档案,实际以件规范整理的,不要求整改。企事业单位之前按照保管期限永长短混排方式整理的档案须作必要整改后方可进馆。
    二、工资册的归档门类及保管期限如何划分?
    答:机关团体、企事业单位的职工工资册应纳入会计档案作为会计凭证归档;自形成次年起至今未满30年的,其保管期限应按照财会〔2016〕3号、渝档发〔2016〕8号、渝财会〔2016〕33号等新规定要求划定为30年。在养老保险全面实施之前破产企业形成的工资册纳入文书档案归档,保管期限为长期,以便破产企业职工能够长期利用。除工资册外其他会计档案自形成次年起至今未满新规定保管期限的,按新规定重新划定保管期限。
    三、破产企业、临时机构、重大活动档案在移交进馆前进行整理时目录号、全宗号如何处置?
    答:目前我馆在市属破产企业、临时机构、重大活动移交档案形成的全宗汇集中,一个全宗汇集即一个全宗号下面不同破产企业、临时机构、重大活动是通过目录号来区分的(按卷整理的档案卷皮上有“目录号”标识),但按件整理的档案在档案盒和归档章上并无目录号一栏,导致相互很难区分、极易混淆错乱。对此可采取如下方法处理:需移交进馆的按件整理的破产企业、临时机构、重大活动档案可选择加盖有机构(问题)栏的归档章样式,并在机构(问题)栏用汉语拼音字母或阿拉伯数字标注单位或活动名称予以区分。今后,档案门类和数量较多的破产企业可考虑单设全宗号,临时机构、重大活动档案也可考虑纳入主办单位所在全宗进行整理和入库管理。
    四、在会计档案中,财务决算年度报表按年度如何编号?
    答:接收进馆的年度财务决算报表等永久保管的会计档案,2016年前的从形成年度跨年度拉通编号; 2016年后(含2016年)的执行渝档发〔2016〕8号文件,即按年度分别编号,同一年度从“1”开始逐卷编制案卷号;2016年前未整理或整理不规范的,也可按渝档发〔2016〕8号文件执行。
    五、个别归档文件的附件量太多或者太厚不易装订、装盒后该怎么办?
    答:一份归档文件附件量太多或者太厚不易装订、装盒的,附件可各为一件,按附件顺序排列编号,归档文件目录中附件题名按照“ 【正文标题】附件:【附件标题】”的格式拟写,文号、责任者、日期、密级填写要求同正文,档号、页数据实填写。
    六、高校档案的整理有自己的行业规范,其进馆工作该如何操作?
    答:高校档案按照《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令第27号)、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类整理,在接收高校档案进馆时,重点接收各类档案中保管期限为永久、长期的档案,短期和定期的档案由其自行保管;对《重庆市档案馆收集档案范围细则》中罗列的除文书档案外的高校教学档案、会计档案、音像档案、实物档案,在开展进馆工作时根据其整理情形和价值程度进行个案处置;另外,根据国家档案局9号令规定,对于之前纳入进馆范围,但目前已经设立或正在设立档案馆的高校,可以考虑不移交或暂缓移交档案。
    七、部分企事业单位文书档案保管期限混排,该如何进行整理进馆?
    答:对于《重庆市档案局关于印发〈重庆市归档文件整理规则〉的通知》(渝档发〔2016〕7号)出台之前,企事业单位文书档案按卷整理、保管期限永长短(或定期)混排拉通编号的情况,虽然当时此种整理方法并不为错,但依据有关档案法律法规和规范性文件对进馆档案的明确要求,应尽可能避免保存价值不高的短期或定期档案进馆,在未数字化的情况下,应明确要求该单位将应进馆的永久或长期保管的档案从永长短(或定期)混排的状态中分离出来并予整理编目。对个别单位已经数字化的保管期限混排整理的档案,考虑到数字化成本等实际情况,经审查后可予进馆。对于企事业单位2016年以后的文书档案,应明确要求按照《重庆市归档文件整理规则》(以渝档发〔2016〕7号文印发)进行规范化整理。
    八、按件整理的文书档案编页的几种特殊情况如何处理?
    答: (一)按件整理文书档案的编页方法应遵从《重庆市归档文件整理规则》(以渝档发〔2016〕7号文印发)及其解读。(二)对于同一题名或同一内容、因体量较大而印制成两册以上的文件材料或书册,可作为一件处理,在录入文件条目时可只录一条,但必须统一编页。(三)对于个别归档文件第一页无位置加盖归档章的,应在第一页前面增加一空白页盖归档章,并对加盖归档章的页面进行编页。(四)对于渝档发〔2016〕7号文出台以前按件整理、未予编注页号的文书档案,已经完成或已经启动数字化的,在实体档案上可不再编页;未开始数字化的,在进行数字化前处理时,应按照渝档发〔2016〕7号文及其解读的要求进行编页。
    九、企业文书档案门类代码如何标识和认定?
    答:按照渝档发〔2016〕7号文的要求,机关单位文书档案门类代码用“WS”标识,企业单位文书档案的档案门类代码用“GL”标识或用“DQ”(党群)、“XZ”(行政)、“JY”(经营)、“SC”(生产)标识,不是用“WS”标识。对于渝档发〔2016〕7号文出台以前的企业文书档案门类代码用“WS”标识的,也予认可。
    十、待移交进馆的按件整理的文书档案归档章中未填全宗号如何处理?
    答:待移交进馆的按件整理的文书档案归档章中未填全宗号的,不论是否已经数字化,均应在实体档案上补填全宗号,以确保归档章要素齐全。如果未填全宗号但已经完成了数字化的,只需在实体档案上补填全宗号,之后不需重新进行数字化扫描,之前已形成的数字化副本可予接收进馆。
    十一、企业各类财务报表如何归档?
    答:鉴于国家档案局10号令关于企业文书档案归档范围与国家档案局、财政部《会计档案管理办法》关于企业会计档案范围存在重叠交叉情况,对于企业年度决算报表、固定资产投资报表、基本建设决算报表、工会医疗报表、预算外资金报表、社会保障经费决算报表等各类报表,根据企业自身归档制度要求和已经形成的整理状态,纳入文书档案或会计档案进行整理均予认可;其中,基本建设决算报表也可归入企业档案建有的“基本建设类”。以上报表中,企业年度决算报表保管期限有明确规定,为永久;其他专项报表保管期限无明确规定,为稳妥起见,至少划定为30年以上。
    十二、单位财务预算报告如何归档?
    答:按照国家档案局8号令、10号令和《重庆市档案局重庆市财政局关于印发〈重庆市会计档案整理规则〉的通知》(渝档发〔2016〕8号)的要求,国家机关、企事业单位的财务预算报告均应纳入文书档案归档整理。机关财务预算报告保管期限为30年,企事业单位财务预算报告保管期限为永久。
    十三、个别单位组织机构较多,在新的归档章中“机构(问题)”代码如何编制?
    答:对于个别单位整理文书档案或其他相关业务档案时因组织机构较多导致新归档章中“机构(问题)”栏填写字母代码不易区分的问题(如社会组织登记档案),建议在实体档案的装具盒、归档章“机构(问题)”栏上直接填写数字代码(可按实际位数填写),但在编制目录和数字化录入时须用四位数字代码在档号结构中表示;在档案移交进馆时一并提交组织机构名称与数字代码对应表并在整理说明中加以详细说明。
    十四、市人大系统形成的有多时段的立法审议文件材料如何进行归档整理?
    答:对于市人大系统形成的有多时段的立法审议文件材料,各阶段材料可以各自归为一件,审议结论排在最前面,一审、二审等依次排序。跨年度立法审议材料全部纳入审议结论年归档整理。
    十五、电子文件生成与归档应注意哪些问题?
    答:相关单位要进一步完善公文办公系统的电子文件归档功能,进一步明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等具体内容。对于目前办公系统没有涵盖电子公文归档功能的单位,建议后期软件开发中把电子档案归档管理功能一并纳入公文处理系统开发,真正实现文档一体化管理;同时把电子签章和电子公文红头文件生成技术应用到公文处理系统中,以保持电子公文格式的完整性,也便于以后电子档案的完整移交进馆。目前有单位公文处理单的电子签批采用“E人E本”手写办公系统的“原笔迹数字书写技术”,是安全可靠的,可以认定与传统纸质签批具有同等的效力。
    十六、纳入进馆范围单位的下属单位档案可否接收进馆?
    答:对于纳入市档案馆进馆范围的市级机关、企事业单位的下属单位档案,按照相关规定可予接收进馆,由市档案馆给予单独的全宗号;对于已撤销的下属单位档案移交进馆,若档案门类单一、档案数量较少,可以不另设全宗,纳入上级单位全宗进行整理和入库管理。
    十七、市级机关、企事业单位直管的分支机构档案如何实施移交进馆?
    答:对于市级机关、企事业单位直管的分支机构(如分局、分中心、分公司等),符合立档单位条件的应单设全宗,之前已向所在区县档案馆移交档案的原则上仍由所在区县档案馆负责接收;之前未向所在区县档案馆移交档案的,经商其上级单位,可向市档案馆移交。
    十八、按照《重庆市归档文件整理规则》(渝档发﹝2016﹞7号文)进行归档文件整理时,对归档文件目录中的“密级”项如何填写或录入?
    答:按照《重庆市归档文件整理规则》(渝档发﹝2016﹞7号文)进行归档文件整理时,对归档文件目录中的“密级”项应按照《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》中归档文件目录数据交换格式的要求,填写或录入“公开”、“限制”、“秘密”、“机密”和“绝密”,带保密期限的据实录入。具体操作办法如下:1.文件明确标注有密级、公开的,据实填写或录入;2.文件明确标注有“内部文件”或印发阅知范围的(如“此件发至县团级”),填写或录入“限制”;3.未明确标注有密级、“内部文件”、印发阅知范围的中央、市委红头文件,也应按内部文件管理,填写或录入“限制”;4.其他文件材料由立档单位审查文件材料内容予以划分“公开”或“限制”;5.对于之前已按《重庆市归档文件整理规则》(渝档发﹝2016﹞7号文)整理到位或已经完成数字化的待移交进馆档案,若未按上述办法填写或录入“密级”项的,应尽可能予以弥补和完善。
    十九、档案数字化前应特别注意哪些问题?
    答:特别要注意把实体档案整理规范后再进行数字化。其中,要重点检查档案整理结构体系是否完善、档号结构体系是否科学唯一、归档章填写要素是否齐全规范、档案实体页号是否编写准确等,要确保进馆档案与馆藏档案结构体系和档号序列衔接一致,确保进馆档案数字化格式标准与馆藏档案数字化系统能实现对接共享。现阶段整理文书档案应执行《重庆市归档文件整理规则》(渝档发〔2016〕7号文),按要求进行规范整理并标注齐全相关要素和项目,以确保进馆档案数字化格式标准符合《重庆市纸质档案数字化实施细则》(渝档发〔2018〕5号文)和《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》(渝档发〔2018〕6号文)的要求。
    二十、进馆档案移交前怎样进行质量检查?
    答:在进馆档案整理和数字化完成后启动档案接收进馆工作。在档案正式接收进馆之前,由市档案局(馆)档案收集整理处组织人员对进馆实体档案整理情况及相关要件材料进行检查确认,同时协调信息技术处安排相关技术人员对进馆档案数字化情况进行检查确认。经检查确认后或对经检查发现的问题进行整改落实后,由档案收集整理处负责接收进馆实体档案,由信息技术处负责接收进馆档案数字化副本。实体档案的接收与其数字化副本的接收原则上应同步进行。
    二十一、在进馆档案接收入库的流程中需要移交单位配合做好哪些工作?
    答:为便于进馆档案接收入库工作流程的安全监管,移交单位在档案启运进馆前,要组织人力对进馆档案进行全面清点和账实核对,再采用统一规格的纸箱进行装箱并密封、贴签(标签包含单位名称、档案门类、箱号、所属年度、起止卷号或件号等要素),然后安全搬运至市档案馆暂存库房。运到之后,由市档案馆按照工作流程,完成初步清点核对、消毒杀虫、正式清点入库等工作环节;在初步清点核对后,由档案收集整理处向移交单位出具临时收据,在正式清点入库后由市档案馆(档案收集整理处具体承办)与移交单位办理正式的进馆档案交接文据;在进馆档案清点过程中若发现相关问题,由档案收集整理处及时联系移交单位予以妥善处理。

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