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《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》解读
日期:2018年04月27日   单位:信息技术处   作者:   点击:


    

    为促进我市档案数字化副本移交与接收工作的顺利开展、规范运行,通过调查研究、明确定位、搭建框架、组织起草、征求意见、修改完善等环节,重庆市档案局(馆)制定了《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》(以下简称《办法》),2018年6月1日起施行。为便于相关单位广泛知晓《办法》内容,使《办法》能够更好地得到理解和执行,现对《办法》进行解读如下。
    一、《办法》制定的背景及主要精神
    (一)背景
    《办法》制定缘起以下两点:
    1.进一步贯彻实施两办文件精神
    根据中共重庆市委办公厅重庆市人民政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》第六条:加快推进档案信息化建设。把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、物力、财力上统筹安排,加快推进档案存储数字化和利用网络化,确保档案信息化与全市信息化建设同步发展。各档案馆(室)要加快传统载体档案数字化进度,并及时以数字化档案代替原件提供利用。纳入档案馆档案接收范围的各单位,要确保到期进馆档案全部数字化,在向档案馆移交档案时实现实体档案和数字档案、电子档案的同步移交。
    《重庆市档案收集管理办法》(渝府办发〔2016〕76号)第十八条规定各立档单位在移交档案时,应当同时移交与传统纸质载体档案相对应的档案数字化副本。
    2.规范档案数字化副本格式需要
    依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局10号令)、《重庆市档案收集管理办法》(渝府办发〔2016〕76号)文件精神,重庆市档案局(馆)相关处室进行了前期调研,尚有大量档案未接收进各级国家综合档案馆。为了达到到期进馆档案全部数字化的要求,加强档案数字化副本的规范管理,避免进馆单位档案数字化副本标准不一,格式各异,不便于电子数据的管理和运用,制定档案数字化副本移交与接收办法就变得非常必要。
    (二)主要精神
    自2018年6月1日起,列入重庆市各级国家综合档案馆接收范围内的单位,在向同级国家综合档案馆移交纸质、照片、录音、录像等传统载体档案时,同时移交的数字化副本应满足本《办法》要求。
    二、《办法》的主要内容
    《办法》正文共计十四条。前五条明确了制定《办法》的目的和依据、对档案数字化副本的名词解释、《办法》的适用范围及档案行政管理机关和档案数字化副本交接双方的职责。第六条至第十二条明确了交接的档案数字化副本的具体形式、档案数字化副本的交接流程、交接双方的责任划分和对档案数字化副本的保管。第十三条法则,第十四条明确了《办法》的实施时间。
    《办法》还有6个附件,分别为:《移交档案数字化副本满足条件及要求》(附件1)、《接收档案数字化副本检查内容及要求》(附件2)、《档案目录数据交换格式》(附件3)、《档案数字化副本载体标注内容》(附件4)、《档案数字化副本的存储结构》(附件5)、《档案数字化副本移交接收清单》(附件6)。
    三、《办法》执行中应注意的问题
    (一)《办法》的适用范围是什么
    本办法适用于重庆市各级国家综合档案馆(简称档案馆)以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企业、事业单位和其他组织(简称移交单位),以离线形式移交档案数字化副本。
    第一,《办法》适用于重庆市各级国家综合档案馆。
    第二,《办法》适用于依法向重庆市各级国家综合档案馆移交档案的机关、团体、企业、事业单位和其他组织。
    第三,《办法》适用于通过离线形式移交档案数字化副本。由于目前大部门单位还不具备支持通过在线方式移交档案数字化副本的相关条件以及对数据安全保密的要求,因此暂时仅支持通过离线形式移交档案数字化副本。
    (二)何时移交档案数字化副本
    《办法》规定,档案数字化副本的移交与接收应和相应传统载体档案的移交与接收同步进行。即,移交传统载体(纸质、照片、录音、录像等)至档案进馆时,才同步移交相应档案数字化副本。
    (三)移交单位需要做什么
    移交单位在开展档案数字化工作前,档案整理应符合我市相关标准规范方可进行档案数字化工作。因此,各移交单位在开展档案数字化工作前应和档案馆进行充分交流沟通。个别尚未开展档案数字化工作的单位在确保档案原件及数据安全的情况下要抓紧时间开展档案数字化工作。档案数字化工作结束后,立档单位需组织项目验收,对不符合要求的数字化成果及时进行整改。
    移交单位应按照《办法》要求认真准备档案数字化副本,确保顺利向各档案馆移交。移交单位在移交实体档案的同时,需按照以下流程向档案馆移交档案数字化副本:
    1、整理:按照档号整理待移交的档案数字化副本。
    2、迁移:将待移交的档案数字化副本按照规定的存储结构迁移到移交介质上,如果文件格式不符合规定则应转换为规定格式。
    3、检验:检验待移交的档案数字化副本,确保数据真实、完整、可靠、安全。
    4、送交:移交传统载体至档案馆时,同时送交档案数字化副本并办理交接手续。
    (四)移交内容及存储结构要求
    移交单位向档案馆移交的档案数字化副本应包括目录数据和原文图像数据,其主要技术指标应符合我市相关标准规范,具体要求如下: 
    1、目录数据
    组卷的纸质档案的数字化副本应移交案卷级目录和卷内文件级目录,以件为单位整理的纸质档案的数字化副本应移交文件级目录。目录必选的著录项目应齐全;著录内容应完整、准确、规范;目录数据文件格式应为XML、MDB 或ACCDB。
    2、原文图像数据
    纸质档案数字化原文图像数据应存储为TIFF或JPEG格式,同时以件为单位转换成一个PDF文件,条件允许的可以采用双层PDF格式;照片档案数字化原文图像数据应存储为JPEG格式,同时转换一套PDF格式;数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的未经编辑的原始图像文件,应以JPEG格式保存;重要或珍贵的数码录音档案数字化数据以WAV格式保存,其他的以MP3格式保存;录像档案数字化数据应存储为MPEG或AVI格式。
    原文图像存储时按档号分级建案卷级文件夹、文件级文件夹。如按卷整理的档案文件夹存储结构为:全宗号(4位)\目录号(4位)\案卷号(5位)\卷内件首页号(3位)\页号(3位),如位数不足,前面补零。同一案卷(或册、盘)档案的原文图像不能跨介质存储,也就是对同一案卷(或册、盘)档案的数字化原文来说,要么全存储在A介质上,要么全存储到B介质上,而不能在A介质上存储一部分,又在B介质上存储一部分,这主要是为了确保数字化原文的相对集中存储,维护档案的完整性。
    (五)应采用什么移交介质及有何要求
    移交档案数字化副本时应采用移动硬盘或一次写光盘作为移交介质,且一个单位在单次移交时应统一采用一种介质,不能混用。
    若采用移动硬盘,则应采用质量可靠且容量适合的移动硬盘,以确保移动硬盘的数量尽可能少。比如,一个单位要移交450G的档案数字化副本,那么就可以用1个容量为500G的移动硬盘,而尽量不要用5个容量为100G的移动硬盘。
    若采用一次写光盘,则有关技术指标应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)的要求,不同类别(纸质、照片、录音、录像)档案的数字化副本不能存储在同一张光盘上。
    移交介质应具有相应的装具,且在装具上粘贴标签,若釆用光盘,则还应在光盘上使用软性标签笔写上介质编号。
    (六)各级国家综合档案馆做什么
    在接收档案数字化副本时,各级国家综合档案馆要对移交单位的档案数字化副本进行检查,以确保档案数字化副本符合要求。检查内容包括对档案数字化副本的数量进行清点、对档案数字化副本的存储介质、目录数据和原文图像数据的质量进行检验等,检查合格的,方可办理相关交接手续。具体要求如下:
    1、存储介质
    检查内容为:介质装具上是否粘贴有完整准确的标签;若采用光盘,应检查光盘上是否标注有介质编号;是否有病毒;是否可读。
    存储介质应进行100%全部检查,合格率达到100%才算合格。
    2、目录数据
    检查内容为:著录级次设置是否符合要求;著录项目是否齐全;著录内容是否完整、准确、规范;文件格式是否符合要求;是否与传统载体档案一一对应;是否与数字化原文图像数据一一对应。
    此项目采用抽检的方式进行,抽检率不低于5%,抽检合格率应到达100%。
    3、原文图像数据
    检查内容为:文件存储格式是否符合要求;文件命名是否符合要求;原文图像数据质量是否符合要求;是否与传统载体档案一一对应;是否与目录数据一一对应。
    此项目按全宗、目录随机抽检,抽检率不低于5%。文件存储格式、文件命名、与目录数据一一对应和与传统载体档案一一对应的合格率应达到100%;原文图像数据质量的合格率应达到95%以上(含95%)。
    (六)关于咨询途径
    可通过重庆档案信息网查阅《办法》内容,也可致电重庆市档案局(馆)信息技术处处咨询(咨询电话:023—65316792)。
    以上内容即为《办法》的关键,理解了以上内容,就能准确、全面地把握和执行《办法》。列入全市各级国家综合档案馆接收范围的单位要充分认识档案数字化副本移交进馆的意义和作用,进一步认真学习贯彻《办法》,按照《办法》的具体要求积极准备档案数字化副本,确保能够按期、保质完成档案数字化副本的移交任务。

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