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《会计档案管理办法》解读
日期:2018年02月02日   单位:中国档案咨询网   作者:   点击:


    

第一章总则

第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。

    【解读】本条阐述了《会计档案管理办法》【以下简称新《管理办法》,原《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)简称原《管理办法》】制定的目的和依据。

    1.制定新《管理办法》的目的

    档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。2014年中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出,“各级党政机关、企事业位(包括境外派出机构)、社会组织,要根据工作实际需要,加强档案管理工作,做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作,集中收集保管本单位各类档案并提供利用、开展档案数字化档案编研、档案业务交流、人员培训等,按规定向同级国家档案馆移交档案”。

    会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物,其内容直接反映各单位所有经济活动及财务收支,反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况,以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况,同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。与一般档案相比,会计档案特殊的内容和专门的方法决定了其具有较强的专业性,因此,需要专门的制度予以规范,加强管理,有效保护和利用会计档案。

    2.制定新《管理办法》的法律依据

    新《管理办法》制定的主要法律依据是《中华人民共和国会计法》(1985121日第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过,19931229日第八届全国人民代表大会常务委员会第五次会议修正,19991031日第九届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议修订,以下简称《会计法》)和《中华人民共和国档案法》(198795日六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,根据199675日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改(中华人民共和国档案法)的决定》修正,以下简称《档案法》)。

《会汁法》第二十三条规定“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案,妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定”。

《档案法》第二条规定“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。第三条规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。第四条规定“各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。

 

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

    【解读】本条明确了新《管理办法》的适用范围。

    我国的各类国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织应当依据本办法的规定开展会计档案工作。

    国家机关是指行使国家权力、管理国家事务的机关,包括国家权力机关、国家行政机关、审判机关、检察机关、军事机关等。

社会团体是指中国公民自愿组成,为实现会员共同意愿,按照其章程开展活动的非营利性社会组织。

    企业是指在中华人民共和国境内依法设立的,以盈利为目的,运用各种生产要素(土地、劳动力、资本、技术和企业家才能等),向市场提供商品或服务,实行自主经营、自负盈亏、独立核算的具有法人资格的营利性经济组织。按投资人的出资方式和责任形式不同,企业可以分为公司制企业、合伙制结构不同,企业可以分为全民所有制企业、集体所有制企业、混合所有制企业和民营企业。事业单位是指国家为了社会公益目的,由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的,从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。

其他组织是指合法成立、有一定的组织机构和财产,但又不具备法人资格的组织。

    驻外机构和境内单位在境外设立企业、机构的,其会计档案管理应优先遵守驻在国家(或地区)的有关法律及行业监管部门的有关规定。在不违反驻在国家(或地区)相关法律及规定的前提下,还应当按照本办法及国家有关规定进行管理。驻外机构在某些紧急情况下,可以对会计档案进行特殊处理。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

    【解读】本条阐述了会计档案的定义。

    对会计档案定义的理解需要注意以下几点。

    1.会计档案是由会计资料有条件地转化而来。

    这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料,来源包括单位从外部获得的和单位在核算过程中产生的,形式包括纸质和电子两种形式。会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态。首先,会计档案是办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经完成,如会计凭证已经正式生成等,而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料,不属于会计档案。其次,会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料,但不是所有的会计资料都要作为会计档案,如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿,由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证上,所以,试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。最后,会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的,而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。

    2.会计档案既可以是外部接收取得的会计资料,也可以是内部直接形成的各种形式的会计资料。

    外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料,主要是外部取得的各类原始凭证,如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作,符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料,主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿,月度、季度、半年度、年度财务会计报告等,以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据,如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。

    3.电子会计档案属于会计档案。

    电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此,电子会计档案具有如下特征:第一,电子会计档案的来源是计算机等电子设备,即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息;第二,电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的;第三,电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施上,也可以存储在第三方提供的云存储空间中。

    【案例】 关于对会计档案的理解

    某企业由于档案库房已满等原因,其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此,企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出,这些会计资料没有归档到档案部门,严格意义上还不属于会计档案,而仍属于会计资料,可以不执行会计档案管理的相关规定。

    显然,该企业财务部主任李某的说法是错误的。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。因此,只要满足以上条件,即使这些会计资料没有归档移交给档案部门,也属于会计档案的范畴,也需要按照《会计档案管理办法》的要求进行管理。

 第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。

    县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

    【解读】本条明确了会计档案的行政主管部门和管理权限。

    会计档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。财政部和国家档案局是全国会计档案工作的行政主管部门,对全国会计档案工作进行统一领导;各地会计档案工作的监督和指导由其所在地的地方人民政府财政部门和档案行政管理部门具体负责。这样,既可以防止会计档案工作政出多门、无人负责,又可以防止会计档案多头管理、分散流失。

    第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

    单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

    【解读】本条规定了会计档案工作的制度要求、管理目标以及组织方式。

    1.会计档案工作的制度要求

    各单位应当根据国家有关档案工作的统一规定和行业标准,同时结合本单位实际情况,制定并完善本单位会计档案管理制度。会计档案管理制度一般应包含会计档案收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等方面,实施电子会计档案管理的单位,还应对纸质会计档案和电子会计档案分别制定管理制度,并应建立健全数据防篡改机制、数据备份机制以及信息系统安全运营的相关控制制度,以确保电子会计档案的安全、完整,切实防范因管理不善或信息系统失效而导致电子会计档案发生篡改、错乱、泄漏、损毁、流失、灭失等风险。

    2.会计档案工作的管理目标

    会计档案管理要保证会计档案的真实、完整、安全、可用。其中:真实,是指会计档案的内容应与形成时的原始状态保持一致,未发生被篡改或者误用的情形,能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符;完整,是指会计档案的内容能够准确、完整地表达其所反映的经济业务事项,会计档案的信息齐全,没有破坏、变异或丢失,且可以被检索、呈现和理解;安全,是指会计档案应保存至安全可靠的环境之中,切实做好防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等档案保护工作,防止会计档案被篡改、泄露、损毁、流失、灭失;可用,是指会计档案可以被查阅、所载信息可以被利用。

    3.会计档案工作的组织方式

    各单位应根据本单位生产经营的规模和管理要求,设立相应的档案管理机构或者配备相应的档案工作人员。单位的档案管理机构不一定是专门的机构或部门,也可由单位的综合部门承担;对于规模较小、业务简单的单位,可以仅配备兼职的档案工作人员,或者委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。代为管理档案的机构档案人员、档案业务流程、保管档案的库房以及设施设备等也应当满足档案管理的相关要求。

    4.纸质会计档案的管理要求

    纸质会计档案应当装订成册并整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,并将各卷按顺序编号。如会计凭证,要按全年顺序统一编号,卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。纸质会计档案的保存应保持干净、整洁,并具备防高温、防潮湿、防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。

    5.电子会计档案的管理要求

    单位财务部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子会计档案向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上,电子会计档案的归档范围应同时包括相应的背景信息和元数据。电子会计档案应定期进行物理归档,把带有归档标识的电子会计档案集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。推荐采用的脱机载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。存储电子会计档案的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限等,归档后的电子会计档案的载体应设置成禁止写操作的状态。特殊格式的电子会计档案,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。对于仅采用电子形式保存的记账凭证,应与其对应的原始凭证建立索引关系,并能够相互索引反映。

 第二章 会计资料的归档范围

    第六条 下列会计资料应当进行归档:

    (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

    (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

    (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

    (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

    【解读】本条用列举的方式明确了会计资料的归档范围。

    我国《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”。本条所指归档是将具有保存价值且办理完毕的会计资料,经过收集、鉴定、整理后形成档案交档案部门保存并提供利用的过程,旨在维护单位会计档案的真实完整和长期可用。其中,电子会计资料归档,是指将办理完毕具有保存价值的电子会计资料及其元数据,经系统整理后,向档案部门或档案工作人员移交等的过程。办理完毕,是指达到对会计资料所含内容不允许再做修改的状态。如在实际工作中,会计人员在会计核算软件中完成了凭证编制和复核确认操作后,核算软件不允许再对该笔凭证进行任何修改,此时该记账凭证可视为办理完毕,即使凭证内容有错误需要更正,也不能对该凭证进行重新编辑或修改,而需要编制新的调整凭证以纠正错误。

    新《管理办法》规定的应纳入归档范围的会计资料具体包括:

    1.会计凭证

    会计凭证,是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明,是登记账簿的依据。按会计凭证填制的程序和用途不同,可以分为原始凭证和记账凭证两类。

    原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据,原始凭证按其来源的不同,可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证是由本单位内部经办业务的部门或个人,在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证,例如单位人力资源管理部门编制的员工工资发放表、单位资产采购审批文件、企业利润分配方案等。自制原始凭证可以嵌入单位信息系统,由员工直接在线填写电子表格或文档,形成电子形式的自制原始凭证。外来原始凭证是经济业务事项发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,如购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、对外单位支付款项时取得的凭据、职工出差取得的飞机票、车船票等。外来原始凭证也包括通过本单位信息系统与外部单位信息系统互联的方式获取的电子形式的外来原始凭证。

    记账凭证是根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证,它是登记账簿的直接依据。这里需要说明两点:一是有些记账凭证形成时无须会计人员审核原始凭证。随着ERP系统在企业中的应用,业务财务一体化模式得以推进,更多的原始数据由业务前端录入业务系统,并完成系统自动或人工审核程序,再经电子设备传输至财务系统转化为会计信息,传输过程安全可靠,会计人员无须审核原始凭证即可由会计核算软件自动生成记账凭证。二是在会计信息化环境下,对于信息系统自动生成,且具有明晰审核规则的会计凭证,可以将审核规则嵌入会计软件,由计算机自动审核;未经自动审核的会计凭证,应当先经人工审核再进行后续处理。

    2.会计账簿

    会计账簿,是指由一定格式账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。账簿按其用途不同,可分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

    按照总分类科目分类登记经济业务事项的是总分类账簿,简称总账。按照明细分类科目分类登记经济业务事项的是明细分类账簿,简称明细账。明细分类账是对总分类账的补充和具体化,并受总分类账的控制和统驭。

    日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。设置日记账的目的是为了将经济业务按时间顺序清晰详细地反映在账簿记录中。如库存现金日记账、银行存款日记账。

    固定资产卡片是指登记固定资产各种资料的卡片,是固定资产进行明细分类核算的一种账簿形式。固定资产卡片是每一项固定资产的全部档案记录,即固定资产从进入单位开始到退出单位的整个生命周期所发生的全部情况,都要在固定资产卡片上予以记载。

    其他辅助性账簿也称备查簿,是对某些明细账和日记账等主要账簿中不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。它可以作为某些经济业务内容的必要参考资料。辅助性账簿的设置可由各单位根据自身实际管理的需要而定,没有固定格式。

    需要指出的是,随着会计信息化的快速发展,会计核算自动化程度和效率大大提高,记账、结账等核算工作更加方便、高效,甚至能够做到实时结算,使得一些明细账可以完全取代日记账原有的功能。如果重复登记日记账,将造成不必要的浪费。考虑到上述实际情况,各单位如果某一类会计账簿可以由其他类型会计账簿完全代替,则无须重复设置。其中,完全代替是指可以直观反映、无须再做任何加工处理,且内容完整、准确。

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