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规范档案利用行为,提升档案利用效果
——《重庆市档案馆档案利用办法》解读
日期:2017年08月25日   单位:档案管理处   作者:   点击:


     为进一步促进依法依规利用档案,切实服务民生,充分保障人民群众利用档案的权利,维护利用过程中国家档案的安全,重庆市档案局(馆)依职权制定了《重庆市档案馆档案利用办法》(以下简称《办法》)。为便于社会公众知晓《办法》内容,合法合理合规利用档案,现对《办法》内容作如下解读:
    一、 《办法》制定的背景、目的及意义
    (一)背景
    2013年9月29日重庆市档案局(馆)印发了《重庆市档案馆档案利用暂行办法》(以下简称《暂行办法》),该《暂行办法》实施以来,在服务民生、确保档案利用安全等方面,发挥了积极作用。按照《重庆市行政规范性文件管理办法》(重庆市人民政府令第290号)的规定:“标题冠以‘暂行’或者‘试行’的,有效期最长不超过2年。有效期届满前由制定机关评估决定正式施行或者废止。”我们结合利用工作实际进行了综合评估考量,鉴于近年来档案利用需求不断增加,档案利用者结构呈现多元化和复杂化的特点,为进一步规范重庆市档案馆档案利用工作程序,根据现实必要性,对《暂行办法》进行了修订完善,制定了《重庆市档案馆档案利用办法》。
    在修订过程中,首先考虑了与上位法保持一致、不得违背原则,遵守了《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规的规定。其次在充分调查研究、通过重庆档案信息网公开向社会广泛征求意见、召开专家论证会等工作的基础上,反复修改、完善《办法》,经市档案局(馆)第86次局(馆)长办公会议审议通过后发布实施。
    (二)目的及意义
    《办法》旨在进一步规范档案利用,突出用档安全,切实服务民生,既体现了档案法律法规中有关档案利用相关规定精神,又明确了档案馆和利用者各自的权利和义务,突出档案利用的严肃性,对新形势下的档案利用行为更具有针对性和可操作性,对提升重庆市档案馆档案利用服务质量、保障档案利用安全和档案信息使用安全必将起到积极的作用。
    二、 《办法》的主要内容
    《办法》正文共十一条,《利用档案承诺书》是正文附件。《办法》对利用重庆市档案馆馆藏档案范围、利用手续、利用方式以及档案出馆后的信息安全使用等进行了规定。
    《办法》第一条是制定的依据和目的。《办法》主要是根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《各级国家档案馆开放档案办法》的相关规定,以及《外国组织和个人利用我国档案试行办法》《国务院办公厅关于简化优化公共服务流程方便基层群众办事创业的通知》精神制定,以为社会各界提供优质高效安全的档案利用为目的,充分发挥档案在国民经济和社会发展中的作用。
    《办法》第二条是对档案利用的界定。该条款是《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条第一款的具体化,明确了档案利用是指对馆藏档案的阅览、复制和摘录。同时根据《国务院办公厅关于简化优化公共服务流程方便基层群众办事创业的通知》精神,结合近年来我馆档案利用工作实际,明确了我馆提供档案利用咨询服务方式为信函、电话、电子邮件等,注重惠民利民便民。
    《办法》第三条是对开放档案的利用手续的规定。该条款是《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条第二、三款、《各级国家档案馆开放档案办法》第七条、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》第三条等规定的实施性规定,第一款对大陆公民和组织利用重庆市档案馆馆藏开放档案的手续进行了明确:“须持有合法有效证件或介绍信”。第二、三款对香港、澳门特别行政区同胞、台湾同胞和海外侨胞利用我馆开放档案所需手续进行了明确:须提供“来往内地通行证”或身份证,并就不同的查档内容进行了区分:如果是查阅本人及其亲属历史证明的,可即时查档,利用其他开放档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前三十天向重庆市档案馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围等,经重庆市档案馆馆长同意后方可利用。第四款,对外国组织或个人来馆利用我馆开放档案进行了规定,除为查阅本人及其亲属历史证明而利用档案外,应当提前三十天向重庆市档案馆提出申请,说明自己的身份、利用档案的目的与范围等,经重庆市档案馆馆长同意,可以利用相关档案。
    《办法》第四条明确和规范了我馆未开放档案以及寄存、代管档案的利用主体及利用手续。该条款根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条第四款、第二十五条以及《各级国家档案馆开放档案办法》第四条制定。《办法》明确了此部分档案的利用主体为中华人民共和国公民和组织,利用档案时须持有合法有效证件,并提供写明详细利用内容的立档单位介绍信或寄存、代管单位、个人同意书,利用我馆馆藏未开放档案还需经馆长同意,必要时须经有关的档案行政管理部门审查同意,方可利用。
    《办法》第五条依据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条及相关规定对我馆提供档案利用的方式进行了明确,包括档案复制件、档案数字化副本、缩微拷贝片等。档案原件不得借出馆外,特殊情况确需外借,须经我馆馆长批准。实际工作中,档案原件出馆利用,我馆还须派工作人员专人护送。
    《办法》第六条是对档案复制、取件的规定。该条款是根据《各级国家档案馆开放档案办法》第十条的规定,并结合我馆工作实际制定。经重庆市档案馆馆长批准,档案利用者在填写完备复制申请后,可以复制档案,但“复制档案的内容、数量,由重庆市档案馆馆长酌情决定”。近年来,编史修志利用档案频繁、复制量大,因此,在取件上新增了“单位编史修志所需的档案复制件,须查档单位专人提取并安全保管使用”的规定,旨在保证编史修志单位及个人查档和用档安全。
    《办法》第七条、第八条旨在确保档案利用安全和档案信息使用安全。该条款根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第三条、《中华人民共和国档案法》第二十四条、《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》第三十六条的规定制定,要求档案利用者签订《利用档案承诺书》,履行保密义务、尊重知识产权、维护档案的完整与安全并安全使用档案,不违反国家有关法律法规的相关规定,不损毁、修改、私自带走档案,避免失泄密、违规行为发生。违者将依照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规追究法律责任。
    《办法》第九条是对档案公布权属的界定。该条款根据《中华人民共和国档案法》第二十二条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十三条、《各级国家档案馆开放档案办法》第十一条、《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》第三十条规定制定,明确重庆市档案馆保存的国有档案,其公布权属于重庆市档案馆以及国家授权的有关单位。档案利用者摘抄、复制的档案,在不违反国家有关规定的前提下,可在研究著述中引用。节引的档案内容,均应当注明档案来源,但不得擅自以任何形式首次向社会公开档案的全部原文。档案利用者应当承担不安全使用档案所造成的一切后果和法律责任。
    《办法》第十条是鼓励档案利用者向我馆赠送利用档案撰写的著述或学术成果。该条款根据《各级国家档案馆开放档案办法》第十一条规定制定,旨在扩大成果所有者以及档案利用的社会效应。
    《办法》第十一条规定《办法》自2017年4月18日起施行,同时,《重庆市档案馆档案利用暂行办法》(渝档发[2013]45号)废止。
    三、《办法》执行中应注意的问题
    (一)关于合法有效证件。《办法》第三条第一款、第四条中所指的“合法有效证件”,不仅指身份证、户口簿,也包括军官证、驾驶证、医保卡、护照等。在实际工作中,我馆工作人员会审核身份证、驾驶证、军官证等是否过期,户口簿上是否是最新更新的信息。
    根据《国务院办公厅关于简化优化公共服务流程方便基层群众办事创业的通知》、《重庆市法治政府建设实施方案(2016-2020)》(渝委发〔2016〕27号)、《重庆市人民政府办公厅关于印发重庆市简化优化公共服务流程方便基层群众办事创业实施方案的通知》(渝府办发〔2016〕14号)以及《国家档案局关于简化优化档案公共服务流程清理各种证明的通知》(档函〔2016〕59号)有关要求,我们对档案公共服务事项进行了全面梳理,在破产企业死亡职工档案查阅利用中,取消了不必要的证明。以前,利用者查阅与己有关的破产企业死亡职工档案,不仅要出示个人合法有效证件,还需提供与被查死亡职工的关系证明,如户口簿、派出所或社区居委会开具的与死亡职工的亲属证明等,无形中增加了群众的办事负担。为便民利民惠民,现在,查阅利用此类档案,在利用者出示个人合法有效证件、我馆在核对无误查档人与被查人的信息(核对的内容有姓名、性别、年龄、亲属关系等信息)后,即可利用。
    (二)关于立档单位介绍信。在我馆档案利用工作中,对“立档单位介绍信”的要求是:立档单位尚在的,由单位提供介绍信,如果立档单位已经不存在了,须由合并、调整后的机构、组织或者原立档单位的上级主管部门提供介绍信。例如,查阅重庆市第一棉纺织厂未开放的财务档案,因重棉一厂现已破产,则需由其上级主管部门即市轻纺控股集团开具查档介绍信,方能提供财务档案利用。
    (三)关于复制档案的内容、数量。遵照《财政部、发展改革委关于公布取消和免征一批行政事业性收费的通知》(财综[2013]67号)精神,我馆从2013年8月起实行档案利用不再收取档案利用咨询服务费、证明费、档案保护费和复制费,但根据国家档案局《各级国家档案馆开放档案办法》第十条规定,我馆对利用者拟复制档案的内容、数量需进行认真审批,目前,在我馆制定的《利用档案须知》中,对每一档案利用者每天档案复制量原则上有不得超过十页的规定。
    (四)关于咨询途径
    可通过重庆档案信息网查阅《办法》内容,也可致电重庆市档案局(馆)档案管理处咨询(咨询电话:023—65313442)。
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