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《重庆市归档文件整理规则》解读
日期:2018年02月02日   单位:馆室处   作者:邓国强 余艳红   点击:


    

2016年5月26日,市档案局印发了《重庆市归档文件整理规则》(以下简称《规则》),为了便于理解和执行,特作如下简要解读。

一、《规则》以规范性文件印发,具有较强的执行力

根据《重庆市档案收集管理办法》第十七条“各立档单位在移交档案前,应当按照相关业务规范,对档案进行规范化整理,以达到移交进馆要求;市和区县(自治县)国家综合档案馆在接收档案进馆前,应当对接收档案的整理质量进行检查,确认合格后才能接收进馆。如不符合接收进馆要求的,应当提出具体的整改意见,待移交档案达到进馆要求后方能接收”,为明确规范性整理的具体要求和质量,执行好市政府的上述规定,《规则》对整理要求进行了详细的罗列。《规则》作为归档文件整理的规范性文件,是我市各级档案行政管理部门进行业务指导的依据,也是我市各级国家综合档案馆接收档案的质量标准,各立档单位应当以此为遵循,对档案进行规范化、标准化整理。

  二、《规则》将机关团体和企事业单位归档文件整理要求整合,实现全市归档文件整理标准统一

《规则》第二条规定:“本规则适用于重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他社会组织,以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。其他有特殊规定的,从其规定。”这一规定明确了三层含义:一是凡纳入我市各级国家综合档案馆接收范围的单位,必须按照《规则》整理文书档案;二是其他门类档案可以参照本规则进行整理;三是法律法规和效力高于本规则的规范性文件对归档文件整理有特别规定的按特殊规定执行。

三、适应新形势,《规则》对归档文件整理提出了新要求

(一)提出电子文件整理要求。《规则》第三条指出本规则中“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。《规则》第十六、十七、十八条明确归档电子文件整理应当按照纸质归档文件整理有关要求进行组件、分类、排列、编号、编目,应当使用电子归档章或者条形码等形式在归档电子文件上标识档号。这些规定明确了归档电子文件整理方法和要求,有利于提高归档电子文件整理质量。

(二)调整了分类方法。近几年来,我市机关团体实际上一般采用“年度-保管期限”分类方法,企业事业单位一般采用了“年度-大类(类别)”或者“大类(类别)-年度”的分类方法。《规则》第十条规定归档文件一般采用“年度-保管期限”的方法进行两级分类,也可以采用“年度-机构(问题)-保管期限”的方法进行三级分类。采取两级还是三级分类,由立档单位根据本单位内设机构多少和归档文件数量自行决定,立档单位分类方法确定之后,务必保持每年分类方法一致,不得随意变更。

(三)提出编写档号要求。档号是在文件整理过程中赋予其体现归档文件类别、排列顺序的一组字符代码,是归档文件的“身份证”。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求,也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。为归档文件确定档号,既是档案管理(接收、保管、利用、统计、检索等)的需要,也是大数据时代,适应档案信息化,实现档案资源高水平、多样式开发利用的需要。《规则》第十二条规定归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编写档号,并结合重庆实际,列举了两种分类方案的档号结构格式。根据分类方法不同,档号结构中包括了全宗号、档案门类·年度、保管期限、机构(问题)、件号等项目,符合档号编制“唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性”的原则,使档号发挥对归档文件进行具体识别的功能。

(四)调整归档章项目。归档章是纸质文件材料归档的标志,具有重要作用。《规则》设计的归档章在尽量保持原格式的基础上,设置了全宗号、门类·年度、机构(问题)、保管期限、件号、页数等6个项目,其中机构(问题)为选择项目,由立档单位按照本单位档案分类方案设置归档章项目。关于归档章的制作,《规则》规定归档章的总规格为66mm×18mm,由立档单位按照填写方便的要求自行调整项目间距。

(五)编目中设置了档号项目。编制档号是《规则》一个重要的新内容,归档文件目录应当按照档号顺序逐一对应编制。表面看,按档号顺序编目比按件号顺序编目增加了录入档号的工作量,实际上在使用档案管理软件或手工录入时,档号可以自动生成或通过复制粘贴更改件号形成,并不会增加工作量。

(六)明确了整理流程。《规则》明确纸质归档文件整理包括组件(件的组织)、修整、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒和排架等程序,并对纸质归档文件整理按照流程逐一规范、详细规定;首次提出归档电子文件整理应当同纸质归档文件一样进行组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,有利于提高归档电子文件整理质量;明确归档电子文件整理中格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等按照有关已有规范和标准执行。对归档文件的整理提出详细、明确、具体的操作流程,便于基层归档文件整理者理解掌握和使用《规则》,有利于文件整理标准的统一。

(七)调整了档案盒式样。《规则》对档案盒封面和脊背项目作了调整。档案盒封面取消了除全宗名称外的其他项目,这一规定考虑了档案盒脊背项目已揭示了盒内档案的档号信息,不必重复填写;档案盒脊背设置了文书档案、全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等7个项目,相比原档案盒增加了档案门类、“机构(问题)”,不再保留室编、馆编件号,调整为起止件号。采用两级分类方案的,机构(问题)项空置不填。《规则》对档案盒的制作材料、外形尺寸及样式进行了规定,但未就档案盒有关项目设置进行具体规范,为了实现全市档案装具相对固定和统一,我们对档案盒样式及规格进行了规范,详见附图。

四、关于《规则》中几个具体细节的操作说明

(一)关于装订。《规则》第八条规定永久和30年保管期限的归档文件用线或不锈钢订书钉装订,10年保管期限的归档文件也可用普通订书钉、封套装订。并指出用线装订是指文件页数较多时,使用“三孔一线”装订。执行这一规定,一,要求在确保订书钉质量满足档案长期保管需要的前提下,永久和30年保管期限的归档文件原则上在左侧(纵向文件)或者上边(横向文件)使用2颗不锈钢订书钉装订;二,一般情况下10年保管期限的归档文件可以保持原装订方式不变,但是在组件过程中多份文件组成一件的应当去除每份文件原装订物,重新装订,且同一保管期限归档文件的装订方式保持一致;三,用线装订包括缝纫机装订和“三孔一线”装订,如使用缝纫机装订,应避免或减少对档案的损伤,并便于档案拆装;在文件页数较多的情况下,采用“三孔一线”装订。

(二)关于编页。国家档案局修订后的《归档文件整理规则》提出编制页码的新要求,主要是考虑了归档文件在组件中包括了文件处理单、发文稿纸等其他件内文件,不统一编制页码可能会影响到档案齐全、完整,给档案安全带来隐患,加之只填写页数容易出错,查验时需要重新数页和计算,不便于档案管理。《规则》贯彻了国家规定,第九条规定归档文件以件为单位,在有图文的页面从“1”开始逐页编制页码,页码标注位置应在归档文件正面右上角或者背面左上角的空白位置。同时明确归档文件原编页码与拟编页码相同的,可不另编页码。为了尽量减少整理归档文件的工作量,下面几种情况在编页时采取折衷的办法处理:对于已经印制成册并编有页码的,可不再另编页码,只在统计页数时计算全部有效图文页面(包括封面、封底、序言、目录等);对于一份本身较厚有连续页码的文件,只是在前面增加了文件处理单的,可不再另编页码,但在统计件内页数时应当加上处理单页数;对于正本、发文笺、定稿为一件的或者其他几件合为一件的,可保留正本或第一份文件页码,在发文笺、定稿或者后附文件的页面正面右下角或背面左下角重新续编页码。关于页码编制位置,同一单位归档文件编页位置应统一,原采用正面右下角、背面左下角编页的,可按原方式编页。

(三)关于编目中有关问题的处理。一是责任者录入。3个以内(含3个)单位联合发文,责任者项全部照录;3个以上单位联合发文,责任者项填写主办单位和2个主要单位,后面加“等”,主办单位指文号所属单位,主要单位指与文件内容密切相关的单位,立档单位是责任者的必须录入。二是题名拟写。题名拟写一般照录文件原标题。3个以内(含3个)单位联合发文,鉴于责任者项已全部录入,拟写题名时可以省略责任者;3个以上单位联合发文,鉴于责任者项未全部录入,加之此类文件数量不多,拟写题名时应将责任者全部录入。没有标题、标题不规范、或者标题不能反映文件内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”予以标识。为使题名拟写规范统一,自拟题名应当符合题名拟写的一般要求,内容正确,要素齐全。文件没有题名的,依据其内容拟写题名,外加“[]”号;文件题名不能揭示文件内容的,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,在另拟题名外加“[]”号,例如:通知[共青团中央关于纪念一·二九的通知];会议记录、纪要应简要罗列主要议题,职务任免、表彰奖励、工资福利、人员处分等文件涉及本单位或本单位人员的,应在文件题名中体现,外加“[]”号;来(去)文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来(去)文内容,是为了揭示和反映件内文件的因果关系,并在拟写题名外加“[]”号,例如:[重庆市档案局关于某区档案馆延期开放档案的批复及某区档案馆请示]、[重庆市人社局关于市档案馆档案专业技术职务岗位设置的复函及重庆市档案局函]。

(四)关于施行时间。《规则》第二十条规定自2016年7月1日起施行。鉴于立档单位上年的归档文件整理工作通常是在次年6月底前完成,因此,按《规则》规定时间,或从整理2016年归档文件起施行;目前已按原方法整理了的2016年的归档文件,除归档章外,其余各项均应按照《规则》整理。

 

 

 

附图

 

档案盒样式及规格

 

文书档案

 

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