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关于《重庆市音像档案收集整理的一般要求(试行)》的解读
余艳红
日期:2016年03月02日   单位:馆室处   作者:   点击:


     音像档案以声音和影像反映现实、记录历史,是其他档案重要的有益补充,属于全宗档案的重要组成部分,是国家重要的档案资源。音像档案载体形式具有多样性和特殊性。针对不同载体形式,国家曾先后出台有关规范性文件。1996年,国家档案局发布《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)对录音带、录像带、软磁盘、计算机磁带等的归档要求、管理、存储与保护进行了规范;2002年,国家质量监督检验检疫总局发布《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)对银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件进行了规范,发布《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)对电子文件(包括电子图像文件、电子影像文件、电子声音文件等)的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法进行规定。2006年,重庆市档案局根据国家规范,结合重庆市实际,制定了《重庆市照片档案收集整理实施细则》(渝档发﹝2006﹞36号),2007年制定了《重庆市电子文件归档与管理细则》。这些文件对加强音像档案管理发挥了积极的作用,但是还存在音像档案概念不清楚,归档范围不明确,保管期限划分标准不一致,整理质量要求不具体等问题。从我市音像档案工作实际来看,音像档案收集不齐全、整理不规范问题突出,我市亟需制定音像档案收集整理的规范性文件。市档案局在经过调研、起草、征求意见及办公会审议等程序后,于2015年7月24日印发了《重庆市音像档案收集整理的一般要求(试行)》(以下简称《一般要求》)。
    一、主题内容与适用范围
    主题内容。《一般要求》包括主题内容与适用范围、音像档案概念、音像档案的收集、音像档案的整理及附则5部分。目的在于明确音像档案的收集范围、整理原则和整理要求,解决音像档案收集难、整理难的问题。
    适用范围。《一般要求》明确适用范围是重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他组织。规定中央在渝单位参照执行,体现了对中央行业主管机关相关档案管理规定的尊重。
    二、音像档案的收集整理
    (一)音像档案的概念界定
    《一般要求》中音像档案的概念采用《档案工作基本术语》(DA/T1-2000)中对音像档案的定义:记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。该定义简单明了、通俗易懂,便于档案人员直观理解。掌握这个概念,首先要理解音像档案作为档案具有档案的属性和价值,即是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录,这是我们鉴定和判断音像材料是否应当归档的标准,我们应当收集原始的、未加修饰剪裁、真实、有价值的音像材料。其次要把握音像档案的外延。根据“记录声音或影像”这一定义,属于档案的照片(包括银盐感光材料照片和数码照片)、录音(包括录音带和数码录音)、录像(包括录像带和数码录像)、影片(包括胶片影片和数字影片)、唱片等均属于音像档案的范畴,广义的音像档案还包括保存归档音像文件的光盘、软盘、硬盘、磁带等。实际工作中,一般机关、企事业单位产生的音像材料主要是照片和录音录像或少量宣传影片。从档案工作实践出发,突出一般性和操作性,为了明确规范对象范围,《一般要求》把音像档案界定为常见音像档案,即照片(银盐感光材料照片和数码照片)、影片带(装盒保存的胶片影片)、录音(录音带和数码录音)、录像(录像带和数码录像)。
    档案工作实践中,一些档案工作人员习惯于称“声像档案”“照片和声像档案”。根据上述定义,声像档案即音像档案,但是照片属于音像(声像)档案的一个属类,不应并列提及。
    (二)音像档案的收集
    1.收集范围。《一般要求》主要从四个方面对音像档案的收集范围加以明确。一是围绕本单位的主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果列举了7个方面的音像材料,包括本单位举行的重要会议、纪念活动形成的音像材料;记录本单位生产、科研、基建、重要设备管理的音像材料;本单位历届领导班子合影及主要领导证件照片;本单位市(省)级以上的劳动模范、先进人物及其典型活动材料;本单位保存的重要实物的照片;上级领导和著名人物参加本单位、本地区重大公务活动形成的音像材料。二是记录本地区、本单位重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害、重点工程的音像材料。三是记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的音像材料。四是其他具有保存价值的音像材料。
    2.收集要求。《一般要求》重点对归档音像材料的品质、载体形式等提出收集要求。照片档案要求主题鲜明、影响清晰、画面完整、未加修饰剪裁、具有代表性,重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害、重点工程照片应反映事件的全貌和全部过程,可从多个场景选取具有代表性和典型性的照片;银盐感光材料照片应照片、底片和说明齐全;数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的未经编辑的原始图像文件,应当刻制光盘,并制作纸质照片。
录音录像档案应主题鲜明,影像和语音清晰,人物形象端正;数码录音录像应刻制光盘。
数码照片应以JPEG格式保存,像素300万以上;重要或珍贵的数码录音以WAV格式保存,其他的以MP3格式保存,音频采样率不低于44.1kHz;数码录像以MPEG或者AVI格式保存,比特率不低于8Mbps。
    3.收集职责。根据《中华人民共和国档案法》第七条之规定,各单位档案机构或者档案工作人员,负责对所属机构的档案工作实行监督和指导,又根据《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)4.3.2:“对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案室归档,一般不应跨年度”之规定,《一般要求》明确音像材料由其形成部门及时收集整理归档,并于当年12月底前向本单位档案机构或档案工作人员移交,同时移交相应文字说明。
    (三)音像档案的整理
    1.整理原则。《一般要求》规定音像档案的整理应当遵循音像材料的形成规律,保持音像材料之间的有机联系,区分不同载体和价值,便于保管和利用。一是遵循音像材料的形成规律,保持音像材料之间的有机联系。比如一份音像文件应存贮于一个载体,避免人为分散;一次活动形成的关系密切的不同载体音像材料之间应有参见标识;应当避免将不同年度不同类别音像文件存贮于同一个载体。二是区分载体和价值,便于保管和利用。不同载体的音像档案保管要求和利用方式不同,因此应从便于保管和利用的角度区分载体形式分类整理。《一般要求》中音像档案载体形式主要有照片(银盐感光材料照片)、录音带、录像带、影片带、光盘(数码照片、数码录音、数码录像刻制的光盘),各载体形式音像档案应当分别区分价值划分保管期限,并分别排列编号、制作目录。
    2.保管期限。《一般要求》规定音像档案的保管期限分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。这一规定使音像档案和文书档案的保管期限一致起来,既便于档案整理,又有利于内容关系密切的不同载体形式档案保持联系,有利于档案的保管和利用。
    3.照片档案整理。《一般要求》规定照片档案仍按照(渝档发〔2006〕36号)整理,只是保管期限执行音像档案统一规定分为永久、30年、10年,其代码分别用“Y”“D30”“D10”表示。由于(渝档发〔2006〕36号)未对数码照片刻制形成的光盘整理进行详细规定,《一般要求》对光盘的说明标签、档号、目录制作进行了规定。
    4.其他音像档案的整理。除照片档案外,《一般要求》对录音带、录像带、影片带、数码录音和数码录像的整理进行了规范。
    (1)对刻制光盘进行规范。规定数码录音、数码录像分别分保管期限和归档年度刻制光盘,光盘内容包括说明文件、著录文件和音像档案子目录,其中说明文件包括光盘信息和音像文件信息,著录文件即本张光盘内音像文件目录,音像档案子目录为归档音像文件,归档音像文件用档号命名。
    音像文件档号格式为“全宗号-音像文件类别代码·年度·保管期限代码-件号”,表示一个全宗单位内,数码录音、录像文件分别按年度-保管期限分类排列的顺序位置,这里的音像文件类别代码即指数码录音、数码录像文件的代码,分别用“LY”和“LX”表示,件号为录音、录像文件分别在1个年度内区分保管期限编制的顺序号。
    用光盘内音像文件起止档号命名,便于揭示光盘内容。如:光盘名称1348-LY·2015·Y-1~10,表示光盘内存储重庆市档案局2015年永久保存的第1-10个音像文件。
   (2)规范标签内容及格式。规定录音带、录像带、影片带和光盘按要求制作说明标签,并粘帖于载体外盒,《一般要求》确定了标签项目及格式。
   (3)要求分载体形式编制档号。要求录音带、录像带、影片带、光盘区分载体和保管单位逐一编制档号,格式为:“全宗号-类别号-保管期限代码-盘带号”,此处类别号即录音带、录像带、影片带和光盘的编号,分别用“LYD”“LXD”“YPD”“GP”表示,盘带号为同类载体音像档案分保管期限跨年度拉通编制的顺序号。档号标注在说明标签上及光盘盘面上。
   (4)提出统一的目录格式。规定录音带、录像带、影片带、光盘等不同载体的音像档案分别逐一分保管期限编制档案目录,并统一规范了著录项目和格式。著录项目包括档号、题名、时长、制式、规格、密级、摄录者、摄录时间、参见档号、备注等,由于载体形式不同,整理者可根据实际情况调整或删减个别项目,如编制光盘目录,应将制式改为格式。要求打印目录并加剧封面装订成册。
    三、《一般要求》的特点
    具有创新性。一是首次规定音像档案的收集范围,解决了音像档案收集范围不明确的问题。二是规定了音像档案的保管期限,对原照片档案保管期限进行调整。三是集中提出对不同载体形式音像档案的整理要求,目前鲜见;明确了录音带、录像带、光盘等常见音像档案标签格式、档号及目录格式等。
    突出可操作性。《一般要求》从确定主题内容、概念界定、细化收集范围、到具体的整理方法均立足于音像档案管理工作实际,突出可操作性和便捷性。如说明标签由原来的封面、封底、脊背简化为封面和脊背,将录音带、录像带、影片带和光盘统一目录格式,整理者根据实际情况删减个别项目。
    与数字档案室建设要求衔接。音像文件的存储格式、品质要求、档号设置(档号格式、类别代码、保管期限代码等)均与《数字档案室建设指南》(国家档案局2014)有关要求一致,为数字档案室建设打基础。
    《一般要求》对多种不同载体形式的音像档案集中统一提出明确详细的收集整理要求,一些整理的细节,如录音带、录像带、光盘的标签格式、著录项目及目录格式等是首次提出,还需进一步成熟,有待总结实践经验加以改进和完善,因此先行试行。2年试行期满,将根据执行的情况及时修订完善。
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