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《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》解读
日期:2016年02月23日   单位:馆室处   作者:邓国强 李海燕 张明全   点击:


     一、制定《规范》的必要性
    按照市委办公厅、市政府办公厅《关于切实精简优化考核项目加强考核工作管理的通知》(渝委办〔2014〕1号)文件精神,市档案局从2014年下半年起,取消了区县国家综合档案馆目标管理等级考核。据了解,国家级档案馆测评工作从2015年起也不再开展。为了推动我市档案馆工作持续健康发展,市档案局出台了《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》(以下简称《规范》)。《规范》是我市国家综合档案馆的工作手册和业务指南。
    二、《规范》部分条文释解
    第五条  对档案馆建筑规模提出要求。纳入中西部地区县级综合档案馆建设规划的,不低于建设规划核定面积,也可按《档案馆建设标准》要求适当扩大;未纳入的,以近10年档案馆年均接收档案数量×30+现有馆藏档案数量为基数,对应《档案馆建设标准》中所要求的面积,作为必须达到的面积。
    第九条  指市档案馆和区县(自治县)档案馆均应配备自备电源,市档案馆档案库、变配电室、水泵房、消防用房等的用电负荷不宜低于一级,区县(自治县)档案馆不应低于二级。
    第十一条  《档案馆工作通则》第七条规定“省级以上档案馆接收立档单位20年左右的档案”、“省辖市(州盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”。市政府办公厅转发《重庆市档案馆收集档案范围细则》第十三条规定“立档单位应当自档案形成之日起满10年后向市档案馆移交”。本《规范》明确“市档案馆可以接收立档单位自档案形成之日起满10年的永久保存的档案,区县(自治县)档案馆可以接收立档单位自档案形成之日起满5年的永久、长期(或者30年)保存的档案”,协商一致的,可以提前接收。立档单位保管条件好的,也可以按照《档案馆工作通则》规定时间移交,体现了《规范》将原则性与灵活性相结合的求实精神。档案馆不得强行要求立档单位提前移交。
    第十五条  电子档案,指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件,其组件、分类、排列、编号、编目应符合《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)相关规定;其格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求及应用系统,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894-2002、DA/T48-2009、DA/T38-2008等标准执行。
    相关资料,指立档单位编制的档案目录(案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录)、文件级解密审核表、全宗卷、文件(成果)汇编等检索工具和参考资料,以及编印的公开出版物、内部发行物、报刊、年鉴、方志、回忆录等资料。
    专用设备,指有助于管理和利用档案所必需的软件系统、播(录)放设备等;移交档案为通用格式的,可不移交专用设备。
    第十八条  全宗卷,指由记录和说明全宗立档单位及档案
    历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。其内容包括全宗(馆藏)介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等8类及综合全宗卷(管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度,前述8类中涉及多个全宗的文件材料)。
    全宗指南即全宗介绍,是全宗卷的主要成份,应符合《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)。
    第十九条  全宗构成条件,指具备独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员的立档单位,方可设立档案全宗。档案馆可为立档单位设立独立全宗、联合全宗、汇集全宗,或者档案汇集。
    联合全宗,指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
    汇集全宗,指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。
    档案汇集,指有不明所属全宗的零散残缺文件,按一定特点集中起来的一种档案混合体。它是全宗补充形式,参照全宗进行管理。
    第二十七条  指全宗内档案编号,同一目录内原则上不超过4位数。若编号超过4位数,但本年度档案尚未编完,则应继续编制直至本年度结束。从下一年度起再另起目录。
    第二十九条  柜架排列尺寸应当符合相关规定,指按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2010)要求,库房主通道净宽不应小于1.2m、两行档案柜架间净宽不应小于0.8m、档案柜架端部与墙的净距离不应小于0.6m、档案柜架背部与墙的净距离不应小于0.1m。
    柜架选择应当符合楼地面活荷载要求,指档案库楼地面均布活荷载标准值不应小于5KN/m2,采用密集架时不应小于12KN/m2。密集架安装使用应符合《重庆市档案局关于规范档案库房密集架安装使用的通知》(渝档发〔2009〕1号)要求。
    第三十一条  档案分库存放索引,以图表反映每个库房存放档案门类、保管期限及起止年度等。一般张贴在库区醒目位置。
    库内档案存放示意图,以图表反映库内每列柜架档案存放情况,包括档案门类、全宗号、全宗名称、保管期限及起止年度等。一般张贴在库内入口醒目位置。
    档案柜架指引标记,以表格反映柜架内档案存放情况,包括全宗号、全宗名称、档案门类、保管期限、起止年度、起止卷(件)号、所属列柜栏号等。一般张贴在库内主通道柜架前端醒目位置。
    收进(移出)登记簿,主要记载新接收进馆档案、移出销毁档案的全宗号、全宗名称、档案门类、保管期限、起止年度、起止卷(件)号、档案数量、收进或移出时间、库房管理人员签字等情况。
    出(入)库登记簿,主要记载利用中档案出库和入库情况,包括档号、出库时间、入库时间、检查情况、库房管理人员签字等情况。
    第三十五条  指按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010),纸质档案库温度保持在14℃~24℃,相对湿度控制在45%~60%;电子、音像等特殊载体档案库温湿度应符合规范5.2.2要求;部分技术用房和对外服务用房温湿度应符合规范5.2.4要求。档案库在选定温湿度后,每昼夜波动幅度要求温度不得大于2℃、相对湿度不得大于5%。
    第四十条  定期编辑档案馆指南,指档案馆指南应每5年续编一次。《档案馆指南》应当符合《档案馆指南编制规范》(DA/T 3-1992)。
    第四十三条  档案馆不得擅自公布上级机关制发的文件,指公布上级机关文件,需经文件制发机关所在行政区域的国家档案馆同意;不得擅自公布归属管理权不属于本馆的历史档案,指公布归属管理权不属于本馆的历史档案,需经按有关规定对该档案有归属管理权的国家档案馆同意。
    第四十七条  指按照《档案馆工作通则》第二十一条规定:“利用者所复制的档案(证明性材料除外),均应由档案馆寄往利用者所在机关档案室保存,除经档案馆请示上级领导机关特许者外,均不得以任何形式全文公布、陈列、展出或再行复制,绝密档案复制件应于使用后交回。
    第五十二条  局域网是档案馆内开展各项业务工作的内部网络;政务网上可以开展数字档案在线接收、公开档案目录或全文以及提供档案业务在线监督指导;互联网上可以开展数字档案利用服务和政务信息资源共享。
    第五十三条  档案管理应用平台,应当具备档案接收、管理、存储、利用、登记、统计、鉴定、审核等功能,并且可以根据业务发展扩展定制业务。通过网站可以采集接收与馆藏档案相关的多种数字资源,比如新闻,政府网站、微博、微信等;开展利用、展览、咨询等多种方式和层次的服务工作。
    第五十七条  数字档案的备份,应当具备离线备份、在线备份和备份数据恢复功能;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,发现问题应当及时采取措施恢复;磁性载体应当每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
    第六十二条  注意保存监控记录,指监控记录应当保存3个月以上。
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