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重庆市档案局关于印发《重庆市归档电子文件接收暂行办法》的通知
日期:2016年04月25日   单位:   作者:   点击:


    

渝档发〔2007〕53号

 

重庆市档案局关于印发《重庆市归档电子

文件接收暂行办法》的通知

 

 各区县(自治县)档案局、市级各部门、各人民团体、各企事业单位、各大专院校:

         现将《重庆市归档电子文件接收暂行办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

二〇〇七年十月十五日

 

重庆市归档电子文件接收暂行办法

 

第一条 为配合重庆市电子政务建设档案和信息化建设需要,加强归档电子文件的接收、管理和利用,保障电子公文的真实性、完整性、安全性、有效性和可识别性,根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《重庆市电子文件归档与管理细则》,制定本办法。

第二条 本办法所称的归档电子文件接收是指各机关、部门等单位按照《电子公文归档管理暂行办法》以及其他有关规定,履行必要的手续,以物理归档的方法将本单位已形成五年的具有永久、长期保管价值的电子文件向档案馆移交的工作。

第三条 向档案馆移交的归档电子文件,原文格式应符合国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中规定的文件格式要求,专用软件产生的电子文件应转换为规定的格式,不能转换的应将相关软件一同移交进馆。

第四条 电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件,制成对应的纸质文件或缩微品,与原电子文件的存储载体一同移交,并使两者建立互联。

第五条 移交的归档电子文件应包括说明文件行成的背景信息和元数据,以及电子文件办理过程的记录信息。

第六条 对于加密的电子档案,应解密后再行移交。

第七条 移交进馆的归档电子文件必须按照《电子公文归档管理暂行办法》要求,系统整理、鉴定和编目,并向档案馆移交归档文件目录(一式三份)。

第八条 向档案馆移交归档电子文件的载体应标有标签,注明全宗号、全宗名称、年度、制作人、检查人、检查时间、盘号、文件件数。

第九条 保密电子文件的移交要严格执行保密法规定,必须单独整理、编目和存储,专人送交档案馆,严禁通过网络向档案馆移交。

第十条 归档电子文件移交载体一般应使用一次写光盘、可擦写光盘或U盘,禁止使用软盘。

第十一条 使用重庆市政务内部办公平台移交电子文件应在市档案馆电子文件接收人员的指导下进行。

第十二条 移交及接收单位双方应对移交进馆的归档电子文件逐项进行检查,包括信息检验、读取检验、病毒检查和载体检查,合格率为100%,检验不合格的应退回形成单位重新制作和移交。经查无误后,填制纸质《归档电子文件移交接收检验登记表》(一式三份,式样附后),由经办人和双方单位主管领导签字并加盖公章,一份返回移交单位。

第十三条 本办法由重庆市档案馆负责解释。

第十四条 本办法自公布之日起实施。

 

归档电子文件移交接收检验登记表

                                 

检 验 项 目

检 查 情 况

载体外观检验

 

病毒检验

 

硬件环境的有效性

 

相关软件说明、软件检验

 

归档范围是否齐全检验

 

移交人:

 

 

             年   月   日

接收人:

 

 

年   月   日

 

 

 

 

主题词:电子文件 接收                                 

重庆市档案局办公室                2007年10月16日印发

(共印300份)

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