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重庆市档案局 重庆市供销合作总社关于印发《重庆市农民专业合作社建档工作规范》的通知
日期:2016年04月25日   单位:   作者:   点击:


    

重 庆 市 档 案 局
重庆市供销合作总社

渝档发〔2009〕45号

重庆市档案局  重庆市供销合作总社

关于印发《重庆市农民专业合作社

建档工作规范》的通知

各区县(自治县)档案局、供销社

现将《重庆市农民专业合作社建档工作规范》印发给你们,请各区县结合实际认真贯彻执行。

       重庆市供销合作总社

○ ○

 

重庆市农民专业合作社建档工作规范

 

为了引导和帮助农民专业合作组织建立档案工作,服务农民专业合作社的发展,根据国家有关要求,制定本规范。

一、合作社要明确相应的档案管理人员负责合作社档案的收集、整理、保管和提供利用。

二、合作社工作人员应将其工作活动中形成的具有保存价值的文件材料移交档案管理人员归档保存。

三、合作社要贯彻执行国家有关法律法规,建立健全本单位文件归档和档案保管、利用、保密等管理制度。

四、合作社文件材料的归档范围涵盖合作社在筹备、成立、社务活动、生产、经营管理、科研活动、基本建设及产权变动等活动中形成的具有保存价值的文件材料,还包括关系社员切身利益的各种契约、协议、合同、户籍、保险等文件材料。具体归档范围可参照《重庆市农民专业合作社文件材料归档范围》(见附件)执行。严禁将应归档文件材料据为己有。

五、合作社文件材料归档时,要检查归档材料的质量。归档材料的质量要求如下:归档文件字迹清晰,数据准确,信息完整,相关签字签章手续完善;归档文件书写和载体材料要符合耐久性要求,不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料书写文件;归档的文件一般为原件;非纸质文件与其文字说明一并归档。

六、合作社档案一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、其他载体形式档案等。科技档案包括农产品档案、科研档案、基建档案、设备仪器档案,农产品档案是指农产品生产、加工、贮藏等记录。文书档案按照《归档文件整理规则》进行整理,科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理,会计档案、其他载体形式档案按照国家有关标准规范要求进行整理和管理。

七、合作社要配备必需的档案库房和柜架,确保档案安全。有条件的应配备专门的档案库房和必要的档案防护设施。不具备保管条件的可暂由所在村或乡镇档案室代为保管,也可向国家综合档案馆寄存。

八、合作社应明确各类档案利用权限和程序,确定社员利用档案的范围,建立档案利用登记。严禁损毁、涂改、伪造档案。

附件:

重庆市农民专业合作社文件材料归档范围

一、文书档案

(一)社务管理类

1.合作社筹备、成立、更名、印章启用的请示、报告、批复、通知

2.工商注册登记文件(登记申请书;全体设立人签名、盖章的设立大会纪要;全体设立人签名、盖章的章程;法定代表人、理事的任职文件及身份证明;出资成员签名、盖章的出资清单;住所使用证明;法律、行政法规规定的其他文件)

3.合作社理事会、监事会和经理会及内部机构的成立、撤销、合并、变更的请示、批复、通知

4.选举产生理事会、监事会、经理会及其成员等的选举表决材料

5.合作社社员入社、退社、除名的申请书、批复、通知

6.合作社理事长、理事、执行监事或经理任职文件

7.合作社理事长、理事、执行监事或监事会、社员的名册

8.合作社资金出资、股金结构、举债的决议、登记表

9.合作社资产统计的统计表

10.劳动合同、劳动工资、社会保险的合同书、协议、登记表

11.盈亏处理、盈利分配、提取公积金的方案、报告、决定

12.合作社对有关人员奖励、处分的决议、决定、通知

13.社员大会、社员代表大会、理事会、监事会、经理会形成的通知、日程、会议记录、决议、决定、纪要

14.合作社监事会、理事会、经理会、社员(代表)大会讨论通过的各种制度

15.合作社与社员、有关单位签订的合同、协议、契约等

16.合作社产品基地管理文件

17.纠纷调解、诉讼裁决等法律事务及公证工作过程中形成的文件材料

18.合作社计划、规划、总结

19.合作社统计报表

20.合作社在有关专业会议上的典型发言材料

21.合作社的请示与上级机关的批复

22.防自然灾害时形成的材料

23.合作社获得表彰奖励的决定、通知

24.上级机关下发的与合作社工作有关并需要贯彻执行的文件材料

25.反映本合作社职能活动的出版物、简报等

26.党和国家领导人、上级机关领导视察、检查本合作社工作时形成的重要题词、讲话等文件材料

27.合作社组织沿革、大事记、简介

28.合作社的税收缴纳、年度验检、资产评估、信用等级认定等

29.合作社社员培训材料、名单、统计表

(二)经营管理类

1.农产品开发的市场调研、立项论证、开发设计、产品评优与鉴定的报告、决定

2.产品流向、网点、网站、生产销售布局、销售状况的报告、登记表

3.各种宣传、广告、农博会、推介会形成的文件材料

4.客户资料

5.土地流转过程中形成的合同、协议等

(三)生产技术管理类

1.产品商标设计、注册、产品包装设计、著名商标等申报、批准材料

2.合作社专题、典型的调查报告

3.农产品的市场调研、立项论证、规划、计划、组织、调度的报告、通知、决议、决定

4.农产品生产规模的近期发展计划和长远发展规划

5.农产品质量管理、质量标准、质量检测、质量控制形成的文件材料

6.无公害农产品基地建设、无公害农产品、绿色食品、有机食品的认证,其它项目的申报、认证等文件材料

(四)党群工作类

合作社在党群工作中形成的具有保存价值的文件材料

二、科技档案

(一)农产品档案

1.农产品生产标准

2.农产品的生产技术、生产技术操作规程

3.农产品生产资料的采购、加工、科学运用

4.农产品生产过程中形成的各种记录

5.农产品深加工试制、化验的报告

6.无公害产品、绿色食品、有同食品的加工标准

7.产品的检验、包装

8.贮藏的科学技术标准

9.贮藏检查、贮藏登记、贮藏记录

(二)科学技术研究档案

科研课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段形成的有保存价值的文件材料

(三)基本建设档案

基建项目前期依据性材料、基础性材料、设计、施工、监理、竣工验收、使用维护等工作中形成的有保存价值的文件材料

(四)设备仪器档案

设备仪器购置、开箱验收、安装调试、运行、维护等工作中形成的有保存价值的文件材料

三、会计档案

(一)会计凭证类

(二)会计账簿类

(三)财务报告类

(四)其他类

四、特殊载体档案

(一)实物档案

本社的各种证书、奖杯、锦旗、奖牌和农产品样品等

(二)声像档案

反映本社历史、领导视察、重大活动、重大会议、农产品样品等的照片、录像带、录音带

(三)电子档案

具有保存价值的磁盘、磁带、光盘、硬盘等

 

 

 

主题词: 专业合作社  建档  规范

  重庆市档案局办公室               2009年12月3日印发

(共印120分)


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