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重庆市档案局 重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知
日期:2016年04月25日   单位:   作者:   点击:


    

重庆市档案局
重庆市财政局
                    
 
渝档发〔2010〕26号

重庆市档案局 重庆市财政局

关于进一步规范会计档案整理工作的通知

 

各区县(自治县)档案局、财政局,市级各部门、各大型企业、大专院校、科研院所:

财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)颁布实施以来,我市各级机关、企事业单位会计档案整理工作取得了一定的成绩,但也存在一些问题,如有的会计档案归档范围不正确,有的案卷格式不统一,有的装具不规范,为进一步规范会计档案整理工作,现对会计档案的整理作如下要求。

一、会计档案的归档范围

会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。

本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务管理文件材料,纳入文书档案归档范围。

二、会计档案的整理方法

(一)会计凭证的整理

1、排列

会计凭证同一年度按记账分类、逐月按凭证号顺序排列。

2、编号

 按照会计凭证的排列顺序,在每册会计凭证封面上编制案卷号,一般跨年度编制,也可分年度编制。一个目录内案卷号最多不超过三位数。

3、装盒

按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内,一盒可装一卷或数卷,并填写会计档案凭证盒封面、盒脊相应项目。会计档案凭证盒封面、盒脊格式见图A、图B。

会计档案凭证盒封面设置全宗名称、凭证名称、凭证起止号、起止日期、全宗号、目录号、案卷号等项目。

全宗名称:填写立档单位名称,用全称或通用简称。

凭证名称:填写能够反映会计凭证用途或内容的名称,如:“收款会计凭证”“转账会计凭证”等。

凭证起止号:填写本盒内会计凭证的起号和止号。

起止日期:填写本盒内会计凭证的起止年月日。

全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。

目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号。

案卷号:填写本盒内会计凭证案卷号,如果盒内装有两卷或两卷以上会计凭证,则填写起止案卷号,起号和止号之间用“―”连接。

盒脊设置全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目。

年度:填写本盒内会计凭证所属年度,如“2009”。

月份:填写本盒内会计凭证所属月份,如“5”。

保管期限:填写本盒内会计凭证的保管期限,如“15年”。

全宗号、目录号、案卷号按凭证盒封面填写。

企业、事业单位可在盒脊上端填写档号。

4、编目

会计凭证按案卷号逐卷编目,会计凭证案卷目录设置案卷号、题名、时间、凭证起止号、保管期限、备注等项目。会计凭证案卷目录格式见图H。

案卷号:填写本卷会计凭证的编号。

题名:填写本卷会计凭证的名称,如“收款会计凭证”“基建会计凭证”等。

时间:填写本卷会计凭证的起止时间,分别用8位阿拉伯数字标注,如图:

20090101

20090131

凭证起止号:填写本卷会计凭证的起号和止号。

保管期限:填写本卷会计凭证的保管期限。

备注:填写其他需要说明的事项。

案卷目录应添加封面,封面设置全宗名称、类别、保管期限、年度等项目。案卷目录封面格式见图J。

(二)会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理

1、装订

会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷,用线或不锈钢钉进行装订,订本会计账簿保持原装订方式。

2、封面要求

会计账簿、财务报告及其他类会计档案,装订时应加封面,封面设置全宗名称、类别、案卷题名、全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。封面格式见图C。

订本账簿和已有封面且能揭示本卷会计内容的会计账簿、财务报告等,可在封面右上角空白处加盖会计档案归档章,会计档案归档章设置全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。会计档案归档章格式见图D。

全宗名称:填写立档单位名称,用全称或通用简称。

类别:填写本卷会计档案类目名称,如“会计账簿类”。

案卷题名:填写单位名称、会计年度、会计材料名称,如“重庆市档案局2009年现金日记账”。

全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。

目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号。

年度:填写本卷会计档案所属年度,如“2009”。

保管期限:填写本卷会计档案的保管期限。

案卷号:填写本卷会计档案的编号。

3、排列

永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。

定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列,同一年度内按保管期限从高至低排列;也可区分保管期限按年度顺序依次排列。

企业、事业单位分年度按类别排列。

4、编号

包括编写页号和案卷号。

页号,除订本会计账簿外,其余会计档案均应编制页号,每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号,页号位置在每页材料正面的右上角,背面的左上角。

案卷号,按照会计档案案卷排列顺序,跨年度逐卷编号。一个目录内案卷号最多不超过三位数。

企业、事业单位分年度分类别编号。

5、装盒

按排列顺序依次装入会计档案盒,一盒可装一卷或数卷,每盒内末放置一张备考表,并填写会计档案盒封面、盒脊、备考表相应项目。

 会计档案盒封面设置全宗名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目;会计档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。会计档案盒封面、盒脊格式见图E、图F。

全宗名称:填写立档单位名称,用全称或通用简称。

全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。

目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号。

年度:填写本盒内会计档案所属年度,如“2009”。

保管期限:填写本盒内会计档案的保管期限。

案卷号:填写本盒内所装案卷的案卷号,如果盒内装有两卷或两卷以上的会计档案,则案卷号填起止案卷号,封面起号和止号之间用“―”连接;盒脊起号和止号之间用“/”连接,左上角填写盒内第一案卷的案卷号,右下角填写盒内最后一案卷的案卷号。

企业、事业单位封面项目可只填写全宗名称一栏,盒脊上端可填写档号。

备考表设置盒内情况说明、整理人、检查人、日期等项目。备考表格式见图G。

盒内情况说明:填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人: 填写负责本案卷整理的人员。

检查人: 填写负责本案卷质量审核的人员。

日期:填写本盒内案卷整理完成的时间。

6、编目

会计档案应逐卷编目,案卷目录设置案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等项目。会计档案案卷目录格式见图I。

案卷目录应添加封面。案卷目录封面格式见图J。

三、单一会计类型的立档单位,会计档案按上述要求整理,有两种以上会计类型或财会部门的立档单位,对每一会计类型或财会部门的会计档案都各自按照单一会计类型立档单位的会计档案要求整理。

四、本通知自2010年5月1日起开始执行。1999年《重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局〈会计档案管理办法〉的补充通知》(渝档发〔1999〕56号)同时废止。

 

二〇一〇年四月十四日

 

会计档案凭证盒

全宗

名称

 

凭证

名称

 

凭证

起止号

       号至         号

起止日期

自    年  月   日至     年   月   日

全宗号

 

目录号

 

案卷号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

275 mm×155 mm(长×宽)

 

图A  会计档案凭证盒封面格式

 

全 宗 号

 

目 录 号

 

年    度

 

月    份

 

案 卷 号

 

保管期限

 

155 mm×40 mm(长×宽)

图B   会计档案凭证盒盒脊格式

 

        

(全宗名称)

(类  别)

 

 

(案卷题名)

 

 

全宗号

目录号

年  度

保管

期限

案卷号

 

 

 

 

 

 

297mm×210mm(长×宽)

 

 

图C   会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式

全宗号

目录号

年 度

保管期限

案卷号

 

 

 

 

 

65mm×18mm(长×宽)

 

图D  会计档案归档章格式

 

(全宗名称)

会 计 档 案

全 宗 号          

目 录 号          

年    度          

保管期限          

案 卷 号            

   

310mm×220、260mm(长×宽)

图E   会计档案盒封面格式

 

  

 

 

会 计 档 案

 

全  宗  号

 

目  录  号

 

年     度

 

保 管 期 限

 

案  卷  号

 

 

 

 

310mm×20、30、40mm(长×宽)

 

 

备   考  表

 

盒内情况说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                整理人           

                检查人           

                                   年    月    日

 

 

 

 

 

会 计 凭 证 案 卷 目 录

案卷号

题      名

时   间

凭证起止号

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

图H   会计凭证案卷目录格式

案    卷    目    录

 

案卷号

题      名

年 度

页 数

保管期限

备 注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图I     案卷目录格式

 

会计档案案卷目录封面:

 

会计档案案卷目录

 

 

全宗名称:                

类    别:                

保管期限:                

年    度:                

 

 

 

 

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