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国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》
日期:2018年02月05日   单位:中国档案报   作者:王大众   点击:


    

    本报讯 前不久,国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》(以下简称《功能规定》),并于公布之日起正式实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。

    当前,各行各业办公自动化系统的广泛应用产生了大量的电子文件。这些电子文件归档形成的电子档案都会移交到档案部门进行管理和长期保存,并提供利用。而此项业务工作的开展,注定离不开电子档案管理系统。2001年6月,国家档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》,但伴随信息技术的发展与新业态的不断产生,该规定已经无法适用于今后电子档案管理系统的开发和应用,迫切需要新的规范出台。2016年底,国家档案局技术部牵头启动了《功能规定》文稿的起草工作,先后组织了10余次研讨会,邀请了国家档案局相关部门、北京市档案局、天津市档案局、清华大学、人民大学和部分技术企业的专家,对文稿的体例、框架、文字以及内容等进行了全面讨论。经反复论证和广泛征求意见,最终形成了正式公布的《功能规定》。

    《功能规定》秉承开放、适用原则,要求系统具有开放和可扩展的体系架构,满足各级各类档案馆基础业务应用和未来发展的需求。《功能规定》的框架结构设计以国家各级各类档案馆开展电子档案管理职能为基准,以电子档案管理业务的工作流程为主线,包含了总则、系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理和附则共10章内容。

    《功能规定》中的条款内容突出了基本业务特点,规定了电子档案管理系统应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等业务需求的基本功能,能有效促进各级各类档案馆开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。《功能规定》中的每一项要求,都是电子档案管理系统应具备的必要功能。技术公司必须遵循《功能规定》的各项要求来开发此类系统。《功能规定》的出台,有利于电子档案管理系统实现科学化、规范化建设,有利于实现电子档案更好地共享及利用,使档案业务人员可以利用电子档案管理系统实现对电子档案的科学、高效和安全管理。

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