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重庆市人民政府法制办公室 重庆市档案局关于印发《重庆市行政复议案件文书立卷归档办法》的通知
日期:2016年12月01日   单位:馆室处   作者:   点击:


    

渝府法制发〔2016〕19号

重庆市人民政府法制办公室
重  庆  市   档   案  局
关于印发《重庆市行政复议案件文书立卷
归档办法》的通知

各区县(自治县)人民政府法制办公室、档案局,市政府各部门和有关单位法制工作机构、市级各专业(部门)档案馆:
    为加强行政复议案件档案管理工作,促进行政复议案件管理工作的规范化、标准化,现将《重庆市行政复议案件文书立卷归档办法》印发给你们,请遵照执行。

重庆市人民政府法制办公室
重  庆  市   档   案  局
2016年11月23日

重庆市行政复议案件文书立卷归档办法

    第一条  为规范行政复议案件文书立卷归档工作,促进行政复议案件档案管理工作的规范化、标准化,有效利用和保护行政复议案件档案,根据《中华人民共和国行政复议法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,结合本市实际,制定本办法。
    第二条  本市行政复议案件文书材料的立卷归档适用本办法。
    法律、法规、规章另有规定的,从其规定。
    第三条  行政复议案件文书材料的立卷归档工作由各级行政复议机构负责。
    第四条  行政复议案件文书材料按不同年度和案件单独立卷。跨年度的复议案件,应在收案年度开始立卷,办结年度归档。
案件从收案到结案所形成的行政复议文书材料均使用收案时编定的案号。
    第五条  行政复议机构自收到行政复议申请之日起,应当系统收集整理有关文书材料,做好立卷准备工作。行政复议案件审结后,案件承办人员应当自结案之日起90日内完成有关文书材料的立卷归档工作。
    第六条  行政复议案件档案实行正卷、副卷制度。正卷是行政复议案件审理中形成的可对外公开的文书材料,副卷是行政复议机关内部运转形成的不宜对外公开的文书材料。
    不予受理行政复议申请(含告知、转送、撤回、逾期不补正等)案件档案实行一卷制,不分正副卷。
    第七条  行政复议案件档案按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)划分保管期限,重要的行政复议案件档案应当永久保管;一般的应当定期保管,定期分为30年、10年。
    第八条  行政复议案件档案卷内文书材料一式一份,行政复议决定书可另保留两份备查。
    第九条  行政复议案件档案正卷内的文书材料按下列顺序排列:
    (一)卷内文书材料目录;
    (二)行政复议决定书(终止行政复议决定书、驳回行政复议决定书、行政复议调解书、责令受理通知书、责令履行行政复议决定通知书、不予受理行政复议申请决定书、行政复议告知书、行政复议申请转送函)正本及送达回证;
    (三)行政复议申请书或行政复议口头申请笔录;
    (四)申请人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、证据材料;
    (五)行政复议补正通知书正本及送达回证;
    (六)行政复议受理通知书正本及送达回证;
    (七)行政复议答复通知书正本及送达回证;
    (八)被申请人答复书;
    (九)被申请人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、证据材料;
    (十)第三人参加行政复议通知书正本及送达回证;
    (十一)第三人答复意见;
    (十二)第三人身份证明材料、授权委托书及代理人身份证明、证据材料;
    (十三)行政复议机关调取的证据,例如询问笔录、电话记录、勘查笔录及照片、听证笔录、阅卷笔录等,按时间顺序排列;
    (十四)规范性文件转送函正本及送达回证;
    (十五)规范性文件审查复函正本;
    (十六)延期、中止、恢复审理通知书正本及送达回证;
    (十七)行政复议和解书正本及送达回证;
    (十八)行政复议建议书、意见书正本及送达回证;
    (十九)备考表;
    (二十)证物袋。
    第十条 行政复议案件档案副卷内的文书材料按下列顺序排列:
    (一)卷内文书材料目录;
    (二)行政复议决定书(终止行政复议决定书、行政复议调解书、责令受理通知、责令履行行政复议决定通知、驳回复议申请决定书)审批稿笺及原稿;
    (三)行政复议意见书审批稿笺及原稿;
    (四)行政复议意见书的回复材料;
    (五)行政复议建议书审批稿笺及原稿;
    (六)行政处分建议书审批稿笺及原稿;
    (七)补正行政复议申请通知书审批稿笺及原稿;
    (八)行政复议受理通知书审批稿笺及原稿;
    (九)行政复议答复通知书审批稿笺及原稿;
    (十)第三人参加行政复议通知书审批稿笺及原稿;
    (十一)停止执行具体行政行为通知书审批稿笺及原稿;
    (十二)规范性文件转送函审批稿笺及原稿;
    (十三)中止行政复议通知书审批稿笺及原稿;
    (十四)恢复审理通知书审批稿笺及原稿;
    (十五)延期审理通知书审批稿笺及原稿;
    (十六)行政复议和解书审批稿笺及原稿;
    (十七)行政复议案件研究笔录;
    (十八)内部请示、报告、批件及其他不宜对外公开的材料;
    (十九)备考表。
    第十一条  本办法中没有列举的行政复议案件文书材料,可以根据实际情况按形成的时间顺序排列。
    第十二条  当事人提交的与行政复议事项紧密相关的行政规范性文件应当列入归档范围。当事人提交的法律、法规、规章以及与案件无关的其他材料不属于归档范围。
    第十三条  卷内行政复议案件文书材料经过系统排列后,使用阿拉伯数字从“1”依次逐页在有效页面正面右上角,反面左上角编写页码。
案卷封面、卷内文书材料目录、案卷封底、备考表、证物袋不编页码。
    第十四条  卷内行政复议案件文书材料,逐件填写卷内文书材料目录(见附件1)。
    卷内文书材料目录包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。顺序号即卷内文书排列序号;文号即文书制发机关的发文字号,没有文号则不填;责任者即制发文书的组织或个人,亦即文书的发文机关或署名者;题名即文书标题,没有标题或标题不能说明文书内容的,应自拟标题,外加“[ ]”;日期即文书形成时间;页号即卷内文书所在之页的编号,起、止页之间用“-”连接;备注即文书需说明的情况。卷内文书材料目录中的案号填写行政复议案件收案时的编号。
    第十五条  案卷封面包括全宗名称、档案类别、案由、案号、收案日期、结案日期、件页、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等项目(见附件2)。
    案卷封面所列项目,应当用毛笔或钢笔逐项填写齐全,书写工整,字迹材料适宜于档案长期保存。全宗名称填写行政复议机构的全称或规范简称;档案类别填写行政复议类;案由表述为“申请人×××不服被申请人×××作出的××××××行政行为案”;案号即案件收案时的编号,如“×××复〔2016〕×××号”;收案日期填写收到申请人复议申请日期;结案日期填写领导签发结案日期;件页填写本卷总件数总页数;保管期限填写立卷时划定的该卷保管期限;全宗号为同级国家综合档案馆给行政复议机构的编号;目录号为全宗内案卷所属目录的编号;案卷号为本卷档案的排列顺序号。
    第十六条  行政复议案件档案案卷应当用线绳三孔一线左侧装订,确保无压字、漏订现象,外孔间距以160毫米左右为宜。装订前应当做好行政复议案件文书材料的检查。行政复议案件文书材料用纸应当采用国际标准A4型。对破损或者易褪色的材料应当进行修补和复制。装订部位过窄或者有字迹的材料,应当用纸加衬边。纸张小于A4型纸的,应当加贴衬纸;大于A4型纸的,应当按A4型纸折叠整齐。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。需要附卷保存的信封应当打开平放,邮票应当保留。材料上的金属物应当全部剔除。
    第十七条  同一行政复议案件档案材料可以装订为一卷或数卷,每卷以不超过200页为宜。
    第十八条  案卷装订以后,在案卷封底装订线上贴上封条并加盖骑缝章。
    第十九条  凡是能够附卷保存的照片、图纸等证物,无法随文书材料装订立卷的,应当装入证物袋,并在证物袋上注明名称、数量、特征。
    不能随文书材料附卷保存的音像等证物,另行装盒存放,并在装具上注明或粘帖标签说明申请人和被申请人的姓名(或名称)、案由、案号以及证物名称、数量、录制时间、地点、主要内容、相关行政复议案件文书材料的案卷号,按音像档案的管理办法管理。
    第二十条  行政复议案件档案按“年度——保管期限”排列编制案卷号,同一年度、同一保管期限、同一案号内正卷在前、副卷在后,多个正卷或副卷按照文书材料先后顺序排列。
    第二十一条  行政复议案件档案应当编制案卷目录(见附件3)。
    案卷目录包括案号、案卷号、案由、年度、页数、保管期限、备注等项目。其中案号照录收案编号;案卷号照录本卷档案排列顺序号;案由照录案卷封面案由;年度录入归档年度;页数填写该卷总页数;保管期限照录本卷档案保管期限;备注填写如附证物袋、附音像档案等本卷档案需要说明的情况。
    第二十二条  行政复议案件档案在同一年度、同一保管期限内,按照案号、案卷号排列顺序装入档案盒,一盒可装一卷或数卷。不同案号的行政复议案件档案不得装入同一档案盒。
    档案盒封面设置全宗名称、档案类别、收案日期、结案日期、保管期限、案卷号等项目(见附件4)。其中全宗名称、档案类别、保管期限填写要求同本办法第十五条;收案日期填写本盒中最早收案日期;结案日期填写本盒中最迟结案日期;案卷号填写本盒中起、止案卷号,中间用“-”连接。
    档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、案号、案卷号、保管期限、盒号等项目(见附件5)。其中全宗号、目录号、案号、保管期限填写要求同本办法第十五条。年度填写案卷归档年度,以4位阿拉伯数字表示;案卷号填写要求同档案盒封面;盒号是档案盒排列顺序号,待档案移交进馆时按要求填写。
    第二十三条  行政复议机构案件承办人员应完善备考表。备考表设置卷内情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等项目(见附件6)。其中卷内情况说明填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;整理人填写负责整理档案的人员姓名或签章;整理日期填写档案整理完成日期;检查人填写负责检查档案整理质量的人员姓名或签章;检查日期填写档案检查完毕日期。
    第二十四条  行政复议机构案件承办部门应于次年6月底前完成上一年度已办结行政复议案件档案的规范整理,并将档案实体和案卷目录一并移交机关档案管理机构保存。双方履行档案交接手续。
    第二十五条  已归档的行政复议案件档案,不得从卷内抽取材料,需要增添档案材料时,应当征得档案管理人员同意并按立卷要求办理,以保证卷宗的质量。
    第二十六条  行政复议机构应当按照国家和我市档案移交的规定,定期向同级国家档案馆移交行政复议案件档案。移交纸质档案时,同步移交其数字化副本或相对应的电子档案。
    第二十七条  查阅尚未移交同级国家档案馆的行政复议案件档案,须经行政复议机构负责人批准,当场查阅,当场归还。查阅已经移交同级国家档案馆的行政复议案件档案,应当按照《中华人民共和国档案法》及有关法律法规的相关规定执行。
    第二十八条  行政应诉案件文书材料立卷归档参照本办法执行。
    第二十九条  本办法自2017年1月1日起施行。
 
    附件:1.行政复议案件档案卷内文书材料目录.doc

          2.行政复议案件档案案卷封面式样.doc

          3.行政复议案件档案案卷目录.doc

          4.行政复议案件档案盒封面式样.doc

          5.行政复议案件档案盒盒脊式样.doc

          6.行政复议案件档案备考表式样.doc

重庆市人民政府法制办公室                   2016年11月23日印发

 

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