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《会计档案管理办法》解读 (四)
日期:2016年10月17日   单位:中国档案报   作者:   点击:


     第二章 会计资料的归档范围
    第六条 下列会计资料应当进行归档:
    (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
    (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
    (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
    (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
    【解读】本条用列举的方式明确了会计资料的归档范围。
    我国《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”。本条所指归档是将具有保存价值且办理完毕的会计资料,经过收集、鉴定、整理后形成档案交档案部门保存并提供利用的过程,旨在维护单位会计档案的真实完整和长期可用。其中,电子会计资料归档,是指将办理完毕具有保存价值的电子会计资料及其元数据,经系统整理后,向档案部门或档案工作人员移交等的过程。办理完毕,是指达到对会计资料所含内容不允许再做修改的状态。如在实际工作中,会计人员在会计核算软件中完成了凭证编制和复核确认操作后,核算软件不允许再对该笔凭证进行任何修改,此时该记账凭证可视为办理完毕,即使凭证内容有错误需要更正,也不能对该凭证进行重新编辑或修改,而需要编制新的调整凭证以纠正错误。
    新《管理办法》规定的应纳入归档范围的会计资料具体包括:
    1.会计凭证
    会计凭证,是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明,是登记账簿的依据。按会计凭证填制的程序和用途不同,可以分为原始凭证和记账凭证两类。
    原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据,原始凭证按其来源的不同,可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证是由本单位内部经办业务的部门或个人,在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证,例如单位人力资源管理部门编制的员工工资发放表、单位资产采购审批文件、企业利润分配方案等。自制原始凭证可以嵌入单位信息系统,由员工直接在线填写电子表格或文档,形成电子形式的自制原始凭证。外来原始凭证是经济业务事项发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,如购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、对外单位支付款项时取得的凭据、职工出差取得的飞机票、车船票等。外来原始凭证也包括通过本单位信息系统与外部单位信息系统互联的方式获取的电子形式的外来原始凭证。
    记账凭证是根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证,它是登记账簿的直接依据。这里需要说明两点:一是有些记账凭证形成时无须会计人员审核原始凭证。随着ERP系统在企业中的应用,业务财务一体化模式得以推进,更多的原始数据由业务前端录入业务系统,并完成系统自动或人工审核程序,再经电子设备传输至财务系统转化为会计信息,传输过程安全可靠,会计人员无须审核原始凭证即可由会计核算软件自动生成记账凭证。二是在会计信息化环境下,对于信息系统自动生成,且具有明晰审核规则的会计凭证,可以将审核规则嵌入会计软件,由计算机自动审核;未经自动审核的会计凭证,应当先经人工审核再进行后续处理。
    2.会计账簿
    会计账簿,是指由一定格式账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。账簿按其用途不同,可分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
    按照总分类科目分类登记经济业务事项的是总分类账簿,简称总账。按照明细分类科目分类登记经济业务事项的是明细分类账簿,简称明细账。明细分类账是对总分类账的补充和具体化,并受总分类账的控制和统驭。
    日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。设置日记账的目的是为了将经济业务按时间顺序清晰详细地反映在账簿记录中。如库存现金日记账、银行存款日记账。
    固定资产卡片是指登记固定资产各种资料的卡片,是固定资产进行明细分类核算的一种账簿形式。固定资产卡片是每一项固定资产的全部档案记录,即固定资产从进入单位开始到退出单位的整个生命周期所发生的全部情况,都要在固定资产卡片上予以记载。
    其他辅助性账簿也称备查簿,是对某些明细账和日记账等主要账簿中不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。它可以作为某些经济业务内容的必要参考资料。辅助性账簿的设置可由各单位根据自身实际管理的需要而定,没有固定格式。
    需要指出的是,随着会计信息化的快速发展,会计核算自动化程度和效率大大提高,记账、结账等核算工作更加方便、高效,甚至能够做到实时结算,使得一些明细账可以完全取代日记账原有的功能。如果重复登记日记账,将造成不必要的浪费。考虑到上述实际情况,各单位如果某一类会计账簿可以由其他类型会计账簿完全代替,则无须重复设置。其中,完全代替是指可以直观反映、无须再做任何加工处理,且内容完整、准确。
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