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《会计档案管理办法》解读 (三)
日期:2016年09月27日   单位:中国档案资讯网   作者:   点击:


     第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
    县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
    【解读】本条明确了会计档案的行政主管部门和管理权限。
    会计档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。财政部和国家档案局是全国会计档案工作的行政主管部门,对全国会计档案工作进行统一领导;各地会计档案工作的监督和指导由其所在地的地方人民政府财政部门和档案行政管理部门具体负责。这样,既可以防止会计档案工作政出多门、无人负责,又可以防止会计档案多头管理、分散流失。
    第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
    单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
    【解读】本条规定了会计档案工作的制度要求、管理目标以及组织方式。
    1.会计档案工作的制度要求
    各单位应当根据国家有关档案工作的统一规定和行业标准,同时结合本单位实际情况,制定并完善本单位会计档案管理制度。会计档案管理制度一般应包含会计档案收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等方面,实施电子会计档案管理的单位,还应对纸质会计档案和电子会计档案分别制定管理制度,并应建立健全数据防篡改机制、数据备份机制以及信息系统安全运营的相关控制制度,以确保电子会计档案的安全、完整,切实防范因管理不善或信息系统失效而导致电子会计档案发生篡改、错乱、泄漏、损毁、流失、灭失等风险。
    2.会计档案工作的管理目标
    会计档案管理要保证会计档案的真实、完整、安全、可用。其中:真实,是指会计档案的内容应与形成时的原始状态保持一致,未发生被篡改或者误用的情形,能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符;完整,是指会计档案的内容能够准确、完整地表达其所反映的经济业务事项,会计档案的信息齐全,没有破坏、变异或丢失,且可以被检索、呈现和理解;安全,是指会计档案应保存至安全可靠的环境之中,切实做好防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等档案保护工作,防止会计档案被篡改、泄露、损毁、流失、灭失;可用,是指会计档案可以被查阅、所载信息可以被利用。
    3.会计档案工作的组织方式
    各单位应根据本单位生产经营的规模和管理要求,设立相应的档案管理机构或者配备相应的档案工作人员。单位的档案管理机构不一定是专门的机构或部门,也可由单位的综合部门承担;对于规模较小、业务简单的单位,可以仅配备兼职的档案工作人员,或者委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。代为管理档案的机构档案人员、档案业务流程、保管档案的库房以及设施设备等也应当满足档案管理的相关要求。
    4.纸质会计档案的管理要求
    纸质会计档案应当装订成册并整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,并将各卷按顺序编号。如会计凭证,要按全年顺序统一编号,卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。纸质会计档案的保存应保持干净、整洁,并具备防高温、防潮湿、防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。
    5.电子会计档案的管理要求
    单位财务部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子会计档案向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上,电子会计档案的归档范围应同时包括相应的背景信息和元数据。电子会计档案应定期进行物理归档,把带有归档标识的电子会计档案集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。推荐采用的脱机载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。存储电子会计档案的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限等,归档后的电子会计档案的载体应设置成禁止写操作的状态。特殊格式的电子会计档案,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。对于仅采用电子形式保存的记账凭证,应与其对应的原始凭证建立索引关系,并能够相互索引反映。
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