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《会计档案管理办法》解读(二)
日期:2016年09月17日   单位:中国档案资讯网   作者:   点击:


     第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
    【解读】本条阐述了会计档案的定义。
    对会计档案定义的理解需要注意以下几点。
    1.会计档案是由会计资料有条件地转化而来。
    这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料,来源包括单位从外部获得的和单位在核算过程中产生的,形式包括纸质和电子两种形式。会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态。首先,会计档案是办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经完成,如会计凭证已经正式生成等,而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料,不属于会计档案。其次,会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料,但不是所有的会计资料都要作为会计档案,如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿,由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证上,所以,试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。最后,会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的,而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。
    2.会计档案既可以是外部接收取得的会计资料,也可以是内部直接形成的各种形式的会计资料。
    外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料,主要是外部取得的各类原始凭证,如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作,符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料,主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿,月度、季度、半年度、年度财务会计报告等,以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据,如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
    3.电子会计档案属于会计档案。
    电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此,电子会计档案具有如下特征:第一,电子会计档案的来源是计算机等电子设备,即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息;第二,电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的;第三,电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施上,也可以存储在第三方提供的云存储空间中。
    【案例】 关于对会计档案的理解
    某企业由于档案库房已满等原因,其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此,企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出,这些会计资料没有归档到档案部门,严格意义上还不属于会计档案,而仍属于会计资料,可以不执行会计档案管理的相关规定。
    显然,该企业财务部主任李某的说法是错误的。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。因此,只要满足以上条件,即使这些会计资料没有归档移交给档案部门,也属于会计档案的范畴,也需要按照《会计档案管理办法》的要求进行管理。
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